Nieuwegein, december 2005 - De Franse sociale verzekeringsbank IRCEM heeft het Electronic Document Management (EDM) systeem van Global 360 geïmplementeerd. Daarmee wordt de volledige papierstroom rond de persoonlijke gegevens van 7 miljoen cliënten gedigitaliseerd. De dienstverlening van de 450 medewerkers van IRCEM aan de verzekerden wordt daarmee aanzienlijk verbeterd terwijl er adequater kan worden gereageerd op schadedeclaraties. Bovendien wordt op kosten bespaard door meer efficiency, minder repeterende (routine)handelingen - zoals het kopiëren van documenten - minder papiergebruik en een vereenvoudigde archivering.
IRCEM biedt werknemers, werkgevers en gepensioneerden verzekeringen op het gebied van pensioen, inkomen, zorg en kinderopvang. De eerste fase van het BPM-systeem betreft de afdeling die verantwoordelijk is voor de zorg voor arbeidsongeschikten en gehandicapten. Hier worden zes verschillende dossiersoorten gehanteerd - inclusief die voor de thuiszorg, verzorging en kinderopvang - terwijl er intern twee disciplines actief zijn: dossierbeheerders en toezichthouders. Op dit moment maken er al 40 IRCEM-medewerkers gebruik van de oplossing van Global 360.
De verschillende documenten die samen het dossier vormen, worden automatisch door het systeem herkend, verzameld en gedigitaliseerd.
Daarbij worden al direct gegevens vanaf het document ingelezen om het archiveren te vergemakkelijken. De gedigitaliseerde documenten worden vervolgens in de workflow geïmporteerd. Documenten die aan het elektronische dossier moeten worden toegevoegd, worden automatisch herkend op basis van een master-document waarmee het wordt gekoppeld aan een verzekerde, het sofinummer en de postcode van de polishouder.
Het nieuwe systeem geeft zowel de dossierbeheerders als toezichthouders tegelijkertijd toegang tot alle informatie, zonder de noodzaak documenten te kopiëren en te laten circuleren. De medewerkers van het call-center, dat cliënten telefonisch terzijde staat, gebruiken hetzelfde systeem om snel alle aan een dossier gerelateerde documenten te kunnen vinden.
Inmiddels zijn er nieuwe faciliteiten aan het systeem toegevoegd voor het beheer van arbeidsongeschiktheidsdossiers en de automatische verlenging van ziekteverzuim. Ook de verzekeringen van nieuwe risico’s, zoals de ziekenhuisopname van werkgevers, kunnen met het systeem worden afgewikkeld. Binnen IRCEM zijn drie medewerkers erin gespecialiseerd om het systeem te gebruiken voor de coördinatie van kinderopvang.
Met het huidige BPM-systeem van IRCEM kunnen ook gebeurtenissen en daarop ondernomen acties worden bijgehouden en tijdplanningen worden beheerd en verkort. Wijzigingen in de organisatie kunnen direct worden geïmplementeerd waarmee de veelzijdigheid van het systeem steeds verder toeneemt.
Stéphanie Wallecamps, Division Manager bij IRCEM: "Alle documenten worden nu direct en op een gestructureerde en consistente manier gearchiveerd. IRCEM heeft een lange traditie die is gebaseerd op het gebruik van papier, dus de gebruikers zijn diepgaand getraind op deze ingrijpende verandering. Het gevolg daarvan is dat alle stafmedewerkers op dezelfde, uniforme manier zijn gaan werken en fouten bij het invoeren van gegevens vrijwel volledig zijn geëlimineerd."
Het systeem heeft zich bewezen met het overbodig maken van tijdrovende zaken zoals archivering, het doorzoeken van dossiers en het kopiëren en in circulatie brengen van documenten. De feitelijke archivering is veel eenvoudiger geworden, waarbij merkbaar wordt bespaard op ruimte.
Bovendien zijn voorzorgen die voor een traditioneel papieren archief nodig zijn zoals maatregelen tegen papierbederf en wateroverlast volledig komen te vervallen.
François Peyrodie, Information System Manager bij IRCEM: "De oplossing van Global 360 heeft ook in ons callcenter een aantal zaken verbeterd.
Omdat daar nu snel en eenvoudig toegang is tot alle informatie van een verzekerde, kan 70% van alle gesprekken direct door het callcenter worden afgewikkeld, zonder tussenkomst van een manager. Die kan op zijn beurt weer meer tijd besteden aan beheerstaken in plaats van aan het opzoeken van informatie."
Over Global 360
Global 360 is toonaangevend leverancier van Business Process Management en Optimalisatie-oplossingen voor de Global 2000 bedrijven. Met meer dan twee decennia ervaring biedt Global 360 bedrijven een competitieve voorsprong door het automatiseren, meten en verbeteren van resource-intensieve bedrijfsprocessen in verschillende omgevingen.
Hieronder vallen klanten, werknemers en partners. Global 360 verstrekt ondernemingen op basis van cijfermateriaal het inzicht om goed geïnformeerd bedrijfsbeslissingen te nemen en biedt bedrijven de flexibiliteit om zich snel aan te passen aan wisselende marktomstandigheden. Op deze manier zijn bedrijfsdoelstellingen te realiseren en beloften aan klanten waar te maken.
Global 360 werkt voor financiële instellingen, de overheid en voor verzekeringsinstellingen. Meer dan 5000 organisaties in 134 landen werken met software van Global 360. Het hoofdkantoor van Global 360 staat in Texas.
De Nederlandse vestiging van Global 360 bevindt zich in Nieuwegein. Meer informatie over Global 360 is te vinden op www.global360.com.
Voor meer informatie:
Global 360
Tel : 030-7507205
e-mail: Rene.Vankoppen@global360.com
Noot voor de redactie:
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Presscom, Tel. 030-6051415, e-mail : l.t.vrugt@inter.nl.net