Aanbieder online administraties AtotZ, heeft de stekker eruit getrokken

Toen we afgelopen zomer weer AtotZ wilde benaderen voor een update van onze marktanalyse “software voor accountantskantoren” kregen we een email retour als gevolg van een onbekend emailadres. Ook de website bleek niet (meer) benaderbaar. Toen de volgende dag een opnieuw gezonden email ook retour kwam, de website niet meer in de lucht was en de telefoon bleek afgesloten konden we wel raden wat er aan de hand was.

Inmiddels bleken gebruikers van AtotZ naarstig op zoek naar een vervangend systeem.

Gelukkig gaat het hier om een online applicatie voor ondersteunende processen. De primaire processen bij accountantskantoren zijn hier niet afhankelijk van. Het is natuurlijk vervelend om weer op zoek te gaan naar een ander declaratiesysteem of even gebruik te moeten maken van Excel of Word om facturen voor cliënten te vervaardigen, maar echt rampzalig is het natuurlijk niet.

En toch nog een compliment voor AtotZ. Naar wij begrepen zijn alle gebruikers vooraf keurig geïnformeerd over het feit dat de online dienst er mee ging stoppen. Het is gelukkig niet zo dat gebruikers plotseling zijn geconfronteerd met een blauw scherm zonder inhoud.

Het had natuurlijk net zo goed kunnen gaan om de boekhouding van cliënten. En de vraag is dan hoe accountants- en administratiekantoren reageren als de dienst (vrij plotseling) wordt stopgezet. Volgens ons zou menig kantooreigenaar toch wat minder goed slapen. En wat gaat u vertellen aan de Belastinginspecteur als die vraagt naar de mutaties? Gelukkig hebben we de schoenendozen met bonnetjes goed bewaard.

Het debacle AtotZ zullen we weer snel zijn vergeten, maar kan toch een belangrijke waarschuwing zijn voor kantoren om het probleem rond continuïteit niet te onderschatten bij online administraties.

Voor de zoveelste keer willen we waarschuwen voor het fenomeen “continuïteit” bij aanbieders van internetboekhouden. Het belangrijkste daarbij is dat u in elk geval kunt beschikken over uw bestanden in leesbare vorm en dat u transacties en historische overzichten nog kunt reproduceren. Voor een (beperkt) deel is dit opgelost door de introductie van de Auditfile (de betekenis hiervan is volgens ons bij elke accountant bekend). Maar de Auditfile bevat momenteel zeker niet alle gegevens van de boekhouding. En dus zeker niet van andere administraties, zoals orders of artikelgegevens. En een escrow overeenkomst waarbij de programmatuur veilig is gesteld hoeft ook geen uitkomst te bieden. Het is maar de vraag of u de programmatuur op een andere server aan de praat krijgt en dan ook nog de beschikking heeft over uw eigen bestanden. Een redelijke oplossing zou zijn een flinke uitbreiding van de Auditfile, waarbij tevens transacties en subadministraties opgenomen kunnen worden. En dan natuurlijk aangevuld met een tool om de gegevens uit de Auditfile te kunnen raadplegen en eventueel te kunnen gebruiken voor conversiedoeleinden naar andere pakketten. Het is natuurlijk maar de vraag of alle leveranciers hier aan mee willen werken.

Misschien dat we AtotZ weer tegenkomen na een doorstart. Laten we hopen dat het beschikbaar stellen van bestanden dan vooraf beter geregeld gaat worden.

Wij hebben contact opgenomen met een tweetal oud-gebruikers van “Overtijd” die inmiddels zijn overgestapt naar het declaratiesysteem Radar van PDE PRACTICOM. Radar is trouwens een systeem dat lokaal draait op de computer bij de accountant in huis.

Jan Breur van het gelijknamige accountantskantoor is al een gebruiker van eerste uur bij AtotZ. Breur heeft een eenmanskantoor en schreef tot twee jaar geleden zijn bestede uren in een agenda op basis waarvan dan eens per maand facturen werden gemaakt. Breur kwam twee jaar geleden geen echt fijn lokaal pakket tegen voor declaraties (uren en facturering) dat is afgestemd op zijn eenmanskantoor. Pakketten boden veel te veel functies of waren feitelijk projectenadministraties, zo laat Breur weten. En dat laatste is nu juist wat Breur niet zocht. Toen Breur met AtotZ in contact kwam bleek de oplossing “Overtijd” functioneel en prijstechnisch interessant en was de deal dan ook snel gesloten.

Baas over mijn bestanden
In juli kwam een brief van AtotZ in de bus bij Breur met de mededeling dat AtotZ problemen had om zelfstandig te blijven bestaan en dat gezocht werd naar een overnamepartner. In elk geval kon “Overtijd” tot 1 oktober 2005 in gebruik blijven. Een latere brief vermeldt dat de hostingpartij bereid is tegen een redelijke vergoeding “Overtijd” tot 1 januari a.s. in de lucht te houden. Breur nam het zekere voor het onzekere en besloot te kiezen voor het pakket RADAR van PDE PRACTICOM uit Den Haag. Voor Breur is er feitelijk geen noodzaak om de urenadministratie en facturering online te doen. De keuze indertijd was echt een prijskwestie. Breur maakt zich nog wel zorgen over de historie. Natuurlijk is van alle facturen een kopie in huis, maar in detail snel iets terug kunnen zoeken is er niet meer bij nu de online toepassing niet meer beschikbaar is. Er is nog wel overleg geweest met AtotZ om gegevens beschikbaar te krijgen als Excel bestand, maar tot heden is dat niet gebeurd. Breur geeft op dit moment duidelijk de voorkeur aan lokale toepassingen, ook als gaat om de boekhouding. “Zo ben ik baas over mijn bestanden” laat Breur weten. En geef hem eens ongelijk.

Jan Koster van Accountantskantoor Koster BV is eind vorig jaar met AtotZ in zee gegaan. Inspelen op de nieuwe ontwikkelingen was de belangrijkste reden voor Koster om te kiezen voor de online toepassing van AtotZ. Koster is een paar maanden voor het faillissement al gestopt met AtotZ en geeft als belangrijkste redenen daarvoor:

• Het online invoeren van uren werkte traag. Soms was een medewerker een kwartier per dag bezig om zijn of haar uren voor die dag in te voeren. En met 6 medewerkers kost dat gewoon teveel tijd.
• Het proces van registreren tot en met het vervaardigen van een factuur viel tegen in de praktijk.
• In december 2004 liet AtotZ weten dat het abonnement vanaf 2005 van 10,- euro per medewerker, per maand, verhoogd ging worden naar 15,- euro per medewerker, per maand. Dat was een verhoging van 50%.

Koster is evenals Breur overgestapt naar het declaratiesysteem Radar van PDE PRACTICOM en is daar zeer tevreden over. Koster zegt dat hij Radar eigenlijk eerder had moeten kiezen. Koster heeft maar een paar maanden gewerkt met het systeem van AtotZ. Koster heeft enkele uitdraaien uit het systeem van AtotZ en gelukkig de facturen op papier. “Wij hadden een goed systeem in Excel met voldoende specificatie en historie, doch dit was te beperkt voor een kantoor met de omvang die wij inmiddels hebben bereikt” merkt Koster op. Koster ziet zeker toekomst in internetboekhouden. Zeker als medewerkers buiten de deur werken is het handig als op afstand toegang gekregen kan worden tot het systeem, zo laat Koster weten en vult daarop aan dat dit mogelijk geregeld kan worden met het huidige pakket via een VPN verbinding.  
 
PDE PRACTICOM is een organisatie die inmiddels bestaat sinds 1996 en een kleine 100 Accountantskantoren als klant heeft. De software van PDE PRACTICOM “RADAR” is speciaal ontwikkeld voor accountants- en administratiekantoren. Harrie van den Bersselaar van PDE PRACTICOM vult aan dat RADAR draait bij zowel kleinere zelfstandige kantoren als bij grotere kantoren, eventueel met meerdere vestigingen. Het systeem bevat functies voor urenregistratie, facturering, relatiebeheer en (digitaal) dossierbeheer. Wij vroegen aan PDE PRACTICOM waarom tot heden nog is gekozen voor een lokaal systeem voor uren en facturering en niet voor een online toepassing.

Van den Bersselaar vindt de term “lokaal” systeem niet juist en ligt dit als volgt toe:
“Met lokaal systeem wordt vaak gedacht aan een pakket dat alleen draait op een lokale PC. RADAR draait ook prima op afstand via Terminal Server Emulatie. Meerdere accountantskantoren hebben de software op deze wijze in gebruik. De software draait op een server bij het accountantskantoor en via een Terminal Sessie hebben medewerkers op afstand toegang tot het systeem”. “En niet alleen onder Windows XP, maar ook onder Windows 98” voegt Van den Bersselaar er aan toe. Om aan te tonen hoe eenvoudig dit werkt vraagt Van den Bersselaar aan ons via onze webbrowser een adres in te typen van een server op kantoor bij PDE PRACTICOM. Wij werken zelf met een PC waarop Windows XP is geïnstalleerd en krijgen vanuit Windows het verzoek of we een hulpprogramma willen activeren op onze PC. Als we deze vraag bevestigen hebben we binnen enkele seconden toegang tot het systeem op het kantoor bij PDE PRACTICOM. Na ingave van gebruikerscode en wachtwoord verschijnt er een scherm met de toepassingen van PDE PRACTICOM.

Even terug naar de vraag waarom PDE PRACTICOM nog niet heeft gekozen voor een online toepassing:

Van den Bersselaar laat weten dat accountants en medewerkers van een accountantskantoor prima met de geboden oplossing via Terminal Server uit de voeten kunnen. En voegt daar aan toe: “kantoren hebben geen zorgen over continuïteit en hebben alles zelf in eigen beheer. En kantoren kunnen op deze wijze ook andere pakketten ontsluiten, zoals Word en Excel, maar ook andere toepassingen. Oftewel een accountant heeft de vrijheid de pakketten te kiezen die het beste passen bij zijn kantoor. Een organisatie als AtotZ beperkte zich alleen tot urenregistratie en facturering en deze beperking kom je ook tegen bij andere aanbieders van online toepassingen”. In de toekomst verwacht van den Bersselaar wel webbased toepassingen te leveren. In elk geval gedeeltes van het huidige pakketaanbod. Bijvoorbeeld om cliënten van accountantskantoren direct online toegang te geven tot delen van de informatie uit het digitale dossier.  
 
Waarborgen van continuïteit
Wij vroegen tevens om een reactie aan een tweetal bekende aanbieders van internetboekhouden als het gaat om het waarborgen van continuïteit, te weten Reeleezee en Twinfield.

Jan Jacobs van Reactie Releezee reageert als volgt:

“Eerst een algemene opmerking. De allerbeste garantie voor continuïteit is een succesvolle leverancier met een groot klantenbestand. Wat dat betreft denken wij dat Reeleezee, met zijn inmiddels meer dan 2500 ondernemingen en tientallen (vaak middelgrote) accountantskantoren als klant, zijn bestaan meer dan veilig heeft gesteld.

Specifieker gaat het bij continuïteit om twee zaken. De eerste behelst alle technische en organisatorische zaken die een leverancier regelt om een continue dienstverlening te waarborgen. Daartoe horen volgens Reeleezee:

• werken met gecertificeerd partners voor alle hosting (PSINet bijvoorbeeld)
• robuuste online architectuur
• hoge mate van redundantie in alle systemen
• heldere SLA (red: Service Level Agreement)
• privacy-reglement
• opvraagbaar toetsingskader voor AOIC (red: Administratieve Organisatie en Interne Controle) bij leverancier
• regelmatige audit door externe partij (KPMG Risk Management bij Reeleezee)
• audit door beroepsorganisaties (SRA etc.)
• management team en financiering
• strategische partners

Aan de bovenstaande zaken kan een accountantskantoor, wanneer men tenminste de moeite neemt om door te vragen, al grote verschillen ontdekken tussen de verschillende leveranciers. Helaas gebeurt dat veel te weinig, zeker gezien het grote belang.

Wanneer er ondanks al deze inspanningen toch een continuïteitsprobleem ontstaat, bijvoorbeeld door een calamiteit, dienen klanten de waarborg te hebben dat zij, zelfs wanneer de oorspronkelijke leverancier als rechtspersoon niet meer bestaat of aanspreekbaar is, probleemloos over hun data en toepassingen kunnen beschikken, in ieder geval zo lang totdat passende maatregelen kunnen worden genomen. Omdat traditionele escrow-regelingen hier volgens Reeleezee niet volstaan, heeft Reeleezee inmiddels met een aantal verwante organisaties het voortouw genomen voor de oprichting van een ASP-garantiefonds. Dat moet gebruikers van online diensten een nog grotere zekerheid bieden, omdat de aangesloten ondernemingen aan dit fonds garanties gaan verstrekken voor de beschikbaarheid van hun backup-systemen, ook wanneer zich een probleem voordoet”.

Maurice Tijhuis van Twinfield geeft ons de volgende reactie:
 
“Twinfield biedt haar gebruikers de mogelijkheid om deel te nemen aan een gezamenlijke escrow-regeling waardoor voortzetting van de dienst wordt gegarandeerd. De escrow is door Twinfield ondergebracht bij een onafhankelijke autoriteit (vergelijkbaar met notaris) en biedt deelnemers de mogelijkheid om van de Twinfield online administratie gebruik te blijven maken en/of het onderhoud van de broncode onder te brengen bij een organisatie naar keuze, zoals bijvoorbeeld een systems integrator.
 
De belangrijkste borgstelling voor een ongestoorde voortzetting van de dienstverlening blijft toch bedrijfsomvang, leeftijd en betrouwbaarheid van de leverancier. Twinfield is de enige webdienst voor online administratie die beschikt over een dusdanige kritische omvang waardoor voortzetting van de activiteiten verwacht mag worden. Bovendien hebben de meeste grote landelijke accountancy-ketens zich achter het Twinfield concept geschaard én is Twinfield door hen beoordeeld op financiele stabiliteit en toekomstverwachtingen.
 
Tot slot speelt de betrouwbaarheid van de beveiliging, procesbeheersing en de data-integriteit een belangrijke rol, die op zeer hoog niveau moeten zijn gegarandeerd. Hierbij kan en mag niet alleen vertrouwd worden op standaard maatregelen van een gemiddeld data-centrum. Twinfield beschikt o.a. over een Security Monitoring Room van waaruit al het dataverkeer 24 uur per dag wordt gemonitord en waar nodig kan worden ingegrepen om een ongestoorde werking van de web-dienst te verzorgen.
 
Een leverancier mag echter nooit rusten om alert te blijven op zowel zakelijke als technische ontwikkelingen. Ook Twinfield, als grootste online administratieve dienstverlener, zal zich continu verbeteren om ook in de toekomst de verwachtingen van haar gebruikers te kunnen blijven waarmaken”.

Commerciële boodschap
Reeleezee en Twinfield ontlopen elkaar niet veel als het gaat om een commerciële boodschap, zo blijkt uit voorgaande reactie. Op dat punt zijn deze leveranciers in elk geval aan elkaar gewaagd volgens ons.

Zowel Reeleezee als Twinfield noemen bedrijfsomvang als belangrijke garantie voor continuïteit. Natuurlijk is de kans op overname of doorstart groter bij een bedrijf met enkele duizenden klanten, dan een bedrijf met slechts tientallen klanten. Een belangrijk verschil volgens ons is dat Twinfield een escrow regeling als oplossing ziet om de continuïteit te waarborgen en Reeleezee escrow juist tekort vindt schieten.

Praktijkdag internetboekhouden
Op 15 december a.s. wordt de 4e praktijkdag internetboekhouden gehouden. Tijdens deze dag zullen we vragen aan Reeleezee en Twinfield om met elkaar en andere aanwezigen in discussie te gaan over het onderwerp “continuïteit”.

Nu maar hopen dat er in de tussentijd geen aanbieders van online toepassingen het loodje leggen.

Meer informatie over de praktijkdag internetboekhouden is te vinden op www.softwarepakketten.nl/praktijkdagen
 
Onderzoeksbureau GBNED
Gerard Bottemanne