De gemeente Nijmegen heeft, na een Europese aanbestedingsprocedure voor een document management systeem, gekozen voor Corsa van BCT - The Document Store. Het systeem is niet alleen bedoeld voor het digitaliseren en archiveren van documenten, maar ook voor het optimaliseren van de werkprocessen. Dit past in de strategie van de gemeente om flexibeler en werkplekongebonden te gaan werken. Daarvoor is het noodzakelijk dat ambtenaren, ongeacht hun werkplek, toegang hebben tot alle informatie. De digitale zaakdossiers bevatten straks de enige echte waarheid. De papieren dossiers moeten uiteindelijk helemaal verdwijnen.
De keuze voor een document management systeem is onderdeel van een flinke verandering in de werkwijze van de gemeente Nijmegen. Die verandering begon met een nieuw systeem voor de postregistratie en moet uiteindelijk leiden tot een 'papierloos kantoor'. Nijmegen wil zelfs binnen enkele jaren alleen nog digitale dossiers aanbieden aan het gemeentearchief. Wat dat betreft is de gemeente Nijmegen een van de voorlopers in Nederland. Zo'n verandering stelt natuurlijk hoge eisen aan het document management systeem, want er moet ook rekening worden gehouden met juridische aspecten en de cultuurhistorische waarde van documenten. De werkprocessen, de inrichting van het systeem en de classificatie van documenten moeten exact gedefinieerd en centraal geregisseerd worden. Ook de workflow en de behandelingen die de documenten ondergaan, moeten zorgvuldig gedocumenteerd worden, om de authenticiteit te kunnen garanderen.
Het document management systeem zal in Nijmegen ook gebruikt worden om de werkprocessen te optimaliseren. CORSA biedt namelijk integraal mogelijkheden voor workflowmanagement, maar het kan als documentensysteem ook prima samenwerken met bestaande workflows of processystemen. Met behulp van workflow management kunnen de procedures versneld worden, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners verbetert.
Flexibel werkconcept
De digitalisering van de informatie is ook noodzakelijk door recente invoering van een flexibel kantoorconcept in het vernieuwde stadhuis van Nijmegen. Een deel van de medewerkers heeft - op proef- geen vaste werkplek meer. De telefoon- en ICT-voorzieningen zijn daarop aangepast, waardoor medewerkers in principe op iedere werkplek hun werk kunnen doen. Er wordt al gewerkt met gezamenlijke, digitale kennisbanken. De formele documentenstroom verloopt echter nog grotendeels op papier.
Optimalisering van werkprocessen
De voorbereiding voor de invoering van 'Documenten Opslag en Beheer' (DOB), zoals het systeem in Nijmegen genoemd is, ging begin 2004 van start. Het DOB wordt in deze gemeente gezien als sleutel voor de optimalisering van de werkprocessen. De documenten, hun samenhang en wettelijke termijnen zijn daarin cruciaal. Daarvoor is het verzamelen en toegankelijk maken van alle relevante stukken van belang, maar ook het vastleggen van eenduidige en gestandaardiseerde werkprocessen en het bewaken van de voortgang. Het programma van eisen voor de aanbesteding van het DOB is gebaseerd op de zogenaamde ReMANO-specificaties. Overheidsorganisaties kunnen dit referentiemodel beschouwen als voorloper van toekomstige, wettelijk vastgestelde specificaties.
Nijmegen is inmiddels gestart met de implementatie. Een brede projectgroep houdt zich bezig met de inrichting van het systeem. Na deze basisinrichting en een aantal tests zal eind van dit jaar een eerste pilot bij de afdeling Juridische Zaken van de Directie Grondgebied uitgevoerd worden. Vanaf 2006 wordt het systeem stapsgewijs in de hele gemeente uitgerold.
----------------
Noot voor de pers:
Meer informatie over BCT - The Document Store is te vinden op www.bct.nl. U kunt ook contact opnemen met Dimitri Palmen, account manager BCT, telefoon: 046-4424545 of per e-mail: dimitri.palmen@bct.nl
Perscontact: Theo Snijders, Wisse Kommunikatie, telefoon: 026-4431523 of per e-mail: theo.snijders@wisse-worldcom.nl.
Over BCT - The Document Store
BCT - The Document Store ontwikkelt al sinds 1989 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging, content management en workflow. Vanuit de ervaring met het automatiseren van de kantoorlogistiek ontwikkelde BCT het kennisconcept 'The Document Store'. Het modulair opgebouwde document management systeem Corsa is in dat concept de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, post, relaties en workflow. Corsa 7.1 voldoet aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 400 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 85 personen. In 2004 behaalde BCT een omzet van zo'n 10 miljoen euro.