Huis ter Heide, 28 juni 2005 – Het Portal Platform Nederland, onafhankelijk kennisplatform voor portaltechnologie, constateert dat het succes van portaloplossingen vooral afhangt van de mensen binnen een organisatie. Acceptatie van de portal is het belangrijkst, de techniek staat op de tweede plaats. Daarnaast is het platform van mening dat een externe portal gericht op klanten als katalysator dient voor de interne bedrijfsportal.
Tijdens de vijfde bijeenkomst van Het Portal Platform Nederland stond de acceptatie van portaloplossingen binnen bedrijven centraal. De wijze waarop medewerkers in hun organisatie betrokken zijn bij de ontwikkeling en invoering van portaloplossingen blijkt bepalend te zijn voor het succes van de betreffende oplossingen. Het Portal Platform trekt zelfs de conclusie dat de aandacht bij deze oplossingen maar voor 20 tot 30 procent uitgaat naar de techniek en voor 70 tot 80 procent naar de acceptatie. Deze verhouding is opmerkelijk, omdat ‘acceptatie’ in de praktijk doorgaans niet zo’n groot aandeel krijgt in ICT-projecten.
De meeste portalomgevingen worden geïnitieerd naar aanleiding van de vraag van medewerkers. Bijvoorbeeld bij bedrijven met meerdere (internationale) locaties hebben de medewerkers vaak behoefte aan een portaloplossing om samen te werken en kennis te delen. Dit betekent echter niet direct dat zo’n oplossing snel inburgert in een organisatie. Uiteindelijk gaat het er om hoe groot de bereidheid van medewerkers is om kennis te delen via een portal of andersoortige oplossing.
Richtlijnen
Naast bereidheid vraagt het delen van kennis via portalomgevingen bovendien discipline van medewerkers. Organisaties moeten daarom goed nagaan welke verschillende soorten kennis er binnen de organisatie aanwezig zijn. Welke kennis is ‘vitaal’ en moet worden vastgelegd? Hiervoor moeten richtlijnen afgeven worden. Daarnaast moet de portal medewerkers zoveel mogelijk helpen met het vastleggen van kennis en relevante metadata, zodat de drempel om kennis te delen laag is en documenten eenvoudig terug te vinden zijn voor anderen.
Zonder richtlijnen en ondersteuning haken medewerkers al snel af. Met als gevolg dat zij ‘terugvallen' op e-mail als communicatiemedium en kennis niet meer centraal wordt vastgelegd.
Intern of extern?
Een ander punt in het implementatietraject is de te volgen strategie in de realisatie van portals. Start je als bedrijf eerst met de realisatie van een interne portal, met het doel de werkprocessen van medewerkers te stroomlijnen en daarmee de dienstverlening aan klanten te verbeteren? Of begin je juist met een klantgerichte portal waarbij uiteindelijk hetzelfde doel voor ogen staat, maar waarbij je later de interne processen aanpakt? De meeste deelnemers aan de bijeenkomst geven de voorkeur aan de tweede strategie. Onder druk van de markt is het namelijk makkelijker aan te geven wat de voordelen zijn van het gebruik van een portal en is er sneller draagvlak te creëren in de organisatie.
Portal Platform Nederland
Het Portal Platform Nederland is een onafhankelijk kennisplatform voor portaltechnologie. Deelnemers aan deze bijeenkomst van het platform waren onder andere Ahold, De Lage Landen, Fortis Bank, Kema Nederland en MeesPierson. Het Portal Platform is een initiatief van en wordt gefaciliteerd door portalspecialist e-office. In oktober 2005 staat de volgende bijeenkomst van het Portal Platform gepland.
----------------------
Conclusies uit vorige bijeenkomsten van Portal Platform Nederland zijn opvraagbaar via e-office@whizpr.nl of 0317-410483
Over e-office
e-office is opgericht in 1991 en heeft zich direct vanaf het begin gespecialiseerd in het optimaliseren van de werkomgeving voor professionals. e-office richt zich met name op de realisatie van portals: complete werkomgevingen, waar kennismanagement, e-learning en samenwerken centraal staan. e-office adviseert over de manier waarop organisaties technologie kunnen inzetten om (virtuele) samenwerking te verbeteren en zo efficiënter te werken. e-office realiseert naast portals ook oplossingen voor intranet, extranet of websites en BlackBerry.
De toepassingen van e-office worden gebruikt in de financiële sector, de zakelijke dienstverlening, transport en industrie. Klanten van e-office zijn onder meer MeesPierson, GroeneLand Achmea, KPMG, Heineken, Toshiba en Koopmans. Voor de realisatie van haar oplossingen maakt e-office gebruik van de nieuwste (portal-)technologieën en werkt daartoe nauw samen met partners als IBM en Microsoft. Bij e-office, gevestigd in Huis ter Heide (Utrecht), werken bijna 100 specialisten. Voor meer informatie over e-office: www.e-office.com.
Voor meer informatie:
e-office
Liesbeth Boschloo
Tel.: 030 693 05 50
e-mail: Liesbeth.Boschloo(at)e-office.com
Whizpr
Willemijn Vader
Tel.: 0317 410 483
e-mail: e-office(at)whizpr.nl