Document- en informatiemanagement is voor 68% van de organisaties een belangrijk of zelfs zeer belangrijk thema. Bijna een kwart van de organisaties (22%) maakt gebruik van een document managementsysteem. Van de organisaties die nog geen gebruik maken van zo'n systeem geeft bijna eenderde aan bezig te zijn met een implementatie (8%) of plannen te hebben voor aanschaf (23%). Toch zijn de documenten die de organisaties binnenkomen en verlaten vaak nog niet digitaal. Dit blijkt uit recentelijk grootschalig onderzoek van Heliview onder organisaties met meer dan 50 werknemers.
Vrijwel alle organisaties maken gebruik van de post als distributiekanaaI voor inkomende en uitgaande facturen, inkooporders en orderbevestigingen. Hiernaast worden als distributiekanalen e-mail, fax en gekoppelde electronische applicaties gebruikt.
Kijkend naar het totale volume van inkomende documenten, valt op dat slechts 5% ontvangen wordt via e-mail en 2% via gekoppelde electronische applicaties. Nog altijd wordt 89% van alle inkomende documenten ontvangen via post. Voor uitgaande documenten is dezelfde ontwikkeling waar te nemen, 85% van het totale volume wordt verzonden via post. Slechts 11% van de verzending gebeurt digitaal, via e-mail (6%) en gekoppelde electronische applicaties (5%).
Als voornaamste knelpunt bij het verzenden van documenten worden door organisaties het koppelen van klantinformatie genoemd, gevolgd door opmaak en archivering. Bij inkomende documenten vormt de distributie een knelpunt, gevolgd door het archiveren en inboeken ervan. Vooral binnen organisaties in de grootzakelijke markt (meer dan 500 werknemers) vormen dit vaak knelpunten. Digitalisering en archivering worden dan ook aangegeven als belangrijkste verbeterpunten met betrekking tot documentverwerking, gevolgd door het optimaliseren van de processen en het verhogen van de snelheid en efficiëntie.
De gespecialiseerde software leverancier is in bijna de helft van de gevallen de aangewezen partij om informatie in te winnen over geautomatiseerde oplossingen op het gebied van document verwerking en distributie, gevolgd door system integrators (27%) en leveranciers van copiers en printers (17%).
Over Heliview
Heliview Research is een full-service marktonderzoekbureau gespecialiseerd in business to business-onderzoek op het gebied van Informatietechnologie, Telecommunicatie, Mobiliteit, HRM, Charitatief, Financieel, Facilitair en Milieu. Voor meer informatie over dit persbericht, Heliview of onze producten kunt u contact opnemen met:
Vincent de Pooter, BU Manager ICT (vincent.de.pooter@heliview.nl)
Heliview, Lage Mosten 1-5, 4822 NJ Breda, tel: 076-548 40 00
Of bekijk onze website: www.heliview.com.