Tijdens de praktijkdag internetboekhouden, gehouden in 2004, bleek al veel belangstelling voor internetboekhouden vanuit de accountancybranche (ik heb het dan over zowel administratie- als accountantskantoren). Tijdens een presentatie van Deloitte over haar oplossing voor internetboekhouden op een van de praktijkdagen kon je een speld horen vallen, zoveel indruk maakte die presentatie.
Op dit moment lijken veel accountants een inhaalslag te maken met het aanbieden van internetboekhouden (of zo u wilt “online dienstverlening”) aan haar klanten. Ik heb me gericht op de grote(re) kantoren in Nederland en kom, zonder compleet te willen zijn, tot de volgende inventarisatie als ik even zoek op internet: ABAB, Arenthals Grant Thornton (AGT), Deloitte, Gibogroep, Koenen & Co en LTB Accountants.
Om een beeld te krijgen van internetboekhouden binnen de accountantspraktijk heb ik aan genoemde accountantskantoren ondermeer de volgende vragen voorgelegd.
- Bij wie betrekt de ondernemer (cliënt van accountantskantoor) het boekhoudpakket (bij het accountantskantoor of de softwareleverancier)?
- Welk onderliggend boekhoudpakket wordt gebruikt?
- Hoewel procent van uw klanten verwacht u dat binnen 2 jaar gebruik zal maken van internetboekhouden?
- Wat kost internetboekhouden voor een ondernemer?
- Zijn er andere diensten, dan het beschikbaar stellen van een boekhoudpakket, die u aanbiedt om online samen te werken met de ondernemer?
- Verwacht u dat de accountantskosten door online diensten zullen dalen voor de ondernemer de komende jaren en zo ja met hoeveel procent?
Zonder uitzondering en enig voorbehoud waren de accountantskantoren graag bereid deze en andere vragen te beantwoorden.
Enkele conclusies:
- In alle gevallen betrekt de ondernemer het internetboekhouden bij het accountantskantoor. Accountantskantoren lijken daarmee de plaats van softwareleveranciers of dealers in te nemen.
- Als onderliggend boekhoudpakket wordt gebruik gemaakt van traditionele toepassingen van leveranciers als Microsoft Navision en AccountView, maar ook van leveranciers die zich speciaal hebben gericht op internetboekhouden, zoals Twinfield en Reeleezee.
- De kosten voor de ondernemer om gebruik te kunnen maken van internetboekhouden zijn volgens mij betrekkelijk laag. Bedragen in de bandbreedte van gratis tot 75- euro per maand worden genoemd.
- Naast internetboekhouden worden ook andere diensten online aangeboden of zijn als zodanig gepland. Genoemd worden: salarisadministratie, personeelsadministratie, online benchmarking, online BTW-aangifte en uitwisseling (beveiligd) van elektronische aangifte IB.
- Op de vraag of de accountantskosten door online diensten zullen dalen voor de ondernemer zijn de antwoorden uiteenlopend. Sommigen verwachten een daling van de directe accountantskosten maar een stijging aan advieskosten.
Overstappen naar ander pakket
Wat nu als de ondernemer toch wil overstappen naar een ander boekhoudpakket (al dan niet door wisselen van accountant)?
Kunt u zomaar overstappen van Twinfield naar Reeleezee of van Reeleezee naar AccountView. Ik verwacht dat deze aanbieders in de toekomst zeker voor conversieprogramma’s kunnen zorgen als er voldoende vraag is. Maar dat laatste is koffiedik kijken. Natuurlijk zal het mogelijk zijn afspraken te maken om de gegevens ook in de toekomst te kunnen raadplegen (denk daarbij ook even aan de wettelijke bewaarplicht). Maar als een ondernemer tussendoor wisselt van accountant waar de administratie is ondergebracht lijkt het me toch handiger als de totale administratie meegaat. Ik moet er niet aan denken dat ik mijn administratie over bijvoorbeeld 2001 t/m 2003 op mijn eigen PC heb staan (ik moet dan het betreffende boekhoudprogramma ook nog actief houden), de administratie over 2004 bij een accountant die online boekhouden aanbiedt en over 2005 bij een leverancier van online boekhouden. Hoe leg ik dat aan mijn nieuwe accountant uit of aan de Belastingdienst bij een controle van de boeken? U mag het mij vertellen.
XML Financieel
De oplossing is (bijna) voorhanden. Indertijd heeft de Belastingdienst de Auditfile geïntroduceerd om informatie uit de financiële administratie (met name grootboekrekeningen en mutaties) op een uniforme wijze te kunnen exporteren uit een boekhoudpakket. Naar analogie van de auditfile kan onder de noemer “XML Financieel” een standaard exportformaat worden afgesproken voor (nagenoeg) alle gegevens uit online (maar natuurlijk ook off line) boekhoudpakketten. Gericht op het MKB moet het mogelijk zijn zeker 95% van een financiële administratie te kunnen ontsluiten op deze wijze. Op dit moment wordt overleg gevoerd met ondermeer enkele vooraanstaande leveranciers op het gebied van internetboekhouden om deze standaard te gaan realiseren. XML Financieel kan dan ook als export/import formaat worden gebruikt om de gegevens van het ene pakket over te zetten naar het andere pakket.
Shake out
Een aanbieder die XML Financieel niet gaat ondersteunen binnen redelijke termijn is daarbij feitelijk ongeschikt voor internetboekhouden. Dat leidt dan weer automatisch tot een shake-out van aanbieders. Met een beetje goede wil van alle betrokkenen is XML Financieel nog dit jaar een feit. Meer informatie over de Auditfile en XML Financieel is te vinden op de website www.xmlfinancieel.nl
Gedrags- en beroepsregels
Als accountants zelf contracten afsluiten voor internetboekhouden met ondernemers zou je kunnen stellen dat deze accountants tevens softwareleverancier zijn geworden. Je kunt je afvragen of de gedrags- en beroepsregels van accountants dit laatste model eigenlijk wel toelaat. Ik vroeg daarom naar het standpunt van het NIVRA en NOVAA.daarover en dat leverde de volgende reactie op van het NOVAA “Als eerste merken wij op, dat het antwoord hierop voorbehouden is aan de Raad van Tucht. Uiteraard kunnen de beroepsorganisaties hierover wel een standpunt bepalen en wij hebben hierover overleg gehad met NIVRA. Over de uitkomst hiervan kunnen wij u nog geen uitsluitsel geven, de verschillende mogelijkheden met bijbehorende knelpunten zijn in onderzoek bij onze juristen”. Deze vorm van dienstverlening is dus duidelijk ook onder de aandacht binnen de beroepsorganisaties en dat is natuurlijk een goede zaak.
Voor het volledige artikel (met uitgebreide antwoorden van genoemde accountantskantoren op alle gestelde vragen) kunt u hier terecht.
Onderzoeksbureau GBNED
Gerard Bottemanne
www.gbned.nl