Haarlem, 8 november 2004 - - Swets Farrington Document Systems, gespecialiseerd in oplossingen voor Document Management, Factuurverwerking en Formulierverwerking, gaat een Elektronisch Documentmanagement Systeem (EDS) inzetten bij ASVZ Zuid West, dat gebaseerd is op BasWare Invoice Processing (Basware IP). Basware IP is het systeem voor het elektronisch verwerken, beheren en archiveren van facturen.
ASVZ Zuid West valt onder de ASVZ Groep, een samenwerkingsverband van negen zelfstandig, regionaal opererende stichtingen die actief zijn in de zorg en dienstverlening aan mensen met een (verstandelijke) handicap, ouderenzorg, psychiatrie en welzijnssector.
Op de ruim honderd locaties van ASVZ Regio Zuid West komen jaarlijks in totaal meer dan 30.000 facturen binnen vertelt Jerry van Rekom, hoofd IT binnen de ASVZ Groep. "Als de status van een bepaalde factuur niet snel genoeg te achterhalen is, krijg je te maken met vertraging in de factuurverwerking en dus een te lange doorlooptijd. Ook de kans dat dossiers zoekraakten in de organisatie wilden we minimaliseren. Binnen onze organisatie werd het stroomlijnen van het factuurverwerkingsproces onvermijdelijk en daarnaast wilden we het autorisatieproces en de procescontrole verbeterd hebben."
Van Rekom: "De belangrijkste systeemcriteria waren duidelijkheid en eenvoud in het gebruik. In de zorg moeten we maximale tijd kunnen spenderen aan de zorg en geen kostbare tijd verliezen aan administratieve taken of aan vele handmatige handelingen achter de computer. We verwachten veel van dit nieuwe systeem dat in april 2005 operationeel zal zijn. De factuurstromen zullen zonder meer geoptimaliseerd worden. We hebben lang gezocht naar de juiste automatiseringsoplossing voor onze organisatie en hebben nu bij Swets Farrington, met haar gedegenheid en ervaring, een tijdsbesparend en effectief systeem gevonden." Op termijn gaat ASVZ tevens de personeelsdossiers, bouwprojecten, inkomende poststromen en cliëntdossiers digitaliseren. Hoogstwaarschijnlijk zullen in de komende jaren bij andere ASVZ-stichtingen ook soortgelijke implementaties volgen.
BasWare IP scant en indexeert alle binnenkomende rekeningen, waardoor het kopiëren en rondsturen van papieren documenten overbodig wordt. Het systeem routeert vervolgens de facturen voor autorisatie en boeking naar de juiste medewerkers. Eenmaal geautoriseerd is elektronisch archiveren van de facturen mogelijk, evenals het doorboeken van relevante financiële gegevens naar het financiële administratiesysteem. Een belangrijk voordeel van BasWare IP is een correcte en snelle gegevensinvoer. Daarnaast heeft men een betere controle over de status en locatie van alle facturen, omdat ze real time zijn op te vragen en te registreren. Ten slotte levert elektronische archivering niet alleen ruimtebesparing, maar ook snelle informatietoegang.
Swets Farrington Document Systems, Schipholpoort 2, 2034 MA HAARLEM
Telefoon: 023 - 536 83 84, fax: 023 - 536 81 84, www.swets-farrington.nl
Over Swets Farrington Document Systems
Swets Farrington Document Systems is gespecialiseerd in Document Automatisering en biedt geavanceerde oplossingen voor het beheersen van informatie- en documentstromen. De unieke, door de organisatie zelf ontwikkelde bedrijfsfilosofie - Invoermatica® - staat binnen de gehele dienstverlening centraal. De oplossingen van Swets Farrington zijn gericht op drie kerngebieden: Document Management, Elektronische Factuurverwerking en Elektronische Formulierverwerking. De afgelopen jaren heeft de organisatie binnen tal van toonaangevende bedrijven en instellingen - onder meer in de financiële sector, handel, industrie, overheid en gezondheidszorg - de interne processen op zeer succesvolle wijze gestroomlijnd en geoptimaliseerd. Swets Farrington Document Systems is een volledige dochteronderneming van Swets & Zeitlinger, een internationaal opererend bedrijf dat gespecialiseerd is in de wereldwijde distributie van wetenschappelijke informatie aan bibliotheken en documentatiecentra. Swets & Zeitlinger is tevens nauw betrokken bij ontwikkelingen op het gebied van elektronische uitgaven. Er zijn vestigingen in 19 landen met in totaal ruim 1200 medewerkers, die samen zorgen voor een jaaromzet van bijna 1 miljard euro. Voor meer informatie: www.swets-farrington.nl.