Costa Mesa, Calif. / Amstelveen, 12 oktober 2004 - FileNet BV, toonaangevend leverancier van Enterprise Content Management (ECM) en Business Process Management (BPM) oplossingen, introduceert haar nieuwste ECM-product, FileNet Records Manager. FileNet Records Manager is gebaseerd op het FileNet P8 ECM platform en is ontworpen om alle processen binnen organisaties die op records zijn gebaseerd te automatiseren en te stroomlijnen. Hierdoor hoeven medewerkers zich niet meer bezig te houden met het (handmatig) verwerken van records.
De kracht van FileNet Records Manager is FileNet’s ZeroClick technologie die eenvoudig in de dagelijkse handelingen kan worden geïntegreerd. De vernieuwende benadering van FileNet Records Manager komt tegemoet aan de hedendaagse eisen voor wet- en regelgeving binnen organisaties.
De nieuwe oplossing ondersteunt organisaties bij:
- Het rangschikken, beveiligd opslaan, terugvinden en ophalen van belangrijke records;
- Het automatisch uitvoeren van beleidsprocedures m.b.t. records management (RM);
- Het verkleinen van organisatorische risico’s, verlagen van de operationele kosten en verbeteren van de productiviteit;
- Het naleven van beleidsprocedures en -regels m.b.t. het archiveren van records;
- Het vernietigen van vervallen records op een wettelijk geaccepteerde manier;
- Het verlagen van discovery- en opslagkosten.
Derk-Jan Brand, Country Manager Benelux & Nordic bij FileNet: "Als het gaat om records management moet een organisatie over meer beschikken dan alleen over een plan dat voldoet aan alle wet- en regelgeving. Een succesvol RM-initiatief moet ook een return-on-investment opleveren door bedrijfsrisico’s en discovery-kosten te verminderen en de groeiende hoeveelheid aan gegevens binnen organisaties geheel automatisch beheren."
FileNet Records Manager biedt een procesgeoriënteerde aanpak die kostenbesparingen realiseert. Het biedt tevens de schaalbaarheid die nodig is om organisatiebreed records te kunnen beheren en regelgeving na te leven. Brand: "Het is niet alleen de enige oplossing die de gehele procescyclus van het recordsbeheer automatiseert en consistent voldoet aan wet- en regelgeving, maar eveneens de beleidsprocedures voor recordsbeheer uitvoert en een aanzienlijke ROI oplevert."
FileNet ZeroClick
Van de organisaties die bezig zijn beleidsregels voor recordsbeheer en archiverings- en bewaarschema’s op te stellen komen vele voor een nog grotere uitdaging te staan. Zij moeten er namelijk voor zorgen dat medewerkers ook daadwerkelijk met het systeem gaan werken. De onderscheidende factor van FileNet Records Manager is de FileNet ZeroClick oplossing. Deze voert op technologieniveau alle beleidsregels voor recordsbeheer uit. Dit vermindert fouten door gebruikers en tijds- en kostenfactoren worden aanzienlijk verkleind.
De onderliggende functionaliteit van de FileNet ZeroClick oplossing is ‘Active Content’. Dit betekent dat de content en de bedrijfsprocessen nauw op elkaar zijn afgestemd om informatie-uitwisseling te faciliteren en te bespoedigen. Er kan optimaal gereageerd worden op zakelijke gebeurtenissen of transacties. Op deze manier wordt de content volledig gebruikt en ingezet als deel van een business beslissing.
Bob Williams, president van records management consulting organisatie Cohasset Associates Inc., stelt: "FileNet ZeroClick is geïntegreerd in de dagelijkse handelingen van medewerkers. Het wordt onzichtbaar aangestuurd, zodat het gebruik van de technologie door de medewerkers gegarandeerd is. Een essentieel gegeven, want in het verleden was de ballast van records management voor rekening van de medewerkers. Er werd zoveel van hen gevraagd dat de systemen niet werden gebruikt, met als gevolg gebrek aan beleidsuitvoering en mislukte systeemintegratie."
"Met FileNet ZeroClick kunnen organisaties hun mensen inzetten daar waar ze de meeste toegevoegde waarde leveren. Het zorgt tevens voor minder menselijke fouten, het uitvoeren van de recordsprocedures en lagere administratiekosten. Ook wettelijke discovery-processen nemen minder tijd in beslag en kosten minder geld, omdat alle records die aan een specifiek business proces of project zijn gerelateerd, geheel automatisch via computerprogrammatuur worden ingevoerd, geclassificeerd en behouden," aldus Williams.
Certificering DoD 5015.2-Standaard
Begin oktober 2004 is Filenet Records Manager gecertificeerd met de Amerikaanse Department of Defense (DoD) 5015.2-Standaard voor records management systemen. Deze standaard definieert de basiseisen met betrekking tot operationele uitvoering en wet- en regelgeving, waaraan records management applicatieproducten moeten voldoen die het Department of Defense aankoopt. De National Archives and Records Administration (NARA) heeft de huidige versie van DoD 5015 ingesteld voor gebruik door alle federale instellingen.
De certificering is het resultaat van twee jaar lang uitgebreid ontwikkelen en testen door FileNet. Om voor certificering in aanmerking te komen heeft FileNet met succes laten zien dat haar records management technologie voldoet aan de specifieke criteria voor het definiëren en beheren van classificatiecategorieën en -regels. Deze bepalen de beveiligde toegangsniveaus en leveren de belangrijkste features voor beveiliging, reporting en auditing. Systeembeheerders kunnen hierdoor de documenttoegang controleren en gebruikersinteracties binnen het systeem opsporen. De DoD 5015.2-Standaard certificering benadrukt het vermogen van FileNet’s Records Manager voor het aanmaken, afgeven, classificeren, opvolgen en vernietigen van elektronisch en niet-elektronische records.
"FileNet heeft een lange geschiedenis met het leveren van innovatieve ECM-oplossingen die voldoen aan de specifieke eisen van overheidsinstellingen. Met het verkrijgen van de certificering onderstrepen we ons streven om tegemoet te komen aan de strikte standaarden die wereldwijd gelden voor het archiveren, behouden en bewaren van elektronische records", stelt chief marketing officer FileNet Martyn Christian.
FileNet BV – Bouwerij 34-36, 1185 XX Amstelveen
Tel.: 020 543 1345, fax: 020 543 1363, internet: www.filenet.com
Over FileNet BV
FileNet Corporation (NASDAQ: FILE) helpt organisaties betere beslissingen te nemen door de content en processen achter hun activiteiten te beheren. FileNet's enterprise content managementoplossingen (ECM) stellen klanten in staat om concurrentievoordeel te verkrijgen en te behouden door content uit hun hele organisatie te beheren, hun bedrijfsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen en een volledig aanbod aan connectiviteit te bieden die nodig is om het nemen van dagelijkse, belangrijke beslissingen te vereenvoudigen.
FileNet ECM-oplossingen bieden een uitgebreide reeks capaciteiten die integratie bieden met bestaande informatiesystemen. Zo levert zij voordelige oplossingen om echte zakelijke problemen op te lossen. Sinds de oprichting van het bedrijf in 1982, hebben meer dan 4.000 organisaties, waaronder 81 van de Fortune 100-bedrijven, gebruikgemaakt van de voordelen die FileNet-oplossingen bieden bij het beheren van 'mission critical' content en processen. Het hoofdkantoor van FileNet is gevestigd in Costa Mesa, Californië. Het bedrijf biedt haar innovatieve ECM-oplossingen in meer dan 90 landen aan via zowel haar eigen wereldwijde verkoopkanaal en professionele diensten, als via haar ValueNet® Partner-netwerk van resellers, system integrators en applicatieontwikkelaars.