Onderzoeksbureau Berenschot meldde in een persbericht op 24 september jl. dat één op de drie gemeenten nog veel kan besparen op haar overheadkosten. Er wordt nu vaak eerst gegrepen naar bezuinigingen die een negatief effect op de dienstverlening naar de burgers hebben, terwijl bezuinigingen op de interne kosten achterwege blijven.
De gemeente Groningen hanteert echter een actief beleid om wel op deze overheadkosten te bezuinigen. Zij heeft in de strijd tegen de overhead daarom samen met het inter -en intranetbedrijf BuyWays een nieuw factuurmanagementsysteem ontwikkeld waarmee zij per direct een aantal grote besparingen heeft gerealiseerd.
Volgens woordvoeders Nico Fink en Jan van der Velde van de Dienst Informatie en Administratie spreken de feiten voor zichzelf:
- Een besparing in het aantal facturen voor telefonie van 2200 tot 108, een besparing van 95%!
- Geen telefoniefacturen die rondzweven in de organisatie
- Een snellere doorbelasting van kosten naar de afdelingen
En tot slot als prettige bijkomstigheid voor de leveranciers een snellere betaling van de facturen.
Op dit moment wordt alleen nog gewerkt met de facturen voor telefonie. In de nabije toekomst zullen ook de facturen voor energie, reprografie en mobiele telefonie worden toegevoegd. Het systeem werkt op basis van een digitale factuur die door de aanbieder wordt opgeleverd. Deze factuur lijkt niet op de papieren variant, maar is een databestand met een vaste structuur. Het digitale bestand wordt vervolgens ingelezen in het systeem. Afdelingsmanagers kunnen daarna hun afdelingsnota's controleren, betwisten of accorderen en direct betalen.
Het verwerken en doorbelasten van zeer intensieve factuurstromen wordt hiermee een zeer tijdsefficiënte bezigheid. Ook onverwachte pieken en dalen in het verbruik worden automatisch gesignaleerd aan de afdelingsmanagers, zodat zij hierop kunnen ingrijpen.
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met:
- Gemeente Groningen, DIA, Nico Fink en Jan van der Velde, tel: 050-3679358/9486
- BuyWays BV, Edwin Zevenberg, tel: 050-3118123