Haarlem, 31 augustus 2004 – Koninklijke Gazelle BV, toonaangevende onderneming en het grootste fietsmerk van Nederland, heeft onlangs een project geïmplementeerd met een Document Management Systeem dat verschillende functionaliteiten biedt voor scanning, imaging, routering en archivering van documentstromen. Swets Farrington Document Systems - gespecialiseerd in oplossingen voor Document Management, Factuurverwerking en Formulierverwerking - leverde hiervoor de software Easy Archive en ELC (Easy Logistics Center). Het documentdriven workflowsysteem ELC werd recentelijk vrijgegeven door Swets Farrington en Gazelle heeft dan ook de primeur in Nederland.
"Intern was er behoefte aan een gestructureerde oplossing voor het beheren en archiveren van verschillende versies van documenten én voor het 1-op-1 kunnen vasthouden van facturen. Papieren dossiers en documenten rouleren over verschillende afdelingen waardoor locatie en status soms moeilijk zijn vast te stellen. Een overzichtelijke en door versiebeheer gecontroleerde documentflow werd een steeds grotere wens", vertelt Jaap den Engelsman, hoofd Automatisering bij Gazelle.
Het project bestaat uit twee onderdelen. Ten eerste het archiveren van uitgaande facturen in het elektronische archiveringssysteem Easy Archive. Ten tweede het inrichten van drie documentstromen - te weten Intern Blokkade Formulier, Testopdracht en Klachtenrapport -met behulp van het documentdriven workflowsysteem ELC. Swets Farrington draagt hierbij zorg voor de definiëring en werking van deze drie stromen en zet alle bestaande papieren processen 1-op-1 om in digitale processen.
Gerbert Vossers, systeembeheerder bij Gazelle, vindt dat het project goed verloopt. "Hoewel het project zich nog in de testfase bevindt hebben medewerkers reeds de indruk dat zij snel het juiste, actuele document kunnen vinden, dankzij de eenvoudige zoek- en indexeringsmogelijkheden. Het systeem is goed te beheren en gebruiksvriendelijk. ELC routeert bijvoorbeeld een document dat als statisch wordt beschouwd naar de juiste medewerker voor finale accordatie en slaat het document vervolgens op in Easy Archive. Een absolute tijdwinst."
"Het project richt zich op de afdelingen Kwaliteitsborging, Inkoop en Productontwikkeling, maar ELC wordt op termijn organisatiebreed ingezet. Onze voorkeur gaat uit naar een integraal webbased systeem, met name vanwege de technische voordelen, zoals koppeling met het bestaande e-mailsysteem en herkenbaarheid voor gebruikers. Gazelle is in Nederland de eerste relatie van Swets Farrington die met dit product live is en we hebben het volste vertrouwen dat de verwachtingen zullen worden waargemaakt", stelt Adrie Goldsmit, binnen Gazelle verantwoordelijk voor de projectuitvoering.
ELC is een doorontwikkeling van Easy DMS. Het softwareproduct combineert Document en Content Management en biedt een integraal, platformonafhankelijk en webgebaseerde digitale Enterprise Portal. Het is mogelijk om een koppeling te maken met bestaande e-mail- en databasesystemen. Daarnaast creëert en visualiseert ELC regelgebaseerde werkstromen en biedt tevens optimale inzichtelijkheid voor gebruikers en systeembeheerders.
Swets Farrington Document Systems, Schipholpoort 2, 2034 MA HAARLEM
Telefoon: 023 - 536 83 84, fax: 023 - 536 81 84, internet: www.swets-farrington.nl
Over Swets Farrington Document Systems
Swets Farrington Document Systems is gespecialiseerd in Document Automatisering en biedt geavanceerde oplossingen voor het beheersen van informatie- en documentstromen. De unieke, door de organisatie zelf ontwikkelde bedrijfsfilosofie - Invoermatica® - staat binnen de gehele dienstverlening centraal. De oplossingen van Swets Farrington zijn gericht op drie kerngebieden: Document Management, Elektronische Factuurverwerking en Elektronische Formulierverwerking. De afgelopen jaren heeft de organisatie binnen tal van toonaangevende bedrijven en instellingen - onder meer in de financiële sector, handel, industrie, overheid en gezondheidszorg - de interne processen op zeer succesvolle wijze gestroomlijnd en geoptimaliseerd.
Swets Farrington Document Systems is een volledige dochteronderneming van Swets & Zeitlinger, een internationaal opererend bedrijf dat gespecialiseerd is in de wereldwijde distributie van wetenschappelijke informatie aan bibliotheken en documentatiecentra. Swets & Zeitlinger is tevens nauw betrokken bij ontwikkelingen op het gebied van elektronische uitgaven. Er zijn vestigingen in 19 landen met in totaal ruim 1200 medewerkers, die samen zorgen voor een jaaromzet van bijna 1,2 miljard euro. Voor meer informatie: www.swets-farrington.nl.
Noot voor de redactie:
Voor redactionele informatie kunt u contact opnemen met: Influx PR - Margienke Bos,
tel.: 055 – 366 30 34, e-mail: margienke@influx-pr.com. (Ref: Pb0304)