Recentelijk heeft de onderwijsraad aangetoond dat in het onderwijs steeds meer geld opgaat aan een toenemende bureaucratisering. ICT-adviesbureau Verdonck, Klooster & Associates (VKA) is van mening dat dit vooral komt doordat scholen bijna geen mogelijkheden hebben om ICT op een efficiënte wijze in te zetten. De overheid zal moeten ingrijpen om ketenoptimalisaties te kunnen behalen.
De trend in het onderwijs van deregulering leidt tot verhoogde kosten bij onderwijsinstellingen, stelt de Onderwijsraad in zijn rapport ‘Bureaucratisering in het onderwijs’. Dit zou komen doordat onderwijsinstellingen door de deregulering steeds meer verantwoording moeten afleggen.
Dit is feitelijk juist, maar leidt volgens VKA vooral tot hogere kosten door de inefficiënte inzet van ICT in het secundaire proces binnen het onderwijs. De huidige staat van automatisering in het onderwijs is te vergelijken met grote retail-ketens van zo’n 15 jaar terug. Het was toen niet of nauwelijks mogelijk om actuele voorraadposities op te vragen en bijvoorbeeld te sturen op verkochte goederen. Dit is hetzelfde als in het onderwijs, waar op dit moment geen beeld is te verkrijgen van de leerlingen in een regio en hun vorderingen.
In het onderwijs is slechts weinig geautomatiseerd en datgene wat wél is geautomatiseerd, werkt inefficiënt. Er is nog veel handwerk, zoals het invoeren van leerlingen in administratiesystemen, en verwerking gaat bijna uitsluitend in grote bulk hoeveelheden. Dit maakt dat het niet mogelijk is om actuele informatie te verkrijgen en zijn zaken als online transacties niet mogelijk.
Dit is jammer, want de basis randvoorwaarde (infrastructuur) is inmiddels gerealiseerd voor alle onderwijsinstellingen in Nederland. Elke instelling is nu voorzien van een internetaansluiting en het zou dus mogelijk moeten zijn om juist die inefficiënties eenvoudig weg te nemen. Dat dit nu nog niet gebeurt, is vooral te danken aan een gebrek aan standaardisatie in het onderwijs. Er zijn weinig standaarden in gebruik bij het onderwijs en welke er zijn concurreren met elkaar. Bovendien zijn ze verouderd en vaak nog in een binair formaat, wat weliswaar handig is voor een centrale instantie (om de gegevens eenvoudig in een oud registratiesysteem te krijgen), maar duur en kostbaar is om te implementeren voor scholen.
Om de kosten te verminderen voor het gehele onderwijs is het noodzakelijk om alle partijen in de gehele keten in beschouwing te nemen. Zoals de voorzitter van de Onderwijsraad Fons van Wieren zegt, kan optimalisatie van slechts één partij in de keten leiden tot negatieve consequenties voor andere delen van de keten. De huidige suboptimalisaties zouden met de gehele keten in het achterhoofd nooit zijn gedaan. Om invulling te kunnen geven aan de ketenintegratie-gedachte zijn standaarden een noodzakelijke randvoorwaarde. Standaarden bieden de mogelijkheid voor de leveranciersmarkt om zich hierop te richten en de administratieve last voor scholen te verminderen.
Standaarden komen echter niet vanzelf. Er moet een sterke partij opstaan die deze standaarden geschikt kan maken voor de gehele keten. De onderwijsinstellingen zelf, zijn niet deze partij. De instellingen zijn voornamelijk afnemers van ICT en moeten zich bezig houden met onderwijs. De instanties die een grote rol spelen in het secundaire proces (Gemeenten, Cito, IBG, Cfi en de onderwijs inspectie) zijn dit ook niet. Deze instellingen zullen vooral kiezen voor een lokale optimalisatie, en niet kiezen voor een optimum in de keten.
De partij die hier de rol van regisseur zou moeten pakken is de overheid, specifiek het ministerie van OCW, die als onafhankelijke partij te maken heeft met alle facetten van het onderwijs. De overheid moet nu aan de slag en in gesprek met de onderwijsinstellingen en uitvoeringsinstanties om te komen tot een basisset van standaarden. Hierbij is het vaststellen van een lijst niet voldoende. Er moet commitment zijn van de verschillende partijen en de overheid moet actief de implementatie stimuleren, door leveranciers te helpen. Denk hierbij aan voorbeelden, best practices en referentie implementaties. Daarmee is het mogelijk om op korte termijn ICT veel effectiever en efficiënter in te zetten in het secundaire proces, waarmee de kosten snel kunnen dalen.
www.vka.nl