Bij vijftien Sociaal Pedagogische Diensten wordt de komende maanden het softwarepakket Omnia van Defacto ingevoerd. Cees Huisman, voorzitter van de SPD-stuurgroep die dit traject begeleidt, verwacht een aanzienlijke efficiency-verbetering. Hoe maatschappelijke en geldelijke winst hand in hand kunnen gaan.
door Robert van Eijden
De mens centraal - dat is de filosofie van Omnia, het 'softwarepakket voor mensenwerk' van het Groningse ICT-bedrijf Defacto. De slogan van de Sociaal Pedagogische Dienst (SPD) luidt: Het draait bij ons om mensen met een handicap. Als je deze twee zinnen naast elkaar legt, is het niet verwonderlijk dat beide partijen elkaar gevonden hebben.
Bij vijftien van de in totaal 31 SPD-en in Nederland wordt de komende maanden Omnia ingevoerd. Ongeveer 1100 mensen gaan met het pakket werken. Cees Huisman is voorzitter van de SPD-stuurgroep die zowel het selectietraject als de invoering begeleidt. 'Het selectietraject ging van start nadat onze groep Bedrijfsinformatiesystemen een document met eisen en wensen voor een nieuw informatiesysteem had opgesteld. Met dit document werd een aantal aanbieders benaderd,' vertelt Huisman. 'In het selectietraject viel Defacto in positieve zin op. De mensen van Defacto konden meteen anticiperen op de eisen die wij stelden. Er sprak klantvriendelijkheid uit zowel de inhoud van het plan dat Defacto had geschreven als uit de gesprekken met Defacto zelf. En, niet onbelangrijk, de prijs/kwaliteit-verhouding van Omnia was ook goed.'
een hele verbetering
Het plan van Defacto bestond er kort gezegd uit om bij hun CRM/PSA-applicatie Omnia een nieuwe module voor de SPD-sector te ontwikkelen. Deze nieuwe module levert - gecombineerd met de reeds bestaande mogelijkheden van Omnia - precies de functionaliteit van het gewenste bedrijfsinformatiesysteem voor de SPD. Omnia ondersteunt hiermee in feite het complete werkproces van de SPD. Een hele verbetering, volgens Huisman, want het huidige systeem van de SPD is nogal gedateerd. 'Veel informatie die we willen hebben kan niet gegenereerd worden. Ook kunnen er weinig verbanden tussen gegevens worden gelegd. Met Omnia kan dit wel. Hierdoor wordt de efficiency vergroot.'
Bij het woord 'efficiency' denkt men bij de SPD overigens niet alleen aan geld. De SPD is immers een not-for-profitorganisatie. 'Niet de geldelijke winst staat voorop, maar de maatschappelijke winst,' zegt Huisman. 'Maar dit neemt natuurlijk niet weg dat ook de SPD steeds bedrijfsmatiger moet en wil gaan werken. Dat is een trend die zich de laatste jaren voordoet in de hele zorgsector, en dat is volgens mij helemaal niet slecht.'
ICT en zorg, computers en mensen: het lijken op het eerste gezicht verschillende werelden, maar de werkprocessen zijn in feite hetzelfde, vindt Huisman. Bij ICT gaat het om: vaststellen huidige situatie, vaststellen gewenste situatie, kiezen van methode/techniek. In de zorg zijn er vergelijkbare processen: intake klant, gesprek over de wensen, kiezen van behandelingsmethode. 'Ook het plannen en continu bijsturen is iets wat in zowel de ICT als de zorg gebeurt,' voegt Huisman hieraan toe.
Met Omnia ondersteunt Defacto niet alleen het front-office maar ook het back-office gedeelte van de werkprocessen in een organisatie. Per branche kan snel en flexibel een specifiek op die branche toegesneden module voor Omnia worden gemaakt en geïmplementeerd. 'Een gouden concept,' volgens Hans Veeger, directeur van Defacto, 'geschikt om zowel de zorgsector, de overheid als de zakelijke dienstverlening mee te bedienen.'
standaardoplossingen voor de hele zorg
Ook Reinder Bakker, projectleider bij Defacto, is van mening dat niet alleen de SPD, maar de gehele zorgsector kan profiteren van Omnia. 'Door dit soort projecten ontstaan er modules van Omnia die als standaardoplossingen voor de hele zorg kunnen gaan fungeren. Je kunt hierbij denken aan een cliëntenvolgsysteem, maar ook aan integratie van registratie, workflow, dossiervorming, producten, projecten en urenverantwoording met de AWBZ verantwoordingsinfo.'
Het interessante van de ontwikkeling van de nieuwe Omnia-module voor de SPD was volgens Bakker dat er een groot aantal zorginstellingen samenwerkten, en dat zij de onderlinge verschillen tussen hun werkprocessen ondergeschikt maakten aan een uniform softwaresysteem. Bakker: 'Het was voor mij als projectmanager een ideaal traject met een ideale partner. We hebben eerst ons complete softwaresysteem Omnia laten zien en zijn toen gaan prototypen. Op basis daarvan hebben we functionele ontwerpen gemaakt en uiteindelijk de SPD-module ontwikkeld. Opmerkelijk is dat hiermee bewezen is dat ook in de non-profitsector CRM/PSA-software uitstekend ingezet kan worden. Ook in die sector staat de klant immers centraal.'
Inmiddels treft de SPD alle voorbereidingen die nodig zijn om het Omnia-traject te laten slagen. Huisman: 'We hebben een gebruikersgroep opgericht van mensen die daadwerkelijk met Omnia moeten gaan werken. Vijftien diensten hebben elkaar in deze gebruikersgroep gevonden. Het is de bedoeling dat hierin kennis wordt gedeeld en goed wordt samengewerkt. Ook dit past in de tijdgeest van meer samenwerking.'