De kantoorprinter overbodig? No way!

Utrecht, 28 oktober 2025 – Zelfs in de meeste moderne kantoren staat hij nog steeds ergens in een hoek. Out of sight - maar toch nog net niet hélemaal out of mind: de printer. Papierloos werken is het nieuwe mindfulness: iedereen zegt dat ze eraan doen – soms zelfs tot in de e-mailhandtekening aan toe. Veel organisaties streven naar een papierloze werkomgeving, maar in de praktijk blijft 'paper-light' de norm. Slechts een klein percentage bedrijven is er in 2025 écht in geslaagd om volledig afscheid te nemen van papier. Ook Sharp staat als printerproducent achter het inperken van onze ‘printreflexen’ – geloof het of niet.

Want die printer komt vaak nog van pas. Wat de voordelen (toch nog steeds) zijn om een printer op kantoor te hebben, en wanneer je (naar onze mening) nog zonder schaamte print, leggen we hieronder verder uit.

De printer als stille kracht
Moderne printers zijn allang geen logge apparaten meer die alleen ‘zwart-wit enkelzijdig’ begrijpen. Ze scannen, beveiligen, mailen, filteren, en houden zich aan GDPR-richtlijnen, zonder er elke dag op social media over te posten. Printers kunnen verbonden worden met SharePoint, OneDrive of Dropbox, ze automatiseren terugkomende taken en herkennen documenten. Zo kan het een tekst vanop een los papiertje omzetten naar een bewerkbaar Word-bestand. Handig voor wanneer je bijvoorbeeld het origineel per ongeluk hebt verwijderd. Heb jij een printer op kantoor staan die je alleen gebruikt voor printen en scannen? Hij kan meer dan dat, wees gerust!

Kortom: het is geen toestel meer dat papiertjes uitspuwt, maar een vermomde workflow-engine. Sterker nog: ze begrijpen opslaan van documenten in Teams waarschijnlijk beter dan je gemiddelde collega. “Onze printers zijn tegenwoordig onderdeel van het werkproces,” Marco van Vliet bij Sharp. “Ze zijn sneller, slimmer en socialer dan ooit.”

De collectieve ontkenning
Toch rust er een taboe op printen. Niemand wil de eerste zijn die op de knop drukt. Dus zeggen we: ‘Stuur je het anders even door via mail.’ Om het vervolgens toch in alle stilte vanaf je telefoon, tablet of computer te printen.

We zijn collectief gaan geloven dat digitaal altijd beter is: efficiënter, duurzamer, moderner. En vaak is dat ook zo. Maar ergens onderweg is printen niet alleen ouderwets gaan klinken – het is bijna een teken geworden dat je digitale tools niet snapt. Toch zie je een opvallende tegenbeweging: juist jongere generaties, de zogenaamde digital natives, printen soms meer dan verwacht. Is printen daarmee stilletjes aan bezig aan een comeback?

Of is die schaamte om te printen dan toch nog terecht? Dat kan toch niet. Sommige dingen werken op papier nu eenmaal beter. Voor die vergadering waar je wil noteren bij de slides, doorstrepen, bladeren, zonder afgeleid te zijn tussen het gepresenteerde scherm en je eigen scherm. Voor dat contract dat je écht wil begrijpen of rustig wil doorlezen.

En printen is slechts het begin. Diezelfde printer scant bonnetjes in en stuurt ze direct naar de boekhouding. Hij herkent vertrouwelijke info en beschermt het met een pincode. Hij weet zelfs wie je bent via je badge of telefoon, en print alleen als jij bij de printer staat. Je zou bijna vergeten dat het nog steeds om een printer gaat. Maar dan wel eentje die meer doet dan afdrukken: hij denkt mee, werkt stilletjes op de achtergrond en is volledig geïntegreerd in je digitale werkomgeving.

Printerboer of gamechanger?
Dus ja, we zijn nog steeds een “printerboer”. Maar wel eentje die achter een kantoorprinter met slimme toepassingen, beveiliging en cloudintegratie staat.

Dus print gerust. Zonder schaamte. Bonnetjes scannen naar Teams? Check. Contracten digitaliseren? Easy. Documenten delen met één druk op de knop? Duh! Laat je verrassen – en adviseren. De printer is slimmer dan je denkt.