Het urencriterium en de urenregistratie. Deze begrippen klinken veel zzp'ers bekend in de oren. Wat houden deze begrippen nou precies in? En hoe kan je slim bijhouden?
Ben je bijvoorbeeld ICT freelancer, timmerman of consultant dan kan je in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek van de Belastingdienst (onderdeel van de ondernemersaftrek). Voor dit fiscale voordeel moet je voldoen aan het urencriterium (of het verlaagd urencriterium bij arbeidsongeschiktheid).
Om aan te kunnen tonen dat je aan het urencriterium voldoet dien je de uren die besteedt aan je onderneming goed bij te houden in een urenregistratie. Hiervoor kun je gebruik maken van urenregistratie software of een uren app.
1. Wat zijn de minimale spelregels voor het urencriterium?
Om aan het urencriterium te voldoen moet je in ieder geval minimaal aan de volgende twee voorwaarden voldoen:
- Je besteedt 1225 uur aan je onderneming in een kalenderjaar
- Je moet hierbij meer tijd besteden aan je onderneming dan aan andere werkzaamheden in bijvoorbeeld loondienst.
2. Samenwerkingen tellen niet voor het urencriterium
Als je als zzp'er deel uitmaakt van een samenwerkingsverband met huisgenoten, familieleden of andere verbonden personen, dan tellen die gewerkte uren niet mee voor het urencriterium. Concreet geldt dit als de samenwerking ongebruikelijk is en de werkzaamheden bestaan voor 70% of meer uit ondersteunende werkzaamheden.
Dit geldt ook voor het feit dat als de verbonden personen genieten van de winst als ondernemer, maar jij zelf niet.
3. Welke type uren moet je bijhouden?
Tot het urencriterium behoren alle uren die je besteedt aan je onderneming. En dat is ruim!
Dit zijn dus niet alleen de uren die je in rekening brengt bij klanten, maar ook de tijd die je stopt in het maken van offertes en het bijhouden van de administratie.
Hieronder volgen nog enkele voorbeelden:
- Het opzetten van je onderneming;
- De administratie;
- De reistijden;
- De acquisitie;
- Alle werkgerelateerde inkopen;
- Alle verkoopwerkzaamheden;
- Het ontwikkelen en uitwerken van nieuwe concepten;
- Het bijhouden en onderhouden van de website;
- Het volgen van scholing, een cursus of het lezen van vakliteratuur;
- Het kantooronderhoud, inclusief schoonmaak.
Al deze verschillende werkzaamheden moeten qua uren natuurlijk wel in verhouding zijn met elkaar. Als je meer dan de helft van de uren toeschuift aan de administratie zal de Belastingdienst dat waarschijnlijk niet accepteren. Het is daarom belangrijk je uren goed bij te houden zodat je er zeker van bent dat je niet in de problemen komt.
4. Waarom is een goede urenregistratie essentieel?
Je moet dus alle gewerkte uren kunnen aantonen bij de Belastingdienst. Hoe kan je nou eenvoudig je uren bijhouden. Urenregistratie software biedt dan uitkomst. Veel ondernemers gebruik good old Excel urenregistratie, maar dat is bewerkelijk en foutgevoelig.
Ook als je al snel meer uren werkt dan is afgesproken in de offerte en je dus al snel in je vrije tijd aan het werk bent, is een urenregistratiesysteem geen slecht idee.
Uren die je werkt in je vrije tijd krijg je waarschijnlijk niet uitbetaald en dat is zonde. Met hulp van een tijdregistratiesysteem kun je precies bijhouden hoeveel uren je besteedt aan verschillende werkzaamheden. Dit geeft je inzicht in de efficiëntie van je bedrijf.
Ook kun je door middel van een urenregistratiesysteem gemakkelijk aantonen wat je gewerkte uren zijn en hoe deze zich tot elkaar verhouden. Je hebt altijd een up-to-date overzicht paraat voor de Belastingdienst.
Kortom, besteed je 1225 uur of meer aan je onderneming dan kun je in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek. Om daarvoor in aanmerking te komen is het bijhouden van het aantal gewerkte uren verplicht om dit vervolgens bij de Belastingdienst te kunnen bewijzen. Een urenregistratiesysteem is dan een handige manier om eenvoudig je gewerkte uren bij te houden. En er zijn genoeg betrouwbare tips te vinden voor efficiënt tijd schrijven.