Amstelveen, 2 november 2009 – Goed opdrachtgeverschap vanuit de business is bepalend voor het uiteindelijke succes van een programma. Dat blijkt uit recent onderzoek van ForceFive in samenwerking met CIO Magazine naar de succesfactoren van programma’s en het profiel van de ideale programmamanager. De effectiviteit van een programmamanager wordt voornamelijk bepaald door persoonlijke kenmerken, waarbij ‘voorspelbaarheid’ de belangrijkste eigenschap is. Aan het onderzoek ‘Wat is het geheim van succesvolle programma’s?’ hebben ruim negentig CIO’s, CFO’s en COO’s afkomstig uit uiteenlopende organisaties meegewerkt. Daarnaast zijn vijftien persoonlijke interviews gehouden om ‘het verhaal achter de cijfers’ te horen.
Definitie programma
Een programma wordt gedefinieerd als een tijdelijke organisatievorm gericht op strategische veranderingen. Een gemiddeld programma heeft een budget tot €10 mln, omvat 21-50 fte’s, raakt 2-10 afdelingen en systemen en heeft een gewenste doorlooptijd van maximaal 18 maanden. Bij grote bedrijven kan dat (veel) groter zijn. Dat blijkt uit bovengenoemd onderzoek.
Noodzaak programma’s
“Organisaties zijn voortdurend in verandering. Zij zijn genoodzaakt om steeds nieuwe initiatieven te ontplooien om hun service te verbeteren en de kosten te verlagen om zo hun concurrentiepositie te versterken en de winstgevendheid te vergroten. Tegelijkertijd dwingen wetswijzigingen en nieuwe regelgeving hen met grote regelmaat om de businessprocessen en de IT-systemen aan te passen en zijn ook zaken als outsourcing, fusies of splitsingen aan de orde van de dag”, aldus Victor van Haeren, practice leader Programmamanagement van ForceFive. “Wij zien in de praktijk dat organisaties in toenemende mate programma’s inzetten om al deze veranderingen tot stand te brengen. De druk op programma’s om betere en snellere resultaten te leveren neemt toe, terwijl de middelen beperkter worden. Er moet niet alleen harder maar vooral slimmer gewerkt worden. Dit stelt andere eisen aan het profiel van een programmamanager.”
Het merendeel van de programma’s binnen organisaties, ruim 50%, is intern gericht, zo wijst het onderzoek uit. De veranderingen die aan programma’s ten grondslag liggen variëren, maar betreffen in de meeste gevallen de vervanging van bestaande systemen, gevolgd door het aanpassen van primaire processen en het realiseren van kostenbesparingen binnen afdelingen.
Kwaliteit opdrachtgeverschap cruciaal
Uit het onderzoek komt echter naar voren dat slechts 33% van de programma’s aan de vooraf gestelde verwachtingen voldoet. De belangrijkste verklaring voor dit lage percentage blijkt de kwaliteit van het opdrachtgeverschap, oftewel de wijze waarop de business invulling geeft aan haar rol als opdrachtgever richting de programmaorganisatie. Onvoldoende betrokkenheid en commitment van lijnmanagers; onvoldoende commitment van de directie; te weinig middelen, mensen en budget; en onduidelijk mandaat voor de programmacommissie worden het vaakst genoemd als redenen waarom een programma niet aan de verwachtingen voldoet. Victor van Haeren: “Opvallend is dat de business aangeeft dat programma’s maar in 18% van de gevallen aan de verwachtingen voldoen. IT geeft 46% aan. Dit grote verschil is niet nader onderzocht. De vergelijking aan een verbouwing van je huis dringt zich op: het is weliswaar volgens tekening gebouwd, maar toch niet helemaal wat je verwachtte.”
De ideale programmamanager
Aan respondenten is tevens gevraagd aan welke eisen de ideale programmamanager moet voldoen. Daarbij kwam naar voren dat een programmamanager in gelijke mate zowel sectorkennis als kennis van de verschillende project- en programmamethoden moet hebben. Aanzienlijk belangrijker echter blijken de persoonlijke kenmerken van de programmamanager te zijn. ‘Voorspelbaarheid’ is de belangrijkste eigenschap waarover een programmamanager volgens de respondenten moet beschikken: ‘zeggen wat hij/zij doet en doen wat hij/zij zegt’. Daarnaast wordt flexibiliteit genoemd als belangrijke eigenschap: een goede programmamanager is in staat mee te bewegen met de omstandigheden zonder het resultaat uit het oog te verliezen.
‘De tien geboden’ voor goed opdrachtgeverschap
Naar aanleiding van het onderzoek en een groot aantal aanvullende persoonlijke interviews, heeft ForceFive ‘de tien geboden’ voor goed opdrachtgeverschap opgesteld. Met deze checklist kan worden gekeken of wordt voldaan aan de kritieke succesfactoren voor programma(management). Deze tien geboden zijn opgenomen in het rapport ‘Succesfactoren programmamanagement’, dat binnenkort beschikbaar zal komen.
Over ForceFive
ForceFive is een pragmatisch adviesbedrijf dat zich richt op het beter laten samenwerken van business en IT organisaties. het doel is business en IT samen te laten werken aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen en samen succes te boeken. Gebaseerd op haar brede kennis en ervaring op het gebied van Business IT Alignment hanteert ForceFive een praktische en marketinggerichte aanpak die snel zichtbaarheid, resultaat en waarde creëert voor haar klanten. De grote aandacht die ForceFive daarbij besteedt aan communicatie en stakeholder management blijkt in de praktijk van essentieel belang voor het succesvol implementeren van veranderingen. Organisaties die gebruik maken van de diensten van ForceFive zijn onder meer ABN AMRO, ING, Nationale Nederlanden, KPN, Getronics, Havenbedrijf Rotterdam en Cito. Meer informatie:
www.forcefive.nl.
Voor persvragen kunt u contact opnemen met:
Karin van Geelen, Yellow Communications, tel 023 – 555 3424 of
karin@yellow-communications.com Noot voor de redactie: het volledige rapport ‘Wat is het geheim van succesvolle programma’s?’ met onderzoeksresultaten is aan te vragen bij Yellow Communications.