Met de duizenden documenten die vele organisaties per dag versturen is het noodzakelijk dat de huisstijl correct wordt toegepast, aldus directeur Bas ten Hoeve van B-ware Business Software, tenslotte is elk document een visitekaartje van de organisatie. Men ziet dan ook graag, dat het er perfect en up-to-date uitziet.
Het is in een globaal opererende organisatie niet voldoende om van tijd tot tijd bijvoorbeeld nieuwe briefmodellen naar alle medewerkers te sturen, omdat je de garantie wilt hebben dat deze modellen ook daadwerkelijk gebruikt worden. Het documentgeneratiesysteem DocSys van B-ware is web-based online en biedt hiermee een fraaie oplossing voor dit probleem: bij het vervaardigen van een nieuw document put een medewerker online uit de verzameling centraal vastgelegde modellen. Het herhaaldelijk uitrollen van nieuwe modellen is daarmee overbodig geworden: alle medewerkers in het netwerk gebruiken automatisch de laatst beschikbaar gestelde versie. De beheersbaarheid van de huisstijl is daarmee een feit, en het bijwerken van soms honderden standaarddocumenten die met behulp van macro’s tot stand komen is voorgoed verleden tijd.
De besparingen in doorlooptijd van alle correspondentie en drukwerk zijn enorm, want men houdt centraal online de controle over de lay-out en drukkwaliteit van de uitgaande documenten. De medewerkers hebben geen extra training nodig, de bediening is intuïtief in de Microsoft-omgeving en in andere pakketten geïntegreerd. Verder blijven medewerkers in hun vertrouwde bedieningsomgeving werken en behouden desgewenst alle vrijheden die ze voordien ook hadden.
Door een integratie met databasepakketten (CMS, CRM, ERP, Corsa, etc.) kunnen bestaande gegevens direct in de huisstijl worden gebruikt in alle uitgaande documenten. Overtikken van gegevens is overbodig. De lay-out van datum en telefoonnummers kan automatisch aangepast aan het land van adressering, of een KIX-code wordt automatisch gegenereerd, wat weer korting bij de verzending op kan leveren.
Omdat DocSys.Web koppelt aan andere pakketten is de applicatie complementair bij het verzorgen van de output, wat verschillende vormen van samenwerking van B-ware met andere organisaties heeft opgeleverd.
Behalve brieven kan men nu ook elektronische nieuwsbrieven, faxen, memo’s, bankafschriften, brochures, offertes, prijslijsten, rekeningen, leaflets, powerpoint-presentaties en visitekaartjes in de huisstijl online aanmaken. Organisaties die DocSys inzetten vinden we bij de overheid en bij beursgenoteerde ondernemingen, met gezamenlijk momenteel meer dan 80.000 eindgebruikers.
Het pakket DocSys.Web verschaft een consistente uitstraling van de professionaliteit van de gebruikende organisatie naar alle ontvangers en klanten, en bespaart hoge kosten door verkorting van de doorlooptijd en de online centrale beheersing van alle huisstijlmodellen.
Over B-ware Business Software
B-ware Business Software is marktleider met de online huisstijlapplicatie DocSys.Web. De applicatie van B-ware staat vooral bekend als gebruiksvriendelijk en efficiënt en volledig integreerbaar in elke bestaande IT-omgeving. Bij de ontwikkeling van DocSys.Web is gebruik gemaakt van de nieuwste technieken van internet, waardoor mogelijkheden zijn ontstaan om efficiënter te werken. Deze webbased online applicaties zijn al enige tijd op de markt en worden gebruikt bij verscheidene grote beursgenoteerde ondernemingen.
Voor aanvullende informatie kunt u contact opnemen met:
Petra Lagrand
Ingenieursbureau B-ware b.v.
Auke Vleerstraat 6c
7521 PG Enschede
T: (053) 789 0 987
www.b-ware.nl
plagrand@b-ware.nl