BCT - The Document Store, één van de toonaangevende aanbieders van document management systemen, heeft onlangs Corsa/Factuur op de markt gebracht. Corsa/Factuur is een systeem dat de complete verwerking van facturen -van invoer tot en met betaling- afhandelt. Dankzij de koppeling met financiële en ERP-systemen worden de facturen ook meteen in de financiële administratie verwerkt en betaald.
De verwerking van binnenkomende facturen is een tijdrovend proces. Een middelgrote organisatie ontvangt jaarlijks al gauw enkele tienduizenden facturen, die allemaal handmatig ingeboekt, gecontroleerd en geaccordeerd moeten worden. De kans op fouten en vertragingen is erg groot. BCT - The Document Store heeft daarom Corsa/Factuur ontwikkeld, een systeem waarmee de afhandeling van facturen volledig geautomatiseerd wordt.
Binnenkomende facturen worden met behulp van een scanner eerst gedigitaliseerd. Het systeem zorgt ervoor dat de kwaliteit van het digitale plaatje automatisch geoptimaliseerd wordt. Vervolgens analyseert Corsa/Factuur de rekeningen met behulp van technieken als OCR, classificatie en data-extractie. In de praktijk blijkt, dat ruim 70 procent van de facturen door het systeem herkend wordt. Voor de afhandeling van de overige facturen wordt aanvullende informatie gevraagd. Die informatie kan het systeem overigens hergebruiken, zodat het systeem op den duur steeds meer facturen zonder tussenkomst van medewerkers herkent en verwerkt.
Na een vergelijking van de gegevens op de factuur met informatie uit bijvoorbeeld inkooporders, contracten of van de afdelingen goederenontvangst of magazijn, wordt de factuur met alle bijbehorende informatie en documenten elektronisch voor accordering naar de verantwoordelijken verstuurd. In het systeem kan zowel de workflow als de tijdsplanning voor de verwerking van facturen vastgelegd worden. Na accordering worden de gegevens naar het financiële of ERP-systeem doorgesluisd, waar de informatie in de financiële administratie wordt verwerkt en de betaling plaatsvindt. Tenslotte worden de facturen gearchiveerd.
Corsa/Factuur is aantrekkelijk voor elke organisatie die jaarlijks minimaal enkele duizenden facturen afhandelt. Met behulp van het systeem kunnen de gemiddelde kosten per factuur met zo'n 50 procent verminderd worden, met name omdat facturen een aanzienlijk kortere doorlooptijd krijgen. Een bijkomend voordeel is dat bijvoorbeeld betalingskortingen verkregen worden, terwijl door just-in-time betaling het leverancierskrediet optimaal benut wordt. In Corsa/Factuur zijn facturen en alle bijbehorende informatie voor iedereen altijd gemakkelijk terug te vinden. Het systeem biedt tenslotte volledige controle over inkoopnota's en de kans op fouten of fraude wordt aanzienlijk verkleind.
-----------
Noot voor de pers:
Meer informatie over BCT - The Document Store is te vinden op www.bct.nl. U kunt ook contact opnemen met Marc Charlier, productmanager Corsa/Factuur, telefoon: 046-4424545 of per e-mail: marc.charlier@bct.nl.
Perscontact: Theo Snijders, Wisse Kommunikatie, telefoon: 026-4431523 of per e-mail: theo.snijders@wisse-worldcom.nl.
Over BCT - The Document Store
BCT - The Document Store ontwikkelt al sinds 1989 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging, content management en workflow. Vanuit de ervaring met het automatiseren van de kantoorlogistiek ontwikkelde BCT het kennisconcept 'The Document Store'. Het modulair opgebouwde document management systeem Corsa is in dat concept de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, post, relaties en workflow. Corsa 7.1 voldoet aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 400 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 70 personen. In 2004 behaalde BCT een omzet van zo'n 10 miljoen euro.