Doel: voldoen aan nieuwe uniformiteitregelgeving
Apeldoorn, 10 januari 2005 --- Peregrine Systems, een toonaangevende leverancier van oplossingen voor asset en service management, komt met een reeks aanbevelingen op de vraag hoe wereldwijd opererende organisaties kunnen voldoen aan financiële en operationele uniformiteitregelgeving door het invoeren van een effectief beheer van de IT-infrastructuur.
De reikwijdte van IT asset management blijft doorgaans beperkt tot wat standaard informatie over het IT-bezit, zoals typeaanduiding, locaties en gebruikers. Door de recente uniformiteitwetgeving is de lat echter veel hoger komen liggen. Om te voldoen aan de strenge interne en wettelijke eisen is betere integratie tussen de afdelingen noodzakelijk. Zorgvuldiger business process automation, information sharing en application integration tussen IT en andere disciplines zoals inkoop, boekhouding en personeelszaken is vereist.
Omdat IT-bezittingen vaak een groot deel van het financiële bezit vormen van een organisatie is het cruciaal dat de onderneming de juiste waarde in de boeken vastlegt. Het efficiënt beheren van hardware, software en netwerkcomponenten helpt organisaties niet alleen om te voldoen aan de regelgeving en het in bedwang houden van kosten, maar maakt ze ook behendiger bij het nemen bij goed gedocumenteerde en snelle IT-beslissingen, volledig conform de marktbehoeften.
Met een IT asset management in gebruik voor het beheer van de volledige levenscyclus van een IT-bezitting - van budgettering tot aanschaf en van installatie tot het buiten gebruik stellen zal iedere verandering aan een IT-bezitting de basis vormen voor een accurate en altijd bijgewerkte financiële verslaglegging. Hierdoor kan het management beter de veiligheid en de conformiteit inschatten.
Dankzij meer dan 20 jaar ervaring op het gebied van technologische innovaties is Peregrine in staat om te komen met het onderstaande 10 stappenplan voor een beter IT asset management-beleid. Deze 10 stappen zijn onlangs online gepubliceerd in ‘Compliance Pipeline’.
Het 10 stappenplan voor IT Asset Management.
- Beoordeel de status van uw IT asset management praktijk Voer een gedegen onderzoek uit naar de status van het IT-bedrijfsmiddelenbeheer.
- Invoering van een asset management-oplossing Introduceer een asset management-oplossing voor de gehele levensduur, bijvoorbeeld met Peregrine Process Automation. Dat systeem integreert en deelt de informatie met het ERP-systeem, financiële administratie en personeelsbeleid. Daarnaast automatiseert het de processen voor request management, inkoop, facturatie, en betalingen.
- Verzeker u ervan dat bedrijfskritische processen functioneren Zorg voor overeenstemming tussen aanvragen en aankopen.
- Zorg voor het afstemmen van automatische betalingen Wanneer bezittingen zijn ontvangen moeten ze automatisch worden weggestreept tegen de aankooporder voor betaling. Dat vermindert extra handelingen bij het afstemmen van de handmatige verwerking.
- Voer een automatisch voorraadbeheer in Zorg ervoor dat de bedrijfsmiddelen automatisch worden geïnventariseerd en in een repository worden bijgehouden. Voor de meeste organisaties dient dit wekelijks of maandelijks te geschieden
- Breng de bedrijfsmiddelen volledig in kaart Breng alle bedrijfsmiddelen regelmatig in overeenstemming met de bedrijfsadministratie. Zo voorkomt u fouten, dubbele transacties en voldoet u aan de nieuwe eisen voor conformiteit
- Integreer bedrijfsmiddelen en processen van personeelsbeleid Synchroniseer de repository van de bedrijfsmiddelen met de database van Personeelsbeleid, zodanig dat de verblijfplaats van de medewerker, de verantwoordelijke voor het bedrijfsmiddeel en de kostenplaats nauwkeurig bekend zijn.
- Koppel bedrijfsmiddelen en boekhoudkundige processen Gebruik de asset management software om de financiële administratie bij te werken, elke keer als er een wijziging optreedt in de bedrijfsmiddelen. Voorbeeld: elke keer als een IT-component wordt aangeschaft en in werking gesteld moet automatisch de voorraad worden bijgesteld.
- Document critical IT assets Zorg ervoor dat IT-bedrijfsmiddelen die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering volledig zijn gedocumenteerd.
Daaronder de status van de hardware, software, beveiliging en wijzigingen.
- Integreer IT-bedrijfsmiddelen en service management Integreer
IT-bedrijfsmiddelen en service management. Dat geldt ook voor een change management system, dat alle wijzigingen documenteerd die worden aangebracht in bedrijfskritisache praktijken, waaronder die in het rekencentrum en in systemen daarbuiten.
Voor meer informatie over Peregrine Process Automation of andere asset en service management-oplossingen, kijk op www.peregrine.com.
Voor meer informatie:
Lubbers & De Jong B.V.
Peter Keijzer
Keizersgracht 219
1016 DV Amsterdam
t: (020) 421 05 65
e: peter@l-dj.nl