Een intranet kan voor human resource management (hrm) veel betekenen, maar in de praktijk stranden veel intranetprojecten als dure experimenten waar niemand meer naar omkijkt. Tijdens het seminar 'Van intranet naar Employee Information Portal' dat op maandag 23 juni in Media Plaza wordt gehouden, zullen managers samenkomen om van elkaar te leren hoe ze hun intranet weer leven inblazen.
Veel managers dachten jaren geleden dat een intranet heel soepel ingevoerd kon worden, waarna het snel een centrale rol zou vervullen binnen een organisatie. De praktijk wijst echter uit dat de ontwikkeling behoorlijk langzaam gaat, waarna het vervolgens gemakkelijk ergens strandt. Om de toepassing optimaal te benutten, moet je eerst een flinke investering in tijd en energie doen en hiervoor is het nodig dat het topmanagement daar het nut van inziet.
De e-hrm manager heeft een visie nodig op de mogelijkheden van intranet binnen de bedrijfsprocessen, omdat die zienswijze de potentiële innovatie bepaalt. Wat is er mogelijk en hoe motiveer je de medewerkers om meer gebruik te maken van een portal? Tijdens het seminar in Media Plaza zijn verschillende presentaties en praktische sessies waarin men daarover informatie kan krijgen en kan brainstormen over de toepassing binnen de eigen organisatie.
P&O groeit het snelst op intranet
Uit onderzoek van Twyntra Gudde blijkt dat P&O een van de snelst groeiende bedrijfsonderdelen is binnen intranetten. Dat komt door het gemak waarmee werknemers zelf zaken kunnen regelen, zoals het vastleggen van vakantiedagen en verhuizingen. Dat bespaart tijd van een P&O-medewerker en dus ook kosten, maar eigenlijk is de kostenbesparing die een intranet met zich mee kan brengen minder interessant dan de kennisbron die het kan zijn, als een soort ruggengraat van de organisatie.
Wanneer er een intranet is, kan men die al snel gebruiken voor personeelsmededelingen, online tests, opleidingsinformatie, een wie-is-wie en etiquettevoorschriften rond e-mailgebruik. Een volgende stap is het werven van personeel via vacaturesites of een cv-databank, waarbij heldere functie-omschrijvingen en competentieprofielen worden gegeven. Daarna kan men experimenteren met interactieve systemen zoals agendabeheer of het online samenwerken.
De laatste stap is het aansluiten van bedrijfsprocessen die ondersteund worden door CRM of ERP. Uiteindelijk kan zo een groot deel van de bestaande kennis in een organisatie worden hergebruikt. Met e-leeromgevingen kunnen medewerkers gemakkelijk met elkaar in contact komen en blijven. Het intranet zal in dat stadium waarschijnlijk een 'employee information portal' heten.
Acceptatie sneller zonder alternatieven
De acceptatie van intranet door werknemers gaat sneller wanneer de
(papieren) alternatieven niet meer aanwezig zijn. Een digitale telefoongids zal minder snel een succes zijn wanneer er nog een papieren versie in omloop is. En een declaratiesysteem via intranet zal maar door een paar mensen worden gehanteerd als de papieren versie ook nog steeds bestaat.
Meer tips en suggesties zullen op de dag worden gegeven door dagvoorzitter Hans van Grieken, stafdirecteur Center for Business Innovation van Cap Gemini Ernst & Young. Andere sprekers zijn bijvoorbeeld Rien van Adrichem van Rabobank Nederland en Roland Ch. Reffeltrath, voormalig directeur HR-IT Systems Europe, van Ahold.
Over Media Plaza
Media Plaza is de ICT-marktplaats van Nederland. Als onafhankelijke stichting streeft Media Plaza een versnelling van de toepassing van e-business binnen het bedrijfsleven en de overheid na. Voorlichting, seminars en congressen, interactieve maatwerkprogramma's, evenementen en workshops zijn de stimulerende instrumenten die Media Plaza hiervoor inzet. Onder het motto 'Van denken naar doen' legt Media Plaza de nuchtere feiten, de samenhang en de opportunities rond de praktische toepassing van ICT-technologie in bedrijfsprocessen bloot.