Schiphol-Rijk, 1 december 2016 –
In Person maakt gebruik van IntraOffice van
IntraData (onderdeel van de Solipsisgroep) voor volledige digitalisering van het uitzendproces, waaronder het digitaal rechtsgeldig ondertekenen van arbeidscontracten en overige documenten en het elektronisch archiveren hiervan. Na een persoonlijke intake hoeven flexkrachten niet meer fysiek langs te komen op een van de vestigingen. Zij kunnen het contract thuis, op de tablet of smartphone ondertekenen. In Person ziet IntraOffice als een onderscheidende tool om flexkrachten in een sterk competitieve markt beter en sneller aan zich te binden. In een wereld die steeds mobieler wordt is het belangrijk om flexkrachten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en snel te kunnen handelen.
In Person is uitgegroeid van klassiek uitzendbureau naar een specialist in flexibele arbeid met focus op in-house (70% van de omzet). In Person biedt hiervoor een breed portfolio van detacheren, uitzenden, mobiliteit tot en met recruitment. “De markt gaat goed, e-commerce gaat heel hard en ook het aantal medewerkers groeit gestaag”, aldus Ralph Hoogerhuis, financieel directeur bij In Person. “Op dit moment heeft In Person zo’n 250 mensen in dienst en gaat dit jaar naar verwachting de 160 miljoen euro omzet overstijgen. Een mooie groei, maar dit maakt het tevens belangrijk om steeds efficiënter te opereren. Dat kan alleen door op veel vlakken processen te automatiseren.” Dit was dan ook de aanleiding voor In Person om op zoek te gaan naar een oplossing voor het digitaal afhandelen van documenten in het uitzendproces. Hoogerhuis: “De markt vereist dit inmiddels en zonder automatisering is de efficiency en effectiviteit niet te waarborgen en verlies je de concurrentieslag. We zitten nu in de fase dat we bij tenders als serieuze speler worden meegenomen tussen de grotere partijen. We zijn trots dat we onlangs de RAI als organisatie hebben kunnen bijtekenen als nieuwe klant.”
Duidelijke business case
De business case voor In Person is duidelijk. Flexkrachten hoeven nog maar één keer op locatie te komen en dat is tijdens de intake. Hoogerhuis: “Wij hechten nog steeds veel waarde aan persoonlijk contact, dus deze eenmalige persoonlijke kennismaking houden we in stand, de rest van het uitzendproces is nu volledig gedigitaliseerd met IntraOffice. Ander voordeel is de digitale borging van documenten. Voorheen deden we alles handmatig. Nu beschikken we over een digitaal archief in plaats van hard copy op papier, waardoor de documenten nu altijd en overal digitaal beschikbaar zijn. Bovendien hebben we in één oogopslag inzichtelijk wat wel/niet op orde is. Hiervoor hoeven we niet meer een heel dossier door te spitten, wat altijd heel bewerkelijk was. Nog een pluspunt is de mogelijkheid van IntraOffice om met één handtekening meerdere documenten te kunnen ondertekenen.”
Bottom-up
Hoogerhuis is tevreden over de samenwerking met IntraData evenals over de kwaliteit van de IntraOffice-oplossing. “Het mooie is bovendien dat dit niet top-down is opgelegd, maar bottom-up vanuit verschillende wensen van onze vestigingen. Het allereerste contact met IntraData dateert alweer van een tijdje terug en verliep via een van onze medewerkers. Hij liep in zijn dagelijkse praktijk tegen een aantal zaken aan en uitte de wens om te komen tot een werkwijze die los van personen effectief en efficiënt is. We vonden in IntraData de juiste strategische partner.”
Voor de toekomst heeft In Person de wens om ook de dossiers van de eigen medewerkers te digitaliseren via het IntraOffice portal. “Ons hoofdkantoor zit in Enschede. Voor onze mensen in de Randstad, niet echt in de buurt. Digitalisering van hun dossiers betekent ook intern een efficiencyslag en snel kunnen schakelen”, aldus Hoogerhuis.
Goossen de Bruin, Managing Director van de Solipsisgroep:
“Verwerking op papier is duur, bewerkelijk, foutgevoelig en niet duurzaam. 100% papiervrij ontwikkelt zich als de nieuwe standaard.De implementatie en samenwerking met In Person is voorspoedig verlopen. De In Person organisatie is sterk groeiende waardoor de noodzaak tot innovatie en verbetering automatisch meegroeit. Verdere digitalisering van de procesafhandeling is dan snel de richting waaraan wordt gedacht om de zaken beter en efficiënter te regelen. Onze oplossing IntraOffice biedt hierin een concrete bouwsteen en is bovendien eenvoudig aan te sluiten op het bestaande klantproces. Door onze oplossing steeds meer als SaaS-dienst vanuit de Cloud te gaan leveren, kan implementatie steeds sneller en voordeliger worden aangeboden. Dit verlaagt de keuzedrempel voor nieuwe klanten.”
IntraOffice
IntraOffice maakt papieren communicatie 100% papiervrij. Documenten worden alleen nog digitaal uitgewisseld en daar waar handtekeningen nodig zijn, kan dit met de smartphone of tablet worden afgehandeld. Hiervoor wordt technologie toegepast die de rechtsgeldigheid van de handtekening waarborgt.
Over IntraData
IntraData BV is onderdeel van de Solipsisgroep en brengt sinds 1996 het documentmanagement systeem IntraOffice op de markt. Het is de eerste complete oplossing voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput. Het systeem kan zowel in licentievorm als in een SaaS- vorm worden ingezet. IntraOffice wordt dagelijks door meer dan 45.000 bedrijven gebruikt, die maandelijks meer dan 51 miljoen documenten verwerken. IntraOffice is actief in 7 landen en beschikbaar 7 in talen.
Bekijk ook het filmpje
IntraData is onderdeel van de Solipsisgroep, waartoe ook Solipsis, Holland House en Solipsis Managed Services behoren. Voor meer informatie: zie
www.intradata.nl,
www.solipsis.nl,
www.hollandhouse.com en
www.solipsismanagedservices.nl.
Noot voor de redactie:
Influx PR, Gerline van Wijnen, t. 055 3663034 of e-mail:
gerline@influx-pr.com