Renkum/Moordrecht, 1 juni 2016 - De GGZ organisatie Woonzorgnet heeft op dit moment zeven kleinschalige woonzorglocaties, en voorziet een doorgroei naar nog meer locaties. Ook de automatisering van belangrijke bedrijfsprocessen zoals roosteren en HR- en salarisverwerking moet daarin meegroeien. “Liever nog, het moet die groei mede mogelijk maken”, aldus Myrna Kusters, HR manager van Woonzorgnet. “Omdat we flexibel willen kunnen blijven inspelen op de dienstverlening die nodig is. En onze medewerkers moeten zich vooral kunnen focussen op de zorg voor hun groep bewoners. Op die bewoner, met zijn zorgvraag, moet uiteindelijk de personeelsinzet worden afgestemd.”
Vorig jaar besloot de organisatie daarom over te stappen van de Aysist6 roostersoftware naar het nieuwe Aysist7 in de Cloud. “Want Aysist7 blijkt nog gebruiksvriendelijker, is sneller en is toegankelijker voor de medewerkers via het medewerkerportaal en de App”, zo verklaart Myrna Kusters.
Tegelijkertijd stapte de organisatie over naar AFAS HRM Payroll voor de HR- en salarisadministratie. Aysist en AFAS koppelen naadloos, zodat alle data geautomatiseerd wordt uitgewisseld. Inmiddels zijn beide systemen geïmplementeerd, en heeft Ayton Woonzorgnet ondersteund bij het optimaliseren van de roostermethodiek en het opstellen van roosterprocedures.
Toegankelijk en efficiënt
Myrna Kusters legt uit dat de organisatie werkt met kleine teams, die ze optimaal willen ondersteunen. “Dan moet je de basisprocessen zo eenvoudig en efficiënt mogelijk maken. Roosteren is zo’n proces. We werkten al met de Aysist6 roostersoftware, maar nu hebben onze medewerkers met Aysist7 op elk gewenst moment toegang tot hun rooster, om diensten te kunnen inzien, accorderen, aanpassen etc. Ons beleid is er dan ook op gericht om medewerkers meer zelfregie te geven. Maar dat betekent ook, dat ze meer verantwoordelijkheid krijgen, dus zelf hun beschikbaarheid moeten opgeven, hun uren moeten controleren en verlofuren moeten afbouwen. De praktijk leert ons, dat ze dat graag doen, want ze maken enthousiast gebruik van het medewerkerportaal en de App.” Een van de gebruikers geeft een voorbeeld: “Als roosteraar binnen Woonzorgnet kreeg ik voorheen dagelijks de volgende vragen van medewerkers: hoe veel verlofuren heb ik nog, hoe ziet mijn rooster er volgende week uit, ik wil verlof aanvragen etc. etc. En nu krijg ik deze vragen niet of nauwelijks meer. Medewerkers kunnen deze informatie zelf raadplegen in de app of het medewerkerportaal. Op ieder moment van de dag zijn in de App of het medewerkerportaal heel snel de actuele gegevens, zoals rooster en verlofuren te raadplegen.”
Focus op Zorg in plaats van ICT
Myrna geeft aan dat de keuzes voor de nieuwe systeemondersteuningen dus ook zijn gemaakt met het oog op de groei die de organisatie wil doormaken. “Met Aysist7 kunnen we flexibeler inspelen op veranderingen, nu en in de toekomst; zowel als het gaat om de ondersteuning die we onze medewerkers willen bieden, als bijvoorbeeld het verkrijgen van real-time rapportages via databaseviews en exports naar Excel.
Vanuit de Cloud is het systeem efficiënt en veilig ingericht, ook qua technisch beheer en onderhoud. Aysist is volledig webbased en biedt in een SaaS omgeving (Software as a Service) overal toegang, op elk device. Het enige wat je nodig hebt is een browser, zodat technisch beheer en bijvoorbeeld updates bij ons veel minder tijd kosten. Onze focus willen we immers niet richten op ICT, maar vooral op onze dienstverlening.”
Integratie en connectiviteit van Aysist7 met het AFAS HRM Payroll systeem
Zo eenvoudig als alle functionaliteiten zijn ontsloten voor de gebruikers, zo geavanceerd verwerkt het systeem alle veranderingen in het planningsproces, en communiceert het met andere systemen. De API en VPN verbindingen in de Cloud zorgen voor veilige integratie met AFAS en voor gegarandeerde privacy bescherming. Aysist boekt alle uren, ook die in- en uit zijn geleend, op de kostenplaatsen waar is gewerkt en levert de gegevens direct aan bij het AFAS-salarissysteem voor de juiste verloning.
Woonzorgnet
Woonzorgnet is een middelgrote zorgaanbieder die in kleinschalige woonvoorzieningen mensen met een GGZ indicatie ondersteunt bij wonen, sociale relaties, werken en zinvolle dagbesteding. Wij zijn een erkende private zorgonderneming die haar diensten 24 uur per dag aanbiedt. Ons motto is “jezelf zijn”. Iedere bewoner met zijn eigen verhaal en de daarbij behorende ondersteuningsvragen. Daaromheen creëren we samen met de bewoner een zo prettig mogelijke en uitnodigende leef/woonsituatie. Men kan ook doorstromen naar een meer zelfstandige woonplek, waarbij men nog wel ambulante begeleiding vanuit Woonzorgnet krijgt. Op dit moment hebben wij locaties in Renkum, Nunspeet, Rheden, Arnhem, Silvolde en Nijmegen. De locaties verschillen allen van karakter, ligging en sfeer, waarmee we hopen iedereen een plek aan te kunnen bieden waar hij of zij zich thuis voelt. www.woonzorgnet.nl
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist® software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Voor meer informatie:
Ayton, Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton.
Mail
info@ayton.nl Tel. (0182) 377222