83 procent van Nederlandse managers ergert zich aan declaraties van medewerkers

Amsterdam, 13 oktober 2015 – Maar liefst 83 procent van de Nederlandse managers vindt dat zakelijk declareren veel onnodige problemen veroorzaakt. Dat blijkt uit een landelijk declaratieonderzoek van marktonderzoeksbureau DirectResearch dat in augustus en september 2015 werd uitgevoerd onder meer dan 1000 managers van grote, middelgrote en kleinere organisaties. Maar waar liggen dan precies de problemen?

Ergernis is het meest voorkomende gevoel dat Nederlandse managers associëren met de declaraties van hun medewerkers. Slechts 17 procent van hen vindt het geen probleem als er weer een stapel bonnetjes op hun bureau belandt met het verzoek die zo snel mogelijk te accorderen. De overige 83 procent stoort zich aan allerlei ontbrekende informatie, onjuistheden, fouten en misverstanden. Declaraties blijken regelmatig met privé-uitgaven verward te worden, met vermoedens van fraude, nodeloze discussies en tijdverlies als gevolg. Meer dan de helft van de respondenten maakt regelmatig mee dat de declaraties niet volledig zijn, omdat er bijvoorbeeld bonnetjes ontbreken.

Declaratiefraude en ontslag
Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers van de ondervraagde managers gemiddeld ruim €165,- per week declareren. Per jaar is dat, met aftrek van vakanties, bijna €8000,- per persoon. Uitzonderlijk veel respons krijgt de onderzoeksvraag naar de vervelendste ervaringen van managers. Hier worden zaken genoemd als ontbrekende bonnetjes en het declareren van zeer kleine bedragen van bijvoorbeeld 30 eurocent. Maar ook worden meer ernstige klachten genoemd, zoals het declareren van een kilometervergoeding voor niet gemaakte ritten, wat reden is voor ontslag op staande voet. Ook storen managers zich aan het feit dat er zakelijke diners worden gedeclareerd op verjaardagen van medewerkers, wat een sterke indicatie is dat het om diners met familie of vrienden gaat. Verder klagen managers over het declareren van vliegreizen door medewerkers die achteraf met de eigen auto gereisd blijken te hebben. Ten slotte worden ook regelmatig dure lunches gedeclareerd, die achteraf slechts uit een hamburger en een biertje blijken te bestaan.

Ergernissen en tijdsverlies
Als gevolg van de ergernissen bij declaraties belandt bijna de helft van de managers tegen wil en dank in discussies met medewerkers over de noodzaak of de hoogte van hun declaraties. Een kwart van de declaraties blijkt niet volgens de richtlijnen te worden ingediend. Ook zijn er nog tal van andere ergernissen, zoals het tijdsbeslag van de controle en te laat ingeleverde declaraties. Concluderend kunnen organisaties een enorme besparing van tijd en ergernissen realiseren met een moderne oplossing die het arbeidsintensieve en fraudegevoelige declaratieproces met bonnetjes vervangt. 
 
De whitepaper met het volledige onderzoek kan hier gedownload worden.


Noot voor de redactie
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Yvo Gortemaker (Simpled Card, yvo@globalorange.nl) en Kim Boom (Elsevier Media Lab, kim.boom@reedbusiness.nl).

###

Over Simpled Card
Simpled Card is een unieke online dienst waarmee bedrijven zelf internationaal geaccepteerde betaalpassen kunnen uitgeven en beheren. Deze oplossing is ideaal voor vaste of tijdelijke medewerkers of cliënten die zakelijke uitgaven moeten doen. Het systeem vervangt de fysieke kleine kas en voorkomt arbeidsintensieve en fraudegevoelige declaratie verwerking. Het in gebruik nemen van een betaalpas en het instellen van een pincode en de bestedingslimiet is binnen minuten geregeld in plaats van in dagen of weken. De Simpled Card is direct wereldwijd als een reguliere pinpas of creditcard te gebruiken zonder toetsing of het invullen van formulieren.

# # #

Dit persbericht en aanvullend beeldmateriaal is ook online te vinden.

Meer informatie voor de pers:

Lubbers De Jong

Onno Louwen
T 020 2050 429
E onno@lubberdejong.nl

Simpled Card
Yvo Gortemaker
Haarlemmerstraat 124, 1013 EX Amsterdam
T 020 624 2152
E yvo@globalorange.nl