De Posten: Zelf Organiseren met ondersteuning van Aysist planningssoftware

Enschede/Moordrecht, 6 juli 2015

Teams van De Posten ‘Op weg naar Zelf Organiseren’
Sinds 2013 is de Twentse zorgorganisatie De Posten gestart met het transitieproces ‘Op weg naar Zelf Organiseren’. Om nog beter gebruik te kunnen maken van de expertise van de medewerkers zelf. En hen aan te zetten tot meer proactieve inbreng, om uiteindelijk de zorg nog beter af te kunnen stemmen op de cliënten. “Tot die tijd werd dat ook niet van medewerkers gevraagd” zo verklaart Eugenie Gosselink, projectleider Zelf Organiseren bij De Posten. “Ons systeem was daar ook niet op ingericht; die zorg leveren die de cliënt nodig heeft, binnen het gegeven budget, dat was de verantwoordelijkheid van het management. Maar hoe laag wil je die verantwoordingen nu gaan leggen? Hoe stuur je dat aan?
We besloten dat medewerkers en teamleiders veel meer de regie moesten kunnen, en ook moesten gaan nemen over hun eigen werk. Maar we realiseerden ons terdege, dat dat heel andere vaardigheden van hen vergt. En dat je

ze daartoe echt alle voorwaarden en middelen moet bieden. Met opleidingen, afspraken en softwareondersteuning bijvoorbeeld. Maar je zult ook de kaders moeten aangeven. Zo krijgt met name het planningsproces een centrale rol; welke zorg heeft mijn cliënt nodig, en wie gaat dat doen, op welk moment? En hoe krijg je inzicht in de kosten daarvan? Ook dat traject moest parallel lopen met de overgang naar Zelf Organiseren. Ayton heeft ons bij die keuzes geadviseerd en begeleid zowel qua methodiek als qua automatisering met de Aysist software.”

Cultuuromslag
De Posten stond dus voor het realiseren van een belangrijke cultuuromslag. Zelf Organiseren geldt voor iedereen, dus zowel de thuiszorg als de intramurale zorg als de ondersteunende diensten. Eugenie vertelt dat het transitieproces nog in volle gang is, en dat ze gaandeweg als projectteam de centrale teugels meer hebben laten vieren en de focus nu hebben verlegd naar teamcoaching. Ook omdat de verschillen per afdeling groot blijken. “Qua betrokkenheid bij de cliënten zat het binnen De Posten altijd al goed, zo wist de directie. Dat was een belangrijk vertrekpunt. Wij hebben het doel aangegeven van het Zelf Organiseren, maar de medewerkers en teamleiders kiezen nu zelf hun weg en we laten ze vooral zelf de mogelijkheden ontdekken. We zijn gestart in 2013 en langzaamaan beginnen medewerkers en managers hun rollen binnen het team en de mogelijkheden te ontdekken. En zien ze de voordelen die dat biedt voor cliënten, maar ook voor zichzelf. Eén team vergeleek de verhouding teamleider en team binnen het traject Zelf Organiseren heel treffend als het leren fietsen zonder zijwieltjes. Het is een andere manier van betrokkenheid en trots zijn op je eigen werk.”

Capaciteitsplanning en flexibilisering op teamniveau:
verbetering cliënt- en medewerkertevredenheid en kostenbewustzijn
Om continuïteit en kwaliteit van de zorg te kunnen waarborgen, is er als basis een goed rooster nodig, binnen het beschikbare budget. Dat geldt ook voor de opvang van roosterverstoringen, met het eigen team of de flexpool. Ook dat moeten de medewerkers met hun afdelingen en teams nu zelf gaan organiseren. “Dat kun je ze niet in één middag aanleren. Integendeel. Daar nemen dus ook we de tijd voor. Maar de essentie is dat je iedereen betrekt bij het planningsproces, zowel bij de totstandkoming van het rooster, als de uitvoering en verantwoording. Software-ondersteuning en een eenvoudige toegang tot die software is daarbij onontbeerlijk.
Die software maakt het ook mogelijk dat we nu gaan roosteren en flexibiliseren op basis van capaciteitsplanning. Je verandert van aanbodgericht naar vraaggericht roosteren, en je laat de medewerkers als expert bepalen hoe de cliëntvraag het best kan worden ingevuld. Dan sla je drie vliegen in één klap; zowel de cliënttevredenheid als de medewerkertevredenheid neemt toe, en tegelijkertijd worden medewerkers zich veel bewuster van de kosten.”

Desgevraagd licht Eugenie graag toe hoe ze capaciteitsplanning (gaan) inbedden in het hele bedrijfsproces. “Hierin begeleidt Ayton ons. Zij hebben de methodiek aangedragen om vraaggericht te kunnen roosteren en om de zorgvraag ook echt in kaart te brengen. Wat heeft de cliënt nodig aan uren en wat kost dat? Welke diensten en welke functieniveau’s zet ik in om te voldoen aan die vraag? In de Aysist software kun je allerlei scenario’s invoeren en zo krijg je precies te zien waar de knelpunten zitten. En naast het wenselijke scenario geeft de Aysist software ook aan, wat er begroot is voor het betreffende team. Dan heb je dus vooraf al de benodigde informatie om bij te kunnen sturen.”
Het team zet vervolgens met behulp van de software de diensten om in een basisrooster. Vooraf hebben medewerkers hun wensen en voorkeuren al ingegeven, en daar houdt het systeem rekening mee. Diensten die dan ‘overblijven’, kunnen ze samen bespreken en invullen. Medewerkers worden vanaf het begin dus betrokken bij het opstellen van hun eigen rooster.
“Dat zijn belangrijke gesprekken vooraf”, zo benadrukt Eugenie. “Ook omdat de niet-direct zorg-gerelateerde uren aan de orde komen, zoals overleg en trainingen bijvoorbeeld. Dan ontstaan er echt nieuwe inzichten.”

Over koffie- en rookpauzes en ‘gluren bij de buren’
Eugenie geeft een sprekend voorbeeld. “Binnen één team werd ineens duidelijk wat de koffie- en rookpauzes werkelijk kosten, in termen van tijd en geld. Dat liep in de duizenden euro’s per jaar. Zoiets wordt dan binnen het team ineens beter bespreekbaar op grond van bepaalde scenario’s. Samen bepalen ze hoe ze dat aanpakken en samen maken ze keuzes, waar ze allemaal achter kunnen staan. En de ervaring leert nu al, dat ze daarbij vooral blijven kijken naar het belang en de zorgvraag van hun cliënten.”
De Posten wil ook graag, dat teams onderling gaan samenwerken qua roostering. De

eerste duoteams zijn samengesteld. “Daarmee voorkom je over- en ondercapaciteit, en wordt je veel flexibeler qua planning. Nu sturen we dat nog aan, maar dat zal steeds vaker op eigen initiatief van de teams moeten gaan gebeuren.”

Invoering stap voor stap
De Posten zet het traject structureel voort, maar wel stapsgewijs, omdat alle planningsaspecten en –mogelijkheden nog geen vanzelfsprekende keuzes zijn binnen de teams. Eugenie: “We zien echter steeds meer verrassende initiatieven. Ook de administratie bijvoorbeeld vult haar rol heel anders in dan voorheen. Ze gaan langs bij teams om ze te helpen bij het inzichtelijk maken van kosten, of tippen hoe herindicaties kunnen worden aangevraagd, als extra zorg nodig is. Al die voorbeelden blijven we met elkaar delen, in gesprekken en centraal met het magazine ‘ZO, Op weg naar Zelf Organiseren’. Want open communicatie blijft heel belangrijk in dit proces.”

Eugenie Gosselink is projectleider van het transitieproces ‘Op weg naar Zelf Organiseren’, en hoofd van de afdeling Personeel & Organisatie van de Posten.

De Posten
De Posten is een organisatie die senioren ondersteunt op het gebied van zorg, wonen en welzijn. Het aanbod omvat allerlei soorten zorg, variërend van huishoudelijke zorg, persoonlijke verzorging en verpleging bij u thuis tot intensieve verpleeghuiszorg en dementie- en geriatrische revalidatiezorg in het zorgcentrum. Ook tijdelijke opname, reactivering en dagopvang behoren tot de mogelijkheden. www.deposten.nl

Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist^®

software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl

Voor meer informatie:

Ayton, Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton.
Mail info@ayton.nl Tel. (0182) 377222

De Posten: Zelf Organiseren met ondersteuning van Aysist planningssoftware

“Leren fietsen zonder zijwieltjes”