De gemeente Utrecht kiest voor Rostar CAS van
Paralax Planning Solutions om de piketdiensten van de afdeling Communicatie en betrokken medewerkers in te plannen. Een goede planning en overzicht van deze piketdiensten zijn belangrijk, zodat iedere betrokkene van de gemeente tijdens een crisis weet wie waar verantwoordelijk voor is. Ook wordt de vakantieplanning van de afdeling Communicatie voortaan via het nieuwe systeem ingepland.
Voorheen werden zowel de piketdiensten als de vakantieplanning bijgehouden in Excel. Tijdens een recente crisis bleek echter dat deze manier van werken gevoelig is voor fouten, omdat niet duidelijk was wie er bereikbaar was. Dit vormde de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuw planningssysteem voor de afdeling Communicatie.
“Weten wie welke verantwoordelijkheden heeft en wie bereikbaar is tijdens een crisis. Dat is essentieel voor een stad als Utrecht. Om hier een juist overzicht van te krijgen is goede planningssoftware noodzakelijk”, zegt Annita van Prooijen, Coördinator Crisis Communicatie bij de gemeente Utrecht. “Paralax heeft Rostar CAS helemaal op maat ingericht, passend bij onze eisen en wensen. Er was een behoorlijke tijdsdruk omdat we het systeem in slechts twee maanden live wilden hebben. De implementatie verliep echter heel vlot en Paralax dacht goed met ons mee.”
De gemeente wilde een systeem waarin medewerkers zelf hun verlof kunnen aanvragen en inzien en waarmee piketdiensten kunnen worden gepland.
“In tegenstelling tot traditionele personeelsplanning, plant de communicatieafdeling van de Gemeente Utrecht dus niet de werkuren in Rostar CAS, maar de rollen die medewerkers hebben op bepaalde momenten. Omdat het geen reguliere personeelsplanning betreft moest het gevraagde systeem op maat worden ingericht. Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om per persoon meerdere keren te worden ingepland in het systeem voor verschillende verantwoordelijkheden”, legt Martin Dullemond, Senior Implementation Consultant bij Paralax, uit. “Ook druiste de lengte van een piketdienst in tegen de cao-voorwaarden die standaard in de software zijn verwerkt. Dit soort zaken vergden behoorlijk wat aanpassingen onder de motorkap van Rostar CAS. Een mooie uitdaging die we graag zijn aangegaan.
De nieuwe software wordt als SaaS-oplossing afgenomen door de gemeente Utrecht. In totaal zal de verlofplanning van alle 80 medewerkers van de afdeling Communicatie worden gepland met de nieuwe software. De planning van de piketdiensten en bereikbaarheid gebeurt voor 32 personen. Momenteel bekijkt de gemeente Utrecht of de inzet van Rostar CAS kan worden uitgebreid naar andere domeinen zoals gemeentereiniging, afvalverwerking en bijzondere opsporingsambtenaren.