“Met Aysist® verbetert de efficiency en we hebben real-time inzicht in kosten, uren en werkelijke inzet en kunnen dus tijdig en verantwoord bijsturen”
Arnhem/Moordrecht, 24 april 2015
Stumass, Capito Wonen en IVA Wonen zijn drie zusterorganisaties die allen jongeren en (jong) volwassenen met autisme begeleiden. Stumass helpt HBO- en WO-studenten met autisme om succesvol te studeren en begeleidt hen naar zelfstandig wonen. Capito Wonen richt zich op MBO’ers met autisme en IVA Wonen biedt woonbegeleiding en jobcoaching aan (jong) volwassenen. De 200 medewerkers bieden hun cliënten een beschermde woon- en studeeromgeving in zo’n 50 (studenten) huizen. Elk huis wordt zelfstandig gerund door woonbegeleiders. Als zelfsturend team hebben deze woonbegeleiders allerlei verantwoordelijkheden, waaronder ook het roosteren. “De maandelijkse administratieve verwerking van gewerkte uren, en dus ook de verloning, kost ons onnodig veel tijd en geld”, aldus Johan Veenman, directeur van Stumass, Capito Wonen en IVA Wonen. “We zochten dus een salarispakket, om dat te automatiseren. Maar geen enkel pakket sloot aan op onze roosterplanning. Omdat we daarnaast in deze transitietijd ook genoodzaakt zijn om de personeelsinzet nog beter af te stemmen op de zorgvraag, hebben we besloten tegelijkertijd de planning te automatiseren, maar dan wel geïntegreerd met de salarisadministratie. Bij de keuze voor de Aysist
® planningssoftware van Ayton was doorslaggevend, dat zij niet alleen kunnen koppelen met het salarispakket, maar ook met ons financiële pakket. En in de nabije toekomst ook met ons eigen ontwikkelde cliëntsysteem Dotto. Zo slaan we wel heel veel efficiency-vliegen in één klap.” Johan Veenman licht toe welke voordelen en besparingen hij verwacht.
Koppelingen met Accountview: zorgvuldige facturering en real-time inzicht
“Onze huizen liggen verspreid over Nederland en dus in verschillende gemeenten. Dat betekent sinds begin dit jaar evenzoveel noodzakelijke splitsingen van kosten om zorgvuldig per gemeente te kunnen factureren, zodat een continue inkomstenstroom gewaarborgd is. Het is dus essentieel om de kosten daar te boeken waar ze zijn gemaakt en dat is precies wat Aysist
® doet. De financieel gestuurde software zorgt er voor dat de kosten de inzet en de medewerker volgt. En die gegevens worden rechtstreeks aangeleverd aan ons financiële systeem Accountview. Dat scheelt ons enorm veel tijd; zowel qua controle, als administratief en organisatorisch, en bovendien neemt de foutmarge aanzienlijk af. Het grote voordeel daarbij is, dat Aysist
® werkt op real-time basis. We hebben dus op elk moment volledig inzicht in gewerkte uren en de kosten. Per gemeente, kostenplaats of huis. Hierdoor kunnen we tijdig én verantwoord bijsturen waar nodig. Ook de teams zelf hebben straks inzicht hoe ze er financieel voor staan. Dat past in ons streven om de verantwoordelijkheden bij de teams zelf te leggen.”
Koppeling met salarissysteem: kosten salarisstrook met meer dan de helft omlaag
De oorspronkelijke aanleiding van alle veranderingen die gaan plaatsvinden in de organisatie, was het tijdrovende werk om elke maand weer de juiste salarisstrook te produceren. Denk aan registratie, controle en het vergaren en verwerken van al die gegevens. Veenman: “Nu borgen we dat hele proces real-time in Aysist
®, en door de koppeling met het salarispakket worden straks automatisch de werkelijk gewerkte uren aangeleverd aan de salarisadministratie voor een juiste verloning. Zo kunnen we de kosten voor een salarisstrook terugbrengen met meer dan de helft. Elke maand weer!”
Meer zelfregie voor zelfsturende teams
De werkwijze van Stumass, Capito Wonen en IVA Wonen is gericht op zelfstandigheid en zelfsturing van individuele medewerkers in het teamverband. Verantwoordelijkheden liggen daarom zo dicht mogelijk bij degene die de betreffende werkzaamheden uitvoert. Veenman geeft aan dat je als organisatie daar wel de wel de juiste voorwaarden voor moet scheppen en de middelen moet aanreiken. “Dat is ook het enige top-down aspect”, aldus Johan Veenman. “Medewerkers gaan vervolgens zelf aan de slag met de tools die wij ze bieden. En daar is Aysist
® een mooi voorbeeld van met het Medewerkerportaal en de Mobile App. De teams blijven zelf roosteren, maar elke medewerker kan straks ook op elk gewenst moment online zijn rooster inzien, gewerkte diensten controleren, inschrijven op diensten en eigen beschikbaarheid aangeven. Zo houden ze een optimale regie over hun werk-privé balans. En de software ondersteunt ze bij dit hele proces van vraag en aanbod, zodat de cliënt precies de zorg krijgt die hij nodig heeft.”
Nabije toekomst: koppeling met cliëntsysteem Dotto
Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod vergt ook een nauwgezette registratie van de zorgvraag. Zeker nu de indicering van cliënten is gewijzigd en op verschillende niveaus plaatsvindt. Al eerder hebben de organisaties daarom zelf een cliëntsysteem ontwikkeld, wat nauwkeurig de zorgvraag in kaart brengt. “Er was geen systeem te vinden, dat aansloot op onze werkwijze, dus hebben we het omgedraaid en Dotto ontwikkeld, een systeem dat wel past,” zo stelt Veenman pragmatisch. “En we zijn er van overtuigd dat dit ook voor andere organisaties ingezet kan worden. We hebben met Ayton al gesproken over de koppelingsmogelijkheden met Aysist
®. Dan zullen we nog betere afstemming tussen vraag en aanbod kunnen realiseren en dit nog beter kunnen monitoren. Dan zijn we toekomstproof ingericht om nog verder te kunnen groeien en nog meer jongeren met autisme een passende woon- en leeromgeving te kunnen bieden.”
Stumass, Capito Wonen en IVA Wonen
Stumass is in 2009 opgericht voor jongeren met autisme die studeren aan het HBO of WO. Stumass helpt deze studenten om succesvol te studeren en begeleidt hen naar zelfstandig wonen. Door grote vraag van MBO’ers met autisme zag Capito Wonen enkele jaren later het levenslicht. Twee jaar geleden kwam IVA Wonen er als derde organisatie bij. IVA Wonen biedt de unieke combinatie van woonbegeleiding en jobcaoching in één. Inmiddels zijn er landelijk meer dan 50 huizen en werken er ruim 200 medewerkers bij de drie organisaties. www.stumass.nl www.capitowonen.nl www.ivawonen.nl
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist® software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Voor meer informatie: Ayton, Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton.
Mail
info@ayton.nl Tel. (0182) 377222