Administratieve taken slokken twee van de vijf werkdagen per week op
Administratieve taken die niet tot de kerntaken behoren, kosten managers gemiddeld zo’n twee dagen in de week. Dat blijkt uit het onderzoek ‘The State of Work’ van Lawless Research in opdracht van ServiceNow onder 915 managers in de VS en Europa. Het onderzoek toont aan dat de tijd die wordt gespendeerd aan administratie een negatief effect heeft op de productiviteit van medewerkers.
De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek worden hieronder weergegeven.
Administratief werk kost 15 uur per week
Negen op de tien managers besteden tijd aan administratieve processen die niet tot hun kerntaken behoren, zoals het verstrekken van status-updates, het invullen van formulieren, het indienen van interne verzoeken en het updaten van spreadsheets.
Gemiddeld spenderen managers 15 uur per week aan administratie. De helft van de ondervraagden geeft aan dat ze hierdoor minder tijd kunnen besteden aan strategische initiatieven.
Interne processen zijn complex en leunen zwaar op e-mail, telefoontjes en persoonlijk contact
In de meeste organisaties zijn interne processen nog amper gestroomlijnd. Voor het indienen van interne verzoeken aan bijvoorbeeld IT, HR of de inkoopafdeling vertrouwt 80% van de organisaties nog op e-mail, telefoon of een persoonlijk bezoek aan de afdeling om een verzoek in te dienen. E-mail wordt het vaakst gebruikt voor het aanmaken van een inkoopnummer (53%) en het aanmelden van nieuwe medewerkers (46%). Iets minder dan de helft van de ondervraagden (44%) geeft aan dat e-mail en spreadsheets de productiviteit verlagen.
Afdelingen zijn sterk van elkaar afhankelijk
Ruim negen op de tien ondervraagden geven aan dat hun productiviteit afhankelijk is van de snelheid waarmee andere afdelingen de diensten leveren die ze nodig hebben. Managers die een nieuwe medewerker willen aanmelden hebben daarvoor gemiddeld vier verschillende afdelingen nodig. Een derde van de respondenten geeft zelfs aan dat hier vijf tot tien afdelingen bij betrokken zijn.
Behoefte aan betere tools
Driekwart van de managers heeft behoefte aan tools die bedrijfsprocessen ondersteunen die net zo eenvoudig zijn als de self-service platformen die ze thuis gebruiken, zoals Amazon, OpenTable en FedEx. Negen op de tien managers geven zelfs aan dat het automatiseren van hun werkprocessen hen productiever zou maken.
“Dit onderzoek geeft een doorkijkje naar de toekomst van werk”, aldus Dave Wright, Vice President of Strategy bij ServiceNow. “We maken een ontwikkeling door van persoonlijke productiviteitstools naar online automation voor het ondersteunen van interne bedrijfsprocessen. Early adopters maken hier al gebruik van: ongeveer één op de tien bedrijven gebruikt al online apps voor het automatiseren van interne processen, waarmee verzoeken kunnen worden ingediend, toegewezen aan de juiste personen, gemonitord en afgehandeld.”