Leiden/Moordrecht, 20 februari 2015
De uitdaging
De roosters van medewerkers en cliëntafspraken op elkaar afstemmen is voor veel zorgorganisaties een uitdaging. Zeker op het moment dat professionals zelf afspraken met cliënten maken zoals veel gebeurt in de GGZ. Dan is het vaak niet duidelijk wie er beschikbaar is, wanneer iemand uitvalt door bijvoorbeeld ziekte. Efficiënter plannen en meer inzicht krijgen in de knelpunten vraagt dan om slimme digitalisering van processen. Dat is mogelijk met de geïntegreerde oplossingen van Ayton en helpLine.
Een gezamenlijke oplossing
Aysist® van Ayton is een roosterplanningsoplossing met speciale functionaliteiten voor de zorgmarkt, waaronder capaciteitsplanning en financieel gestuurde rooster- en flexplanning. helpLine biedt met Careware een oplossing om (ambulante) medewerkers optimaal te ondersteunen bij hun werk. Met de Careware app hebben zij direct inzicht in hun actuele planning. Ook doen zij met één tik op het scherm van een tablet of smartphone aan
real time tijdsregistratie.
De functionaliteiten van de systemen vullen elkaar goed aan. Ook hebben Ayton en helpLine dezelfde visie op digitalisering. Deze visie is gebaseerd op een procesgerichte benadering waarbij de processen en een logische flow essentieel zijn. Systemen zijn daarbij faciliterend. Bijvoorbeeld om het management te voorzien van real time sturingsinformatie, de kwaliteit en service te verhogen en het bieden van prettige werkomstandigheden aan medewerkers.
Het gezamenlijk aanbieden van een digitaliseringsoplossing voor roosteren, plannen, registreren en administreren resulteert in twee koppelingen voor de volgende processen:
1. Roosteren, plannen en registreren
De roosters van medewerkers stromen vanuit Aysist
® real-time door naar Careware. Deze roosters gebruikt Careware voor het inplannen van afspraken met cliënten. Uitzonderingen op het rooster zoals ziekte en verlof stromen ook direct vanuit Aysist
® door naar Careware. De planning en daadwerkelijke zorgverlening wordt vervolgens in Careware geregistreerd.
2. Administratie van uren en salaris
De tweede koppeling laat alle tijdregistraties uit Careware terugstromen naar Aysist. Hierdoor worden de roosters geüpdatet en ook de gewerkte uren en verloftellingen automatisch verwerkt. De gegevens staan zo direct goed voor de salaris- en financiële administratie.
De oplossing in de praktijk: RIBW ZWWF
“We werken veel efficiënter en realiseren een hogere productie, zonder dat dit ten koste gaat van de cliënt”
Aantal gebruikers: ruim 400
Verzorgingsgebied: Zaanstreek, Waterland en West-Friesland
Dienstverlening: ambulante begeleiding, beschermd wonen en digitale begeleiding
Bij de GGZ-instelling RIBW ZWWF is de gezamenlijke oplossing van Ayton en helpLine als eerste geïmplementeerd. Hoofd P&O van RIBW ZWWF Ingrid Rempt-Leijendekker: “De effectiviteit en dus productiviteit van de medewerkers was voor ons niet inzichtelijk genoeg. Het maken van roosters en afspraken met cliënten en de registratie daarvan in verschillende systemen, deden onze professionals namelijk altijd zelf. Door nu de specifieke zorgvraag van de cliënt en het gewenste moment van de zorg automatisch te koppelen met de roosters wordt een match gemaakt met de juiste professional.
Hierdoor werken we inmiddels veel efficiënter en realiseren we een hogere productie zonder dat dit ten koste gaat van de cliënt. Door slimme routeplanning levert het ons ook een besparing op in reiskosten. Bovendien boeken we winst bij de salarisafhandeling. Alles gaat in één keer via de app. Dat geldt voor zowel het plannen, de registratie van gemaakte uren, de facturatie als voor de kilometerregistratie die nu automatisch bij de salarisadministratie binnenstromen.”
Deze efficiencyslagen blijken een pre voor de organisatie. Rempt-Leijendekker: “Door bezuinigingen in de zorg wordt er meer van onze medewerkers verlangd, daar moeten wij als organisatie wel iets tegenover zetten. Dat is nu gelukt doordat we ook de administratieve lasten voor de medewerkers zelf verlaagd hebben.”
De voordelen van de gezamenlijke oplossing:
- Ondersteunt het volledige proces van roosteren, plannen en administreren met behoud van flexibiliteit: ook op last minute wijzigingen kan nu worden geanticipeerd.
- Alle koppelingen zijn real time op basis van webservices.
- Alle informatie die onderling wordt uitgewisseld in Aysist en Careware is volledig gestandaardiseerd en de dataconsistentie over en weer wordt continu bewaakt.
- Portals voor medewerkers zijn te benaderen via SSO (Single Sign On). Roosters van Aysist worden ontsloten via de Careware app.
helpLine
helpLine is onderdeel van de De PMCS.helpLine Software Group, een markt- leidende software-aanbieder, die als doel heeft een zo groot mogelijke meerwaarde voor organisaties te genereren uit een combinatie die bestaat uit innovatieve software en uitstekende service. Specifiek voor de zorg is Careware ontwikkeld; mobiele zorg besturen vanuit de cloud. Alles wat met planning, logistiek, registratie van tijd en arbeid en servicemanagement te maken heeft wordt met Careware ondersteund. Het is vooral geschikt voor kleinere teams die zelfstandig in de wijk werken (zoals in de thuiszorg) maar ook voor organisaties met een meer centrale aansturing (zoals medisch laboratoria en trombosediensten). Iedere gebruiker krijgt standaard toegang tot het internetportaal van Careware maar kan ook de smartphone app gebruiken. www.helpline-bv.nl
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist® software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Voor meer informatie:
Ayton, Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton.
Mail info@ayton.nl Tel. (0182) 377222