Breukelen, 5 januari 2015 – Met Scan en Boek van Reeleezee kan een ondernemer of zijn accountant gemakkelijk facturen en bonnen inscannen en boeken in Reeleezee Administratie. Daarvoor hebben zij een speciale ‘Inbox’ tot hun beschikking. Ook eerder ingescande of digitale facturen van bijvoorbeeld leveranciers van de ondernemer kunnen in de Inbox automatisch worden ingeboekt. Deze innovatieve en unieke Inbox levert niet alleen snelheid en accuratesse op, maar ook een digitaal archief dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst in verband met de fiscale bewaarplicht die ondernemers hebben.
Gebruikers van Reeleezee Administratie - voornamelijk ondernemers en accountants - hebben een eigen Inbox tot hun beschikking. Hier kunnen papieren facturen direct worden gescand, en kunnen digitale facturen worden geupload of ge-e-maild naar de eigen Reeleezee Administratie. Als de ondernemer het e-mailadres van zijn administratie doorgeeft aan zijn leveranciers verschijnen de inkoopbonnen vanzelf in de betreffende Inbox. Reeleezee Administratie ‘leest’ vervolgens de bestanden in de Inbox en zet ze om in een boekingsvoorstel. Dit voorstel kan door de gebruiker worden gecontroleerd en met één druk op de knop worden bevestigd. Bijvoorbeeld of de optelling van totaalbedrag exclusief btw met het btw-bedrag tot het correcte totaalbedrag inclusief btw leidt. Voldoet het boekingsvoorstel aan deze voorwaarden en wordt ook de leverancier herkend aan de hand van het KvK- of btw-nummer dan kunnen de facturen zelfs volledig automatisch worden ingeboekt zonder handmatige controle.
Wilko Stronks, CEO van Reeleezee: ‘Dit systeem werkt snel en accuraat. Tegelijkertijd levert het een digitaal archief op dat voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan ondernemers in verband met hun fiscale bewaarplicht.’
Bestandsformaten
Gescande facturen zijn afbeeldingen in de bestandsformaten .tif, .png, .jpg. en daarnaast ondersteunt de Inbox de bestandsformaten van digitale facturen die ondernemers rechtstreeks ontvangen van bijvoorbeeld hun leveranciers of de Overheid; respectievelijk PDF en UBL 2.0.
Universal Business Language (UBL) 2.0 is het bestandsformaat dat de Overheid heeft gekozen als standaard voor digitale facturen of e-facturatie. Facturen die voldoen aan dit protocol worden meteen in Reeleezee Administratie verwerkt zonder dat daar Scan en Boek aan te pas komt. Deze standaard heeft de sterke voorkeur van de Belastingdienst maar is niet verplicht om te gebruiken. Wel heeft het een aantal voordelen. Een UBL-bestand bevat alle noodzakelijke gegevens die een factuur moet omvatten volgens een vast format. Er hoeft verder geen informatie herkend te worden zoals bij een afbeelding of een PDF. Zodoende is de voorgestelde boeking van een UBL-factuur in principe foutloos.
Henk Lindeboom, AA RB accountant
bij Krijkamp Den Oude Accountants en Adviseurs gebruikt de Inbox van Reeleezee Administratie met Scan en Boek: ‘Met Reeleezee wordt factureren bijna als e-factureren. Dit scheelt veel rompslomp, want steeds meer leveranciers maken gebruik van digitale facturen.’
Over Reeleezee
De mkb-ondernemers en hun accountants- en administratiekantoren digitaliseren hun bedrijfsprocessen vanwege kostenvoordelen en voortschrijdende techniek. Reeleezee verschaft hen daarbij realtime zakelijk inzicht, zodat businessbeslissingen beter en sneller te nemen zijn, zij future proof zijn en zich kunnen concentreren op het uitbreiden van hun business. De producten en diensten van Reeleezee onderscheiden zich in smart gebruiksgemak waarbij de bedrijfsprocessen meegroeien met de behoefte van de gebruiker. Accountants- en administratiekantoren maken ook gebruik van de online diensten van Reeleezee voor snelle invoermogelijkheden, uitgebreide rapportages, overzichten van mutaties en andere zakelijke informatie om hun klanten beter te adviseren. Het innovatieve bedrijf werkt met solide en redundante datacentra in Europa, zodat alle data van klanten veilig in de cloud wordt bewaard en de continuïteit van de bedrijfsvoering wordt gewaarborgd. Reeleezee is opgericht in 2001 en heeft sindsdien een toonaangevende rol in de accountancywereld. Het klantenportfolio van Reeleezee bestaat onder meer uit: Mazars, MTH Accountants & Adviseurs, Vanhier, Koeleman en HLB Van Daal & Partners. Reeleezee heeft zijn hoofdkantoor gevestigd in Breukelen en heeft ook kantoren in Turkije en India. Bij Reeleezee werken 55 medewerkers. Reeleezee heeft het
Zeker-Online Keurmerk. Less effort, more business. Accountancy verandert, verander mee. Kijk voor meer informatie op
www.reeleezee.nl of op
accountants.reeleezee.nl.
Dit persbericht is ook online te vinden.
Meer informatie voor de pers:
Reeleezee
Roemer Mol
T 0346 258080
E
RoemerMol@reeleezee.nl
L&DJ PR
Margreet Poolman
T 020 2050422
E
margreet@l-dj.nl