Door over te stappen op e-facturatie kunnen bedrijven in Europa een kostenbesparing van 60 tot 80 procent realiseren in vergelijking met traditionele processen met papieren facturen, zo blijkt uit een nieuw rapport van Billentis dat gesponsord is door Ricoh. Het rapport geeft aan dat de terugverdienperiode na implementatie gewoonlijk zes tot achttien maanden bedraagt.
Het rapport voorspelt dat bijna een kwart (24 procent) van alle facturen dit jaar elektronisch zal worden verwerkt, wat neerkomt op ongeveer zes miljard papierloze facturen in heel Europa. Daarnaast wordt verwacht dat e-facturatie bij het bedrijfsleven en de overheid een jaarlijkse groei van 22 procent zal doormaken. De hoofdreden voor deze sterke versnelling is financiële druk: alle onderzochte markten noemden kostenreductie als belangrijkste factor voor de overstap op elektronische facturen.
De Europese Commissie heeft inzichtelijk gemaakt dat in de EU substantiële kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd met een brede invoering van e-facturatie. De Commissie toonde recentelijk aan dat Deense belastingbetalers jaarlijks € 150 miljoen besparen en lokale bedrijven de kosten met € 50 miljoen kunnen terugdringen dankzij elektronische facturen. Daarnaast wordt in Italië meer dan € 3 miljard bespaard met elektronische aanbestedingen. De Commissie wijst er ook op dat een jaarlijkse besparing van € 2,3 miljard mogelijk is als het gebruik van e-facturatie voor openbare aanbestedingen in de EU zou worden geïmplementeerd[1].
In het rapport van Billentis wordt opgemerkt dat met name het MKB beseft dat nieuwe oplossingen voor factuurbeheer nodig zijn om tegemoet te komen aan de eisen van klanten, de concurrentie aan te kunnen blijven gaan en de kosten te beperken. Er wordt echter ook geconstateerd dat leidinggevenden in het MKB weliswaar de noodzaak van verandering inzien, maar ondertussen de kat uit de boom kijken bij het doorvoeren van oplossingen die hun manier van werken verandert. De 20 miljoen kleine en middelgrote bedrijven in Europa vertegenwoordigen meer dan 99 procent van alle bedrijven[2] en het is daarom essentieel dat deze sector het pad van digitale transformatie inslaat, zodat organisaties flexibel blijven en uitdagingen kunnen aangaan, terwijl ze tegelijkertijd meer nieuwe zakelijke kansen creëren[3].
Herman Keijsers, Director IT & Outsourcing Services bij Ricoh Nederland stelt: “E-facturatie levert een directe bijdrage aan de
Digitale agenda van de Europese Unie en haar doel om de publieke overheid in heel Europa papierloos te maken. De overstap naar e-facturatie blijft uiteraard een uitdaging waar organisaties deskundige begeleiding bij zoeken. Ricoh biedt met haar I-invoicing
diensten één enkel platform waarmee bedrijven tegelijkertijd zowel papieren als digitale facturen kunnen beheren. Zo profiteren ze van een lager papierverbruik, waardoor ze niet alleen kosten besparen maar ook het milieu minder belasten. Vervolgens kunnen ze geleidelijk migreren naar een echt meerkanaals-factureringsproces dat veilig is en aan alle vereisten voldoet.”
Keijsers zegt verder: “De zichtbaarheid van de cashflow verbeteren, het proces voor het fiatteren van facturen stroomlijnen en de administratietijd verkorten zijn slechts een paar van de voordelen die met deze technologie kunnen worden behaald. De volgende stap voor Europese bedrijven is een
overgang naar volledige digitalisering. Dit begint met het herzien van bestaande processen, technologiesystemen en werkwijzen.”
Download het rapport voor meer informatie of klik
hier om de besparingen te berekenen die gerealiseerd kunnen worden door over te stappen op elektronisch factureren.
[1] Europese Commissie:
http://europa.eu/rapid/press-release_STATEMENT-14-62_en.htm
[2] Europese Commissie:
http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/index_en.htm
[3] Europese Commissie:
http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/index_en.htm