Machiels Advocaten, een van de grootste advocatenkantoren in de provincie Friesland, heeft gekozen voor Meesterwerk, het digitale dossier- en documentbeheersysteem van Ricoh dat speciaal is ontwikkeld voor de advocatuur. Met Meesterwerk kunnen advocatenkantoren de dagelijkse zoektijd naar documenten binnen dossiers met 66% per advocaat verkorten. Daarnaast biedt Meesterwerk ook buiten kantoor, bijvoorbeeld tijdens zittingen of thuis, via een beveiligde omgeving toegang tot alle dossiers in de digitale kennisdatabank. Met de implementatie van Meesterwerk speelt Machiels Advocaten in op de aanstaande digitale veranderingen binnen de rechtspraak.
Vanaf 1 januari 2016 gaan alle rechtbanken definitief over op digitaal verkeer. Vanaf die periode zullen ook alle advocatenkantoren hun dossiers digitaal moeten beheren en verwerken. Voor advocatenkantoren is dit een verandering die tijd én geld gaat besparen. Een gemiddeld advocatenkantoor maakt volgens onderzoeksbureau Gartner negentien kopieën van ieder document en spendeert vijftien euro om elk document op te slaan. Het zoeken naar foutief opgeslagen documenten kost honderdtwintig euro en met het herstellen van een zoekgeraakt document is de gemiddelde werknemer honderdvijftig uur bezig. Een advocaat heeft een gemiddeld uurtarief van honderdtachtig euro. Wie een uur per dag wint door efficiënter te werken, bespaart bijna 50.000 euro per jaar.
Machiels Advocaten is een kantoor met drie vestigingen in Friesland. Het advocatenkantoor heeft een duidelijke visie op de toekomst. Hieruit ontstond de behoefte aan een geïntegreerd systeem met digitale dossiers en een digitaal archief dat niet alleen overzichtelijk is, maar het ook mogelijk maakt om overal op een beveiligde manier toegang te hebben tot informatie en documenten binnen de organisatie. Na een verkenning is er gekozen voor Ricoh Meesterwerk.
Voorafgaand aan de implementatie van het nieuwe systeem, zijn de medewerkers van Machiels Advocaten door Ricoh getraind op het gebruik van Meesterwerk. Het systeem is inmiddels volledig en naar tevredenheid in gebruik.
“Vanwege de komende digitalisering van de rechtspraak zijn wij ons aan het voorbereiden op het nieuwe werken”, zegt mr. Piter van Zandbergen, advocaat, curator en partner bij Machiels Advocaten. “Met Ricoh Meesterwerk beschikken wij nu over een geavanceerd documentbeheersysteem waardoor we voortaan een helder en goed doorzoekbaar digitaal dossier hebben. Via een beveiligde verbinding kunnen we op elk moment elk dossier inzien en er in werken. Niet alleen op kantoor, maar ook thuis, in de rechtbank en bij de cliënt. Hierdoor zijn we minder gebonden aan een vaste werkplek. Dat schept mogelijkheden om de organisatie van onze drie kantoren in Drachten, Sneek en Buitenpost te integreren.”
“Met de aanstaande digitalisering binnen de rechtspraak stijgt de behoefte van advocatenkantoren aan een geïntegreerd digitaal documentmanagementsysteem, het énige systeem wat direct aansluit binnen de digitale rechtspraak”, aldus Paul Aantjes MBA, Market Development Manager bij Ricoh. “Dit systeem moet niet alleen eenvoudig en overzichtelijk zijn. Vanwege het steeds populairder wordende nieuwe werken moeten gebruikers overal en via een beveiligde verbinding volledig toegang kunnen krijgen tot de documenten van de organisatie. Machiels Advocaten stapt met Ricoh Meesterwerk volledig over op een digitaal dossierbeheersysteem en is daarmee klaar voor de komende veranderingen binnen de branche.”
Kijk
hier voor meer informatie over Ricoh Meesterwerk.