Amstelveen, 16 juni 2014 – Data Matters, specialist in datastorage en datamanagement, introduceert een online e-depot voor ieder archiefbeheersysteem (ABS). Deze innovatieve dienst biedt een veilige, schaalbare en kosteneffectieve oplossing voor de duurzame opslag van waardevolle digitale of gedigitaliseerde informatie, die in combinatie met ieder archiefbeheersysteem gebruikt kan worden. Met het online e-depot als basis kan elke gebruikersorganisatie geheel naar eigen behoefte en specifieke eisen een pakket van producten en diensten samenstellen ten behoeve van de vereiste
long term digital preservation.
De digitaal duurzame opslag van de informatie-objecten vindt plaats op goedgekeurde digitale archiefsystemen, die zich in gecertificeerde data centers in Nederland bevinden. Deze digitale archiefsystemen worden ook in de erfgoedsector gebruikt en zijn als onderdeel van een bestaand e-depot goedgekeurd door de archiefinspectie. De opslagkosten worden verrekend op basis van het aantal terabytes per jaar. Om de beschikbaarheid en de data-integriteit - bescherming tegen verlies en beschadiging - van waardevolle digitale informatie en de beschikbaarheid te garanderen, worden de informatie-objecten minimaal in tweevoud opgeslagen in data centers op verschillende locaties in Nederland.
Optimale beveiliging
De data-integriteit van de digitale informatie-objecten wordt continu gecontroleerd door middel van dynamische bitstream authenticatie op basis van een unieke HASH key, de Unique Persistent Identifier (UPI). Daarmee wordt gegarandeerd dat de informatie-objecten niet ongeautoriseerd veranderd kunnen worden (detectie en herstel). De toegangsbeveiliging wordt geregeld door een geavanceerde firewall, waardoor zowel het integrale digitale archiefsysteem als de digitale bestanden optimaal zijn beveiligd tegen onbevoegde gebruikers en externe indringers.
De Write Once Read Many (WORM) opslag op het digitale archiefsysteem zorgt daarbij voor een aanvullende waarborg van de vereiste integriteit van de data.
Het online e-depot van Data Matters voldoet aan de ISO27001 norm, de wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging. Bovendien beantwoordt het online e-depot aan de hoogste klasse van de voorschriften die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) aan verantwoordelijken en bewerkers stelt.
Long term digital preservation
De directe beveiligde koppeling tussen het archiefbeheersysteem en het digitale archief zorgt er tevens voor dat de gearchiveerde documenten beschikbaar en raadpleegbaar blijven. Deze koppeling is, indien gewenst, ook beschikbaar voor administratieve applicaties van de gebruikersorganisatie, zoals DMS, RMA of zaaksysteem.
Bij overbrenging van de documenten naar de archiefdienst kunnen de digitale archiefdocumenten in het digitale archief bewaard blijven voor
long term digital preservation. Het adviesbureau Indicio, adviespartner van Data Matters, kan daarbij adviseren over dit proces, zodat het in overeenstemming wordt gebracht met wet- en regelgeving en business rules in de gestructureerde informatiehuishouding van de gebruikersorganisatie.
Alle hardware en software wordt 24/7 bewaakt met geavanceerde monitoring software. Bij incidenten wordt het technische support team gealarmeerd en wordt het probleem binnen de gestelde tijd in de Service Level Agreement (SLA) opgelost. De SLA biedt heldere afspraken over technische en functionele ondersteuning, waarbij tevens de focus is gericht op een optimale bescherming van de informatie-objecten. Het online e-depot biedt bovendien uitgebreide analyse en rapportagemogelijkheden.
Keuzevrijheid
Het online e-depot biedt een digitaal duurzame oplossing voor digitale documenten en dossiers in combinatie met ieder archiefbeheersysteem (ABS), maar ook voor iedere DMS en RMA oplossing. Ook kunt u zelf kiezen of u uw digitale documenten volledig in het online e-depot wilt opslaan – namelijk dubbelvoudig opgeslagen in twee geografisch gescheiden data centers in Nederland - of dat u kiest voor een hybride oplossing (in uw eigen computerruimte en gerepliceerd naar het online e-depot) of het e-depot volledig in eigen beheer houdt. Bij de laatste keuzemogelijkheid kunt u overigens wel het technische beheer door Data Matters laten uitvoeren.
Over Data Matters
Data Matters is specialist op het gebied van hardware- en software-infrastructuur voor het opslaan, delen en ontsluiten van dynamische en statische data. Data Matters bestaat ruim elf jaar en heeft kennis en praktijkervaring opgebouwd in het ontwerpen en implementeren van infrastructuur ter ondersteuning van informatieprocessen. Data Matters bestaat uit een klein team van enthousiaste, communicatieve en innovatieve specialisten, die als doel hebben om voor de klant een passende archiefoplossing te vinden, te implementeren en te ondersteunen. Data Matters levert oplossingen die schaalbaar zijn, gebaseerd zijn op open standaarden en rekening houden met de organisatorische en financiële mogelijkheden van de klant. Het kantoor van Data Matters is gevestigd in Amstelveen (KvK 34164869). Meer informatie is te vinden op
www.datamatters.nl.
Noot voor de redactie
Voor nadere informatie over dit persbericht van Data Matters: Paul Schindeler, tel. 020-6452393, e-mail
paul.schindeler@datamatters.nl