Kantoormedewerkers versturen dagelijks zo’n dertig e-mails en ontvangen er ruim honderd. Voor sommigen is dit nog weinig. Grootgebruikers van e-mail kunnen deze getallen waarschijnlijk verdubbelen of misschien wel verdrievoudigen. Vanwege de grote hoeveelheid e-mails die medewerkers dagelijks te verwerken hebben, raakt de inbox al gauw vol, kan informatie niet meer verwerkt worden of, nog erger, worden berichten verwijderd die later nog nodig zijn.
GFI Software zet daarom vijf redenen op een rij waarom archiveren van e-mail zo belangrijk is.
1. Schijfopslag
Hoe groter de mailbox, des te meer disk-ruimte nodig is en des te langer het duurt om back-ups te maken en databases te herstellen. Als gebruikers oudere e-mails bijna nooit meer inzien, heeft het weinig zin om hier kostbare opslagruimte voor te gebruiken. Het archiveren van e-mail kan uitkomst bieden door oudere content naar goedkopere opslagruimte te verplaatsen. De content is op deze manier nog steeds beschikbaar als je het nodig hebt, maar kost alleen niet zoveel.
2. Databescherming
Veel bedrijfsdata is verspreid over laptops, netwerkstations, USB-sticks, DVD’s, externe harde schijven en PST-bestanden. Het komt vaak voor dat data van een beschadigd PST-bestand hersteld moet worden of dat data op een back-up tape die al lang is gearchiveerd weer teruggehaald moet worden. Als berichten zijn opgeslagen op externe media of in een onbruikbaar format dat niet door het bedrijf ondersteund wordt, zijn de kansen groot dat de data verloren gaat. Het archiveren van e-mail kan hierbij helpen doordat alle data binnen handbereik blijft en, waar en wanneer nodig, teruggehaald kan worden. Combineer dit met een goed back-up beleid en de kans op dataverlies wordt vrijwel nihil.
3. Bewaartermijnen
Sommige bedrijven zijn verplicht hun data voor een bepaalde periode te bewaren die ze na het verstrijken van die periode willen verwijderen. Een goed beleid voor het bewaren van deze data kan dit eenvoudiger maken. Vaak is voor het bewaren van deze data aardig wat opslagruimte nodig. Bij het archiveren van e-mail gaat dit echter buiten het normale berichtensysteem en de mailboxen van gebruikers om. Op deze manier wordt data bewaard in overeenstemming met de bewaartermijnen. Bovendien hoeven bedrijven zich geen zorgen te maken over medewerkers die berichten per ongeluk verwijderen.
4. Zoeken en compliance
Naast bewaartermijnen, zijn sommige bedrijven ook genoodzaakt om e-mails te bewaren voor compliance en juridische doeleinden. Een e-mail archiveringstool kan op basis van een vooraf ingestelde selectie bepaalde berichten opslaan, zoals berichten tussen medewerkers en klanten, HR en het management, etc. Als deze data eenmaal is gearchiveerd, is het voor bevoegde medewerkers veel eenvoudiger om te controleren of bepaalde beleidsregels worden nageleefd, of om snel cruciale bedrijfsinformatie terug te vinden.
5. Business intelligence
Het archiveren van e-mail kan bedrijven helpen om waardevolle informatie inzichtelijk te maken. Wie is de meest veeleisende klant? Wie is de snelst reagerende verkoper? Welke teams werken het beste samen? Door e-mail inzichtelijk te maken voor business intelligence-doeleinden, kunnen bepaalde patronen boven tafel komen die bedrijven helpen om de markt beter te begrijpen, er zeker van te zijn dat bepaalde reactietermijnen nageleefd worden en te bekijken of bepaalde aanpassingen nodig zijn.
“Of het nu gaat om het opzoeken van een cruciaal bericht voor de CEO, een onderzoek uitvoeren voor HR of die ene geïnteresseerde klant terugvinden voor de verkoopafdeling, het archiveren van e-mail kan je redding zijn”, zegt Sergio Galindo, general manager van de Infrastructure Business Unit bij GFI Software. “E-mail is een van de meest kritische applicaties binnen een bedrijfsomgeving en het is een applicatie die iedere medewerker dagelijks gebruikt. Het is echter meer dan een alleen communicatiemiddel waarmee bedrijven efficiënter om moeten gaan.”