Leidschendam-Voorburg, 18 maart 2014 – De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft zijn projectrapportage sterk verbeterd met behulp van een digitaal projectenboek. Niet alleen het opstellen van de projectrapportages gebeurt nu vele malen efficiënter, maar ook de inhoudelijke kwaliteit is sterk verbeterd. Het digitale projectenboek is in slechts twee maanden ontwikkeld door IT-dienstverlener COOLProfs.
Bij gemeentelijke projecten zijn over het algemeen meerdere mensen en partijen betrokken, zoals wethouders, de raad, ambtenaren, de projectorganisatie en een keur aan inhoudelijke experts en interne en externe adviseurs. Hierdoor vinden projectafstemming en -verantwoording over meerdere schijven plaats. Om een goede afstemming tussen de verschillende projectdeelnemers te krijgen, zijn eenduidige en kwalitatieve projectrapportages essentieel. Tot voor kort konden projectleden binnen de gemeente Leidschendam-Voorburg echter vrijwel nooit op het zelfde moment over de zelfde informatie beschikken. Om het proces van de totstandkoming van projectrapportages te verbeteren en tegelijkertijd de kwaliteit van de rapportages naar een hoger plan te tillen, besloot de gemeente tot de ontwikkeling van een digitaal projectenboek waarin alle projectrapportages worden gebundeld.
Gebruik maken van bestaande systemen
Voor de ontwikkeling van het digitale projectenboek ging de gemeente in zee met IT-dienstverlener COOL
Profs, dat eerder voor de gemeente al succesvol de Flitsbalie ontwikkelde. Zij realiseerden in een tijdsbestek van slecht twee maanden het digitale projectenboek. Het projectenboek omvat onder meer een beheerfaciliteit, CMS en zoekfunctionaliteit en maakt zoveel mogelijk gebruik van de reeds bestaande systemen. Via web services worden de bestaande systemen ontsloten en kunnen gegevens automatisch in het digitale projectenboek worden ingelezen.
Enkele resultaten die zijn behaald:
- Grote efficiëntieverbetering bij de totstandkoming van de inhoud van het projectenboek, dankzij gecentraliseerde opslag en ontsluiting van informatie, over de projecten heen en per project.
- Het projectenboek is voorschrijvend wat betreft inhoud en format, waardoor projectrapportages volledig en eenduidig zijn.
- Verbeterd versiebeheer; altijd één actuele versie, waardoor iedereen altijd over dezelfde informatie beschikt.
- Het digitale projectenboek is altijd online benaderbaar, via de device naar keuze.
- Beter en eerder inzicht in de voortgang van projecten zorgt dat in een vroeg stadium bijgestuurd kan worden. Dit leidt tot betere projecten en lagere kosten.
- Meer transparantie en inhoudelijker communicatie tussen alle projectbetrokkenen en betere informatievoorziening richting de raad en de burgers.
Transparantie
Het digitale projectenboek wordt binnen de gemeente breed gedragen en door alle geledingen is men zeer positief over het resultaat. Marcel Houtzager, wethouder Financiën, verwoordt het als volgt: ‘Ik denk dat we met het digitale projectenboek als gemeente echt voorop lopen als het gaat om openheid en afstemming. Het is inzichtelijk, simpel en iedereen kan altijd over de juiste informatie beschikken.’ Volgens Houtzager leidt het projectenboek binnen de gemeente tot meer kwaliteit en snelheid: ‘Ik word optimaal gefaciliteerd om digitaal te werken en kan informatie sneller toepassen. Hierdoor heb ik op elk moment een goed inzicht in dat status van een project en kan ik beter managen.’ Ook wat betreft de informatievoorziening richting burgers heeft het digitale projectenboek tot verbeteringen geleid: ‘Omdat de informatie voor de website nu rechtstreeks uit het digitale projectenboek wordt gehaald, kunnen we burgers beter en sneller informeren.’
###
COOLProfs
COOL
Profs is specialist in het bouwen van bedrijfskritische informatiesystemen op maat. Voorbeelden van gerealiseerde projecten zijn het systeem voor kredietverlening bij ABN AMRO Bank, het C1000 winkelinformatiesysteem, diverse applicaties voor de Gemeente Den Haag en de webshop voor Wasco.
COOL
Profs onderscheidt zich door haar aanpak, waarin de menselijke factor van IT centraal staat en waarbij in nauwe samenwerking met de klant het gewenste resultaat wordt gerealiseerd. Door een unieke modelgedreven ontwikkel- en beheeromgeving haalt COOL
Profs een hoge productiviteit en is zij in staat binnen de afgesproken tijd en het overeengekomen budget op te leveren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van COOL
Profs’ Architected Agile-aanpak. Tot de vaste klanten van COOL
Profs behoren onder meer ABN AMRO Bank, Kadaster, Delta Lloyd, C1000, Wasco, Gemeente Den Haag, TNO en TNT Express. Kijk voor meer informatie op
www.COOLProfs.nl.
Voor meer informatie
L&DJ PR
Wilco Rutenfrans
T 020 4210565
E
Wilco@l-dj.nl
COOL
Profs
Eric ten Harkel
T 0713311623
E
Eric.ten.harkel@coolprofs.com
Dit persbericht vindt u ook
online op de website van L&DJ PR