Moordrecht/Amersfoort, 30 januari 2014
Medio 2013 is ’s Heeren Loo Zorggroep gestart met het project ‘Cliëntvolgend roosteren’. In dat kader is eind vorig jaar de overeenkomst getekend voor de aanschaf en implementatie van de Aysist® planningssoftware, waarna direct is gestart met het plan van aanpak voor de uitrol. Het gehele planningsproces is binnen ‘Cliëntvolgend roosteren’ gedefinieerd en procedures en verantwoordelijkheden zijn daarbij vastgelegd. In mei van dit jaar moet het nieuwe roosterproces en het hiervoor gekozen roosterplanningssysteem volledig operationeel zijn, zodat alle 13.000 medewerkers van ’s Heeren Loo Zorggroep in 16 regio’s via de Aysist software worden ingeroosterd.
Cliëntvolgend roosteren
Aan het project ‘Cliëntvolgend roosteren’ van ’s Heeren Loo Zorggroep ligt een duidelijke visie op cliëntgericht organiseren van de zorg ten grondslag. Cliëntvolgend roosteren is een manier van roosteren die uitgaat van de zorgvraag van de cliënt. De Ayton software gaat ’s Heeren Loo Zorggroep helpen om deze manier van roosteren te realiseren.
Er wordt gekeken naar wat de cliënt vraagt en nodig heeft. Hierna wordt de keuze voor de juiste professional op het juiste tijdstip gemaakt. Zo wordt er effectiever ingespeeld op de cliëntvraag en daardoor is er vaak meer tijd voor directe cliëntzorg. Het uitgangspunt van het project ‘Cliëntvolgend roosteren’ is om beter balans te krijgen in het samenspel van de belangen van cliënt, medewerker en organisatie.
Ayton software sluit aan bij visie en methodiek
Vanuit een zorgvuldig samengesteld ondersteuningsplan wordt via het cliëntschema en het dienstenpatroon via de basisroostersystematiek het operationele perioderooster samengesteld. De inzet van teamflexers en regioflexers maakt structureel een optimale flexibiliseringsgraad mogelijk. Daarnaast zorgt het beter benutten van de kwaliteiten en uitbouwen van de verantwoordelijkheden van de medewerkers voor verdere professionalisering in de dienstverlening. Steeds met als doel om zo nauwkeurig mogelijk aan te sluiten op en mee te bewegen met de zorgvraag en de wensen van de cliënt.
“Op basis daarvan is tijdens het selectietraject gezocht naar een softwaresysteem, dat goed aansluit op onze visie en systematiek, snel kan koppelen met ons RAET personeelsinformatie-systeem en het financiële systeem, en tevens goed kan draaien op onze infrastructuur,” aldus Marc de Barse, Directeur Informatie & Organisatie van ´s Heeren Loo Zorggroep. “De Ayton software past bij ons. De denkwijze die in de Aysist software terugkomt sluit aan op onze werkwijze en processen.´’
Nauwe samenwerking ’s Heeren Loo en Ayton
Tijdens de selectieprocedure bleek, dat Ayton in meerdere opzichten het beste past bij ’s Heeren Loo. Dat kwam vooral tot uiting tijdens de Proof of Concept, die voor drie gegadigden was georganiseerd. De medewerkers van ’s Heeren Loo Zorggroep die deel uitmaakten van de selectiecommissie, variërend van planner tot eindgebruiker, kozen eenduidig voor Ayton. Ook tijdens de gebruikers-acceptatietest, waar de applicatie uitvoerig werd getest op functionaliteit en performance, kwam dit duidelijk naar voren. Daarbij werd vooral de gebruikersvriendelijkheid als pluspunt aangegeven.
Ayton en ’s Heeren Loo werken nauw samen in verschillende samenstellingen en op meerdere niveaus. Zowel in het landelijke projectteam als ook in de regio’s. Want om ruim 13.000 medewerkers goed te ondersteunen is nauwe samenwerking en afstemming nodig tussen planners in de regio, projectmanagers, verandermanagers, functioneel beheerders, ICT-ers en de disciplines communicatie en opleidingen.
Implementatieproces in volle gang
De implementatie is op dit moment in volle gang. Per regio is een implementatieteam opgezet, waardoor de regio zelf de inrichting en flexibilisering van het roosterproces realiseert. Hierin worden zij ondersteund door het centrale projectteam. De implementatieteams informeren de managers, gebruikers en medewerkers en leren hen de “ins en outs´´ van het nieuwe roosterproces. Een Expertplanner levert ondersteuning bij het maken van het basisrooster en de vertaalslag naar het perioderooster in Aysist. Hiermee ontstaat landelijk een eenduidige werkwijze volgens een uniform systeem. “In februari zal de verloning van de eerste 2500 medewerkers geautomatiseerd via Aysist verlopen. De trein rijdt en we merken dat alle partijen, zowel het projectmanagement als planners en gebruikers, enthousiast samenwerken om de implementatie tot een succes te maken. Ayton vindt het prettig en goed samenwerken met 's Heeren Loo Zorggroep en dat is vooral te danken aan de heldere visie en doelstellingen die de organisatie heeft geformuleerd. Beleid en uitwerking komen nu op de juiste manier samen, om uiteindelijk nog beter aan alle vragen en wensen van de cliënt te kunnen blijven voldoen,” zo zegt Kees van Driel, de verantwoordelijke projectmanager aan de zijde van Ayton.
Voor meer informatie:
Ayton bv
Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton
Mail
info@ayton.nl Tel. (0182) 377 222
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist® software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Over ’s Heeren Loo Zorggroep
's Heeren Loo Zorggroep biedt verspreid over nagenoeg heel Nederland ondersteuning aan mensen van alle leeftijden met een lichte tot ernstige (meervoudig) verstandelijke beperking. De ondersteuning is gevarieerd en op maat; van enkele uren zorg/ begeleiding bij cliënten thuis tot dagelijkse intensieve 24-uurs opvang op woonlocaties. Van logeeropvang tot dagbesteding en begeleide werkvormen.
www.sheerenloo.nl