Vebego, sociaal innovatief met ORTEC

Vebego Airport Services (VAS) wil op Schiphol een efficiëntieslag slaan door haar personeelsinzet te optimaliseren met ORTEC. Van schoonmaak tot security, informatiebalies en karrenregulatie (bagage), alle diensten van medewerkers worden gepland met behulp van ORTEC Workforce Scheduling. “Sociale innovatie gaat voor ons onder andere over het slimmer organiseren en het optimaal benutten van competenties en talenten. Dat is wat we met ORTEC nu nastreven”, aldus Monique Bakker, personeelsfunctionaris Vebego Airport Services.

Naast de implementatie van ORTEC Workforce Scheduling (voorheen ORTEC Harmony) heeft VAS ervoor gekozen om twee modules uit ORTEC Workforce te implementeren: ORTEC Employee Self Service, waarmee medewerkers vanuit huis het eigen rooster kunnen inzien en verlof- ruil-aanvragen kunnen indienen en ORTEC Flexpool voor de flexmedewerkers. Dit laatste is met name in het hoogseizoen (mei tot september) van groot belang voor Vebego Airport Services. Monique Bakker vertelt: “Tijdens het hoogseizoen maken we veel gebruik van flexmedewerkers, omdat eigen medewerkers op vakantie zijn en ook omdat het natuurlijk drukker is dan anders.” De flexibele schil, waar Vebego Airport Services in het hoogseizoen een beroep op doet, bestaat uit 40-50% van onze medewerkers. In totaal plant VAS vandaag de dag plant 570+ medewerkers met ORTEC Workforce Scheduling. ORTEC Employee Self Service wordt in de eerste instantie alleen ingezet door de medewerkers van de informatiebalies. 

Uitdagingen
Met zoveel verschillende afdelingen, die allemaal diensten hebben die ingeroosterd moeten worden in een systeem zijn er over het algemeen altijd wel uitdagingen. Monique Bakker geeft aan: “Dat is hier niet anders. Een voordeel is echter wel dat de afdelingen heel specifiek op eigen specialisme plannen. Zo houden ze beter controle op wat er gebeurd. De medewerkers vinden het werken met ORTEC Workforce Scheduling een hele verbetering. Bij Hago Airport Services zijn we namelijk van een planning op papier naar een planning op computer gegaan. Hierdoor hebben we veel beter overzicht op het jaar!” 

“Dit werkt zelfs door tot in onze administratieve afhandeling. Dankzij de overstap hebben we veel tijdswinst kunnen boeken. Vóór de implementatie van ORTEC Workforce Scheduling werden de diensten op papier handmatig overgenomen in Excel-bestanden. Daar was iemand 2 dagen per week mee bezig, terwijl we hier nu nog maar een halve dag per maand voor nodig hebben. Daarnaast zijn rapportages veel beter en kunnen we specifiek voor een bepaalde persoon met een druk op de knop de gewerkte uren uit het systeem halen. Zodoende gebruiken we ORTEC Workforce Scheduling ook als controlemiddel om efficiënter te sturen en te plannen.”

Terugkomend op de uitdagingen, zegt Monique Bakker: “Elke afdeling heeft een eigen cao. Yask Airport Information en Schiphol Dienstverlening (security, karrenregulatie en gevonden voorwerpen) zijn overgenomen van Schiphol en hebben zelfs twee cao’s. Gelukkig wordt er in ORTEC Workforce Scheduling automatisch rekening gehouden met de verschillende cao’s.” Een andere uitdaging voor VAS is dat er op kwalificaties gepland moet worden. “Iemand die bijvoorbeeld geen of een verlopen Schiphol-pas heeft, kan niet gepland worden”, aldus de projectleider. “Voor ons was het dus belangrijk dat ORTEC hiermee om kon gaan. Voor ORTEC is dat natuurlijk dagelijkse kost en dat is te merken.”

Ad-hoc
Waar beveiliging en karrenregulatie meer ad-hoc plannen, kunnen de afdelingen informatie en schoonmaak veel verder vooruit plannen. “Bij de informatiebalies zijn ze nu al bezig met de planning en ruilingen tot en met volgend jaar mei. Ook bij de schoonmaak vragen mensen nu al om roosters voor volgend jaar zomer, omdat ze de vakanties willen plannen. Voor beveiliging en karrenregulatie is het streven altijd om de planning in ieder geval drie maanden van tevoren te maken. Echter, komt er dusdanig veel ad-hoc werk van opdrachtgever Schiphol dat de planning toch continue op de schop moet. Gelukkig ondersteunt ORTEC Workforce Scheduling ons hierin.”

Toekomst
Naast de interfaces die nog gecreëerd worden met salaris- en administratiesystemen, wil VAS ook de planautomaat en de module voor werkplekplanning in gebruik nemen. Monique Bakker: “Zeker binnen de informatiebalies verwachten we met de laatste module veel winst te kunnen behalen. Medewerkers zitten niet de hele dag achter één balie, maar wisselen om de twee uur. Stel dat medewerker A de eerste dienst achter balie 1 en de tweede achter balie 4 heeft (aan de andere kant van het vliegveld), dan is dat natuurlijk niet heel handig. Dit wordt nu allemaal manueel bijgehouden. Het zou mooi zijn als dit automatisch en overzichtelijk gemaakt kon worden in ORTEC’s oplossing. Ook zodat iedereen een week van tevoren al weet op welke werkplekken hij of zij zit.”

Vebego International 
Vebego is een internationaal opererend familiebedrijf actief in facility services, personeelsdiensten en de gezondheidszorg. Met zo’n 39.000 medewerkers is Vebego actief in Nederland, Duitsland, België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland. De totale omzet is € 968 miljoen. 

Vebego Airport Services
Vebego Airport Services bestaat uit: Hago Airport Services (schoonmaak), Hago Airport Security (beveiliging), Hago Trolley Logistics (karrenregulatie en gevonden voorwerpen), Yask Airport Information (informatiebalies) en Schiphol Dienstverlening (beveiliging en karrenregulatie).

Over ORTEC 
ORTEC is een van de grootste aanbieders van geavanceerde optimalisatie-oplossingen voor planning. De ORTEC producten en diensten leiden tot een optimale rit- en routeplanning, belading van voertuigen en pallets, personeelsinzet, vraagvoorspelling, logistieke netwerkplanning en magazijn beheer. ORTEC biedt zowel stand-alone, alsook maatwerk en SAP®-gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners. ORTEC heeft meer dan 1750 klanten wereldwijd, 700 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Noord-en Zuid Amerika en Zuid-Oost Azie.