Schiphol-Rijk, 16 januari 2014 – SUSA studenten uitzendbureau heeft de digitalisering van het uitzendproces volledig afgerond met de digitale handtekening van IntraData (onderdeel van de Solipsisgroep). Alle documenten die nodig zijn voor de plaatsing van studenten kunnen nu via de cloud worden voorzien van een digitale, juridisch rechtsgeldige handtekening. “We zijn nu in staat om de hele papierstroom te elimineren en op afstand de contractondertekening te regelen zonder persoonlijk contact”, aldus SUSA-directeur Remco Pouw. Deze digitale manier van ondertekenen is niet alleen juridisch rechtsgeldig in Nederland, maar ook in 30 andere Europese landen.
SUSA studenten uitzendbureau is sinds 1947 dé plek voor HBO- en WO-studenten die op zoek zijn naar een flexibele bijbaan. Het specialisme van SUSA is het Poolconcept®. Pouw: “Hiermee biedt SUSA een unieke formule voor zowel studenten die flexibel willen bijverdienen als voor bedrijven die voortdurend te maken hebben met een wisselend werkaanbod. SUSA stelt een groep (een pool) van studenten samen die op afroep inzetbaar zijn binnen één bedrijf. Doordat de studenten uit deze pool op regelmatige basis bij dit bedrijf werken, ontstaat na enige tijd een grote groep ingewerkte studenten wat de continuïteit waarborgt. Het bedrijf kan deze studenten flexibel inzetten en het aantal op dagbasis aanpassen. Zo zijn er alleen mensen op de vloer als er werk is en levert dat het bedrijf bovendien een kostenbesparing op.”
Landelijke dekking zonder vestigingen
Was SUSA in 2007 uitgegroeid tot 15 vestigingen, anno 2013 werkt de organisatie volledig centraal vanuit het hoofdkantoor in Utrecht. “En in tegenstelling tot toen zijn we nu wel landelijk dekkend”, vertelt Pouw. “Ontwikkelingen, zoals de verschuiving van alle bemiddeling naar het internet, worden primair gedreven door de technische mogelijkheden. SUSA is technisch zeer vooruitstrevend en goed uitgerust. We hebben een goed CRM-systeem en een goede telefonische infrastructuur. Het enige dat nog ontbrak was de juridisch rechtsgeldige ondertekening van documenten.” Hier komt IntraData in beeld via de ICT Expertgroep van de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) waar Remco Pouw voorzitter van is. “IntraData had uitgewerkte technologie waarmee we direct aan de slag konden, zonder dat onze backofficeprocessen helemaal op de schop moesten. Het draait naar volle tevredenheid en dat deze nieuwe vorm van dienstverlening zo goed werkt bewijst een succesvol project dat we vanuit Utrecht 607 kilometer verderop in het Duitse Leipzig bij Deutsche Telekom hebben uitgerold.”
Ondertekening zonder app
IntraData maakt gebruik van de nieuwste technologie waardoor het digitaal ondertekenen van documenten beschikbaar is zonder dat het downloaden van een app vereist is. Dit maakt het gebruik toegankelijk en laagdrempelig. Het online accorderen gaat via een beveiligd webportaal op de computer, laptop of smartphone. Er wordt een notificatie per mail verstuurd naar de student, met de mededeling dat er documenten voor hem/haar klaarstaan om te lezen en bij akkoord te ondertekenen. Zodra alle pagina’s gelezen zijn , klikt men op ‘ja, ik ga akkoord’ en ontvangt de uitzendkracht een sms met unieke TAN-code. Met het invullen van deze TAN-code wordt de digitale handtekening rechtsgeldig geplaatst en gaat het document via de cloud weer terug naar SUSA.
Early adopters
Pouw: “Studenten zijn natuurlijk ‘early adopters’ als het gaat om nieuwe technologie en dat werkt in ons voordeel. Zij verwachten dit min of meer van ons en dat is een extra drive om technisch vooruitstrevend te blijven. Een andere drijfveer die zeker meespeelt is het milieuaspect. SUSA heeft niet voor niets een groene huisstijl. Met deze oplossing voorkom je ontzettend veel papier; printen, versturen per post, ontvangen, scannen en verwerken is in een klap verdwenen.”
Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Digitalisering wordt momenteel massaal omarmt. Eén van de oorzaken is dat Nederland in vergelijking tot de ons omringende landen ver vooruit loopt in het gebruik van internet. Wij hebben een internetadoptie van 98%, ongeacht leeftijd en opleiding! Daarbij komt nog eens dat we het internet vertrouwen. Was het tot enkele jaren terug nog heel spannend om online een banktransactie te doen, nu is dit een handeling van alledag. Bovendien kan iedereen nagenoeg altijd verbonden zijn met het internet ‘via smartphones en/of tablets’ en dat geeft een positieve impuls aan het doorvoeren van dit soort innovaties. Zeker bij een organisatie als SUSA.”
Over IntraData BV
IntraData BV is onderdeel van de Solipsisgroep en brengt sinds 1996 het documentmanagement systeem IntraOffice op de markt. Het is de eerste complete oplossing voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput. IntraOffice wordt dagelijks door meer dan 45.000 bedrijven gebruikt, die maandelijks meer dan 51 miljoen documenten verwerken. IntraOffice is actief in 7 landen en beschikbaar 7 in talen.
Bekijk het filmpje
IntraData is onderdeel van de Solipsisgroep, waartoe ook Solipsis, Holland House en Solipsis Managed Services behoren. Voor meer informatie: zie
www.intradata.nl,
www.solipsis.nl,
www.hollandhouse.com en
www.solipsismanagedservices.nl.
Noot voor de redactie:
IntraData, Influx PR, Gerline van Wijnen, t. 055 3663034 of e-mail:
gerline@influx-pr.com