Ricoh, specialist op het gebied van document management en IT-diensten, introduceert een eenvoudige, cloud-gebaseerde oplossing voor digitale verwerking van facturen in het MKB. Met het aanbieden van het laagdrempelige ReadSoft Online Factuurverwerking wordt digitale factuurverwerking in combinatie met Ricoh’s multifunctionele afdruk- en scanapparatuur nu ook eenvoudig mogelijk voor organisaties of decentrale afdelingen met relatief lage aantallen te verwerken facturen.
Elektronisch factureren door organisaties is een van de speerpunten van de Digitale Agenda voor de Europese Unie. Naast het duurzaamheidsaspect, kunnen organisaties veel tijd en geld besparen door inkomende en uitgaande facturen elektronisch te verwerken. Uit
onafhankelijk onderzoek door Coleman Parkes blijkt dat iedere handmatig verwerkte factuur acht tot tien euro kost. Door facturen digitaal te verwerken, kan een besparing van 30 procent worden bereikt.
In het verleden waren oplossingen op het gebied van e-factureren vaak pas kosteneffectief bij hoge volumes facturen, dus met name voor grote organisaties. Ricoh biedt hiervoor reeds jaren effectieve oplossingen aan.
ReadSoft Online Factuurverwerking is nieuw. Het draait volledig in de cloud en is zeer functioneel, waardoor de oplossing interessant is om in te zetten bij lagere aantallen te verwerken facturen. Deze vorm van digitale factuurverwerking is hiermee niet alleen geschikt voor MKB-bedrijven, maar ook voor decentrale afdelingen en vestigingen met een eigen administratie.
De oplossing werkt zeer eenvoudig. Alle inkomende facturen kunnen direct worden gescand, zodat gebruikers op ieder moment een actueel en betrouwbaar inzicht hebben in hun financiële ruimte en nauwkeurig budgetteren mogelijk is. Na de scanning volgt een elektronische verificatie, bijvoorbeeld via een pdf per mail, waarbij de factuur wordt gecontroleerd op datum, bedrag en leveranciersgegevens. Vervolgens is het mogelijk een workflow op te starten om de factuur te laten goedkeuren door een budgethouder. Na elektronisch akkoord op alle punten worden de factuurdata beschikbaar gesteld in het ERP- of financiële systeem. Zodra de factuur in het systeem is opgenomen, wordt de betalingsblokkade opgeheven en de factuur betaalbaar gesteld. Vanaf het moment dat de factuur binnenkomt, is het document als één digitaal bestand beveiligd toegankelijk. Gebruikers hebben daarbij steeds toegang tot de status van de factuur.
“Vanuit de markt is er veel vraag naar eenvoudige oplossingen voor digitale factuurverwerking”, aldus Wouter Hendriks, Product Marketeer bij Ricoh. “Handmatige verwerking van facturen kost niet alleen erg veel tijd, maar is ook foutgevoelig. Het online verwerken van facturen is efficiënter, sneller en bespaart veel kosten. Daarnaast is financiële informatie snel uitwisselbaar, wat zorgt voor een efficiëntere samenwerking tussen verschillende afdelingen.
ReadSoft Online Factuurverwerking is gemakkelijk en snel te implementeren, en kan vaak al binnen twee jaar worden terugverdiend. Het abonnement is in tegenstelling tot andere oplossingen slechts gebaseerd op het aantal jaarlijk te verwerken facturen, waardoor de kosten laag blijven. Ook kleine organisaties staat nu niets meer in de weg om elektronisch te gaan factureren.”
Ricoh biedt oplossingen op het gebied van documentmanagement en informatieprocessen, waaronder e-factureren. Naast de bestaande oplossingen voor factuur-intensieve organisaties, kunnen nu ook kleinere organisaties profiteren van de voordelen van digitale factuurverwerking.
Over Ricoh
Ricoh is een wereldwijd opererend technologiebedrijf, gespecialiseerd in breed inzetbare scanoplossingen voor kantooromgevingen, production printing, documentmanagement systemen en IT-diensten. Het hoofdkantoor van de Ricoh Group is gevestigd in Tokio en is actief in meer dan 200 landen en regio’s. In het financiële jaar dat afliep op 31 maart 2012 realiseerde de Ricoh Group wereldwijd een verkoopomzet van 1.924 miljard yen (ongeveer 20 miljard USD).
Het grootse deel van de omzet van het bedrijf wordt behaald uit producten, oplossingen en diensten die de interactie tussen mensen en informatie verbeteren. Ricoh ontwikkelt en produceert daarnaast bekroonde digitale camera’s en gespecialiseerde industriële producten. Het bedrijf staat bekend om de hoge technologische kwaliteit, het uitzonderlijke niveau van zijn klantenservice en initiatieven op het gebied van duurzaamheid.
Vanuit de tagline
imagine. change. helpt Ricoh organisaties de manier waarop ze werken te transformeren en te optimaliseren, en daarbij gebruik te maken van de collectieve verbeeldingskracht van hun medewerkers.
Ga voor meer informatie naar
http://www.ricoh.nl
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Ricoh Nederland B.V.
Gineke Wilms, Corporate Public Relations Manager
T. 073 - 645 27 19 M. 06 - 46 18 35 66
E:
Gineke.wilms@ricoh.nl
Volg ons!
Twitter:
@RicohNL
Facebook:
facebook.com/ricohnederland
Blog:
www.ricohblog.nl