Moordrecht/St. Michielsgestel, september 2013
Koninklijke Kentalis zorg heeft gekozen voor de Ayton methodiek en software, om de roosterorganisatie te vernieuwen en de efficiency verder te verbeteren. Die beslissing heeft het Kentalis management weliswaar op centraal niveau genomen, maar hoe en wanneer de 4 regio’s, met gezamenlijk zo’n 4600 medewerkers, er gebruik van gaan maken, bepalen ze zelf. “Gezien de mogelijkheden en gemakken die de nieuwe werkwijze en de software biedt, hebben we er alle vertrouwen in dat de regio’s er snel hun voordeel mee zullen
willen doen,” aldus Nienke Eisenloeffel, voorzitter van het projectmanagementteam van Kentalis. Nienke is nauw betrokken geweest bij de voorbereidingen en is nu verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementaties. Ayton ondersteunt elke regio met een individueel plan van aanpak.
Bottom-up
Ruim een jaar heeft Kentalis er voor uitgetrokken om alle voorbereidingen te treffen voor een zorgvuldige en gefaseerde implementatie. Er zijn pilots gedraaid, en zowel methodiek als software zijn uitgebreid getest. Ook de koppelingen met Beaufort zijn gerealiseerd. “Nu staat alles klaar, zowel organisatorisch als technisch, en kan elke regio of dienst beslissen wanneer ze van welke elementen gebruik willen gaan maken”, aldus Nienke Eisenloeffel. Ze legt uit waarom bewust is gekozen voor deze wijze van implementeren en niet voor een organisatiebrede uitrol. “Kentalis kent 4 autonome regio’s, en inherent daaraan kennen we dus ook verschillende rooster- en planningsmethodes. Om de efficiency en dienstverlening verder te verbeteren is centraal gekozen voor één vraaggestuurde roostermethodiek en bijbehorende software die dat ondersteunt. Elke regiodirecteur mag echter zelf bepalen
wanneer en hoe en met welke middelen hij dat wil doen. De regio’s zijn betrokken bij alle voorbereidingen en de pilots en vanuit het projectmanagementteam zijn zij op de hoogte van alle mogelijkheden en voordelen van de nieuwe werkwijze. En dus ook van de doelstellingen die Kentalis beoogt met de nieuwe Ayton aanpak. Tot zover top-down, maar vanaf nu is het bottom-up!”
Fruitmand
Nienke Eisenloeffel was nauw betrokken bij de centrale voorbereidingen. Zij kent de voordelen van de nieuwe Ayton aanpak. Ze is zich er van goed van bewust dat het ter beschikking stellen van een nieuwe centrale werkwijze, nog niet direct een organisatiebrede acceptatie betekent. Ze onderstreept daarom het belang van goede informatievoorziening en -uitwisseling: “We hebben er voor gezorgd dat er in elke regio zowel op managementniveau als afdelingsniveau een vertegenwoordiging is, die alle ins en outs van methodiek en software kent. Ook Ayton is op alle niveaus vertegenwoordigd. Zo borgen we de uniformiteit van de verdere inrichting van de software. Vanuit het centrale projectmanagementteam worden de directies periodiek geïnformeerd en de voortgang geëvalueerd. De wijze van rapportage is het enige dat voor alle regio’s is vastgelegd. Dat is ook een van de dingen waar de Ayton software goed in voorziet en waarom we dit zo kunnen doen; overzichtelijke rapportages die direct inzicht verschaffen in gewerkte uren, in tijd en geld.
Daarnaast is er een gebruikersoverleg waarin de regio’s onderling de operationele gang van zaken met elkaar bespreken en ervaringen en ideeën kunnen uitwisselen. We stellen centrale doelstellingen en bieden elke regio tal van tools om die doelstellingen te realiseren. Dat zijn geen voorgeschreven middelen, maar het is als het ware een fruitmand, waaruit ze kunnen kiezen.”
De regio’s hebben de beschikking over alle Aysist onderdelen, en kunnen vanuit capaciteitsplanning en rooster- en flexplanning, de gehele personeelsplanning organiseren. Ook kan aan alle medewerkers toegang worden geboden tot hun eigen roosters via het Medewerkerportaal. De Ayton projectmanager zal elke regio ondersteunen bij de implementatie met een individueel Plan van Aanpak. Naast de te ondernemen stappen worden hierin ook het trainingsprogramma, de inzet van het e-learning portaal en een communicatieplan toegesneden op de betreffende regio.
De implementatie
Door het verschil in acceptatie, verschilt logischerwijs ook de implementatie sterk per regio. Er zijn regio’s die hun eigen roostermethodiek blijven hanteren, en daar voor de operationele roosters RoosterPlan bij gebruiken als planningssoftware. Een andere regio past de Ayton basisroostermethodiek toe en plant in RoosterPlan en FlexPlan. ManagementPlan voorziet hen van alle benodigde rapportages om te kunnen bijsturen waar nodig. Ook het gebruik van het Medewerkerportaal groeit per week.
“Volledige acceptatie van de nieuwe werkwijze is niet altijd nodig”, aldus Nienke. “Er is een voorbeeld waar de regio zelf de voordelen van de software heeft ontdekt. Door te experimenteren met CapaciteitsPlan werd direct duidelijk wat de te behalen efficiency zou zijn, en hoe ze de inzet beter kunnen laten aansluiten op de zorgvraag. Daarnaast bood FlexPlan de mogelijkheid om de centrale pool van flexers geautomatiseerd te matchen en flexibeler in te zetten. Nu hebben ze een flexpool van ca. 100 medewerkers, die met FlexPlan wordt beheerd en ingezet in de hele regio. Zo heeft de software zelf geleid tot een nieuw inzicht en efficiëntere werkwijze.”
Een van de vier regio’s is niet betrokken geweest bij de pilotfases, maar hebben wel een eigen roostermethodiek ontwikkeld. Voor de registratie van alle gegevens werd gewerkt met Excel en een zorgmanagementsysteem. Beide boden echter geen planningsmogelijkheden. De Aysist software blijkt nu precies aan te sluiten op hun methodiek en kan zorgen voor zowel planning, borging als rapportage van de gehele personeelsinzet.
Nienke Eisenloeffel is zelf nauw betrokken bij een regio, waar inmiddels het gehele intramurale onderdeel wordt geregistreerd in Aysist en waarvoor een advies aanvraag volgt naar de ondernemingsraad met betrekking tot het implementeren van de roostermethodiek. “De eerste efficiency tekent zich al duidelijk af, en ik ben er van overtuigd dat andere units ons uiteindelijk zullen volgen”, besluit Nienke, “zodat we steeds beter en efficiënter die zorg kunnen verlenen die de cliënt vraagt en nodig heeft.”
Ayton is inmiddels in elke regio individueel gestart met een vorm van implementatie. Het veranderingstraject in de omvangrijke Kentalis organisatie is extra bijzonder, omdat de onderlinge verschillen in tempo en toegepaste middelen minstens zo groot zijn als de overeenkomsten qua effecten.
Koninklijke Kentalis
Al meer dan 220 jaar is Kentalis dé specialist op het gebied van diagnostiek, zorg en onderwijs voor mensen met beperkingen in horen en communiceren. Kentalis klanten krijgen allerlei mogelijkheden om zich te ontwikkelen in de taal en communicatie. Om te zorgen dat zij zo goed mogelijk kunnen meedoen aan onze samenleving. Verspreid over het land, bieden de ruim 4600 medewerkers verzorging, hulp en onderwijs aan 6000 leerlingen, 7.000 zorgcliënten en ongeveer 15.000 audiologiepatiënten. Kentalis heeft daartoe 18 scholen voor speciaal onderwijs, 80 zorg- en diagnostieklocaties en 6 audiologische centra. www.kentalis.nl
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Foto :
Op de voorgrond Nienke Eisenloeffel, voorzitter van het projectmanagementteam van Kentalis
en Linda Bakker, Roostercoördinator Planbureau Regio West van Kentalis
Voor meer informatie:
Ayton bv,
Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton Mail
info@ayton.nl Tel. (0182) 377 222