Moordrecht/Kampen, juli 2013
Woonzorgconcern IJsselheem heeft na een intensief prestatie-inkoop traject gekozen voor Ayton. Ayton gaat IJsselheem ondersteunen bij het invoeren van een nieuwe roostermethodiek en het implementeren van de Aysist rooster- en flexplanningsoftware.
Tieno van der Velde, manager afdeling Informatievoorziening & Automatisering over het prestatie-inkoop traject: “Het doel stond ons heel duidelijk voor ogen, verhoging van de productiviteit en kwaliteit. We hebben gezocht naar de mensen en de middelen om ons te helpen dat te bereiken. We zochten dus kennis van de veranderingstrajecten en roostermethodieken en een systeem om geautomatiseerd te roosteren en uren te verantwoorden”. Renate Rikels, senior inkoper bij IJsselheem, vult aan: “Je zoekt dus naar een expert die je als organisatie begeleidt op de weg naar dat doel. Wij weten
wat we willen, maar niet
hoe we dat moeten bereiken. Ervaring leert dat veel ICT trajecten op basis van een Programma van Eisen (PvE), hoe uitgebreid ook, vaak leiden tot teleurstelling. Bij de opdrachtgever, maar ook bij de leverancier. De verwachtingen zijn te hoog, en kunnen dan binnen de gestelde budgetten vaak niet worden gerealiseerd. Om dat te voorkomen, hebben we bewust gekozen voor een andere aanpak, op basis van prestatie-inkoop. Dat is zeker geen inkoop-trucje, maar een visie die uitgaat van een wederzijds reëler verwachtingspatroon, het gebruik maken van elkaars kennis en kunde en een juiste ‘klik’ tussen leverancier en opdrachtgever. Samenwerking gaat om het kennen van de initiële condities: welke doelen wil de opdrachtgever bereiken en welk aandeel heeft de opdrachtaannemer daarin en tegen welke vergoeding. Vanuit die visie sluit Ayton het beste bij ons aan, omdat zij vooral ook de weg van IJsselheem naar het nieuwe roosterproces goed begrijpen. Zij stelden ons al in een vroeg stadium de juiste vragen en dat blijven ze doen.”
Het Prestatie-inkoop traject
IJsselheem hecht veel waarde aan het optimaal gebruik kunnen maken van elkaars expertise, en kijkt tevreden terug op het prestatie-inkoop traject. Renate Rikels benadrukt dat deze fase al een essentieel onderdeel is van het prestatie-inkoop principe: “Je komt via een bevredigend selectietraject tot een bevredigend product. Dat klinkt als een open deur, maar dat is het zeker niet. Je kiest een partner voor een veranderingsproces, dat de hele organisatie aangaat. Dus al tijdens het inkooptraject wil je aan tafel zitten met de mensen met wie je intensief gaat samenwerken. Met hen moet je straks immers een grote verandering gaan bewerkstelligen in de organisatie. Dat vraagt om vertrouwen. Niet op elkaars blauwe ogen, maar op gedegen uitwisseling van ervaring, kennis en kunde. En je zoekt naar de juiste menselijke klik. We hebben dan ook intensieve interviewrondes gehouden tijdens het selectie traject.“
Unanieme keuzes
Rikels schetst in het kort de verschillende stappen in het prestatie-koop traject: “De groep potentiële leveranciers waarmee je start, wordt steeds kleiner gedurende het traject. Na een zorgvuldige formulering van de doelen en het budget, stel je met de potentiele leveranciers samen de opdracht en de kaders scherp. Zodat er wederzijds een reëel verwachtingspatroon ontstaat. Vervolgens biedt je elke leverancier een goede kans om zijn kennis en kunde te etaleren. Op schrift kunnen ze, uitgaande van hun gestandaardiseerde product, hun toegevoegde waarde voor onze organisatie omschrijven. Separaat bieden ze hun offerte aan. In de interview rondes worden de geboden diensten uitgebreid met elkaar besproken. In deze fase wordt vooral duidelijk welke leverancier het best bij de organisatie past. Dat heeft nog steeds niets met kosten te maken, maar vooral veel met kwaliteit en samenwerkingsmogelijkheden. De kosten zijn tot op dat moment ook nog steeds niet bekend bij de groep die de selectieprocedure doet. De prijs is de laatste factor waar naar wordt gekeken en speelt voor 25% mee in de uiteindelijke beslissing.”
Pas na de interview rondes nodigde IJsselheem de laatste twee leveranciers uit om hun softwarepakket te presenteren. Voor Ayton was dat een nieuwe ervaring, en Renate Rikels benadrukt ook dat dit echt uniek is. Desgevraagd legt ze uit waarom dit toch een logische volgorde is: “Roostersoftware-pakketten zijn al enige tijd op de markt en doorontwikkeld. Wij denken daarom, dat meerdere pakketten technisch en functioneel in principe geschikt zullen zijn voor IJsselheem. De inzet ervan grijpt echter diep in op de organisatie, en er is sprake van een langdurige relatie met de leverancier waardoor de inhoudelijke kwaliteiten ook een belangrijkere rol spelen. Wij zoeken dan ook de mensen die met ons het beste samen de veranderingen kunnen gaan bewerkstelligen. De leverancier moet ons in dat veranderingstraject nauwgezet kunnen aansturen. Wat dat betreft was de keuze voor Ayton in alle fases unaniem en daarnaast voelde hun Aysist software systeem uiterst natuurlijk aan.”
Tieno van der Velde: “Als zorgorganisatie zien we dit als een investering in een verbetering met een strategisch belang. Dat moet zorgvuldig gebeuren. Deze manier van zoeken heeft ons de mogelijkheid geboden om de potentiele leveranciers goed onderling te kunnen vergelijken. Bovendien voorkomt het dat leveranciers die minder kunnen bieden zich gaan optrekken aan een uitgebreid PvE, terwijl de goede leveranciers hun toegevoegde waarde onvoldoende kunnen aantonen.”
Basisroosteren en flexibilisering, de verwachtingen
De reden voor de vernieuwing van het roosterproces kende zowel interne als externe factoren. Binnen IJsselheem worden verschillende roostermethodieken naast elkaar toegepast. En het plannen, registreren en verantwoorden van diensten vindt veelal plaats op papier en met Excel. Parallel hieraan speelt de noodzaak tot een steeds betere afstemming van de personeelsinzet op de zorgvraagfluctuaties.
Na de vernieuwing van de gehele ICT infrastructuur en de opzet van een centraal flexbureau, ligt de organisatiefocus op strategische personeelsplanning, met het opleiden, werven en vasthouden van medewerkers. IJsselheem gaat bij de start werken met de Aysist software onderdelen RoosterPlan en FlexPlan. Op dit moment wordt intensief gewerkt aan het voorbereiden van een proof-of-concept in de vorm van een conference-room-pilot. Tegelijk begint het opzetten van het nieuwe roosterbeleid en het vastleggen daarvan in roosterprotocollen. Daarnaast wordt tijdens de implementatiefase de applicatie ingericht en koppelingen gemaakt met het personeelsinformatiesysteem en het financiële systeem. Nog dit jaar zal de uitrol over de gehele organisatie plaatsvinden, nadat alle gebruikers zijn getraind.
Van der Velde verwacht een grote mate van efficiency en uniformiteit te bereiken: ”De productiviteit zal toenemen, omdat gegevens eenmalig worden vastgelegd en de inzet van onze medewerkers beter is afgestemd op de zorgvraag. We kunnen in de toekomst optimaal flexibiliseren, en de capaciteit organisatiebreed inzetten. Zodra we ook de koppeling met ons ECD gemaakt hebben, zorgt het systeem voor het plannen van de juiste medewerker, op de juiste plek en juiste moment, zodat de cliënt de afgesproken zorg ook werkelijk krijgt.
Betere werkgever
“Ik ben er van overtuigd dat we samen met Ayton echt invulling kunnen geven aan strategische personeelsplanning binnen IJsselheem. We zullen beter in staat zijn te plannen en sturen op de personeelsinzet. De software biedt ons daartoe real-time inzicht in uren en kosten. Elke maand is te zien wat de werkelijke uren zijn geweest, maar ook wat de waarden zijn van urensaldi, verlof en verzuim. We worden er in meerdere opzichten een betere werkgever van. En dat vertaalt zich ook naar het beter kunnen ‘binden en boeien’ van medewerkers, een belangrijk aspect op de huidige arbeidsmarkt. Zo kunnen we, nog beter dan voorheen, de zorg verlenen die de cliënt vraagt en nodig heeft.”
Woonzorgconcern IJsselheem
IJsselheem is een organisatie met 14 locaties voor ouderenzorg in de regio Kampen/ Zwartewaterland en Zwolle. De verzorgings- en verpleeghuizen bieden samen zorg aan circa 1500 cliënten. In totaal werken er ongeveer 2350 medewerkers en zijn er circa 1500 vrijwilligers actief. IJsselheem is expert in ouderenzorg en verleent zorg en dienstverlening daar waar de mensen wonen. Ook biedt IJsselheem een eerstelijns praktijk voor paramedische zorg. www.ijsselheem.nl
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist® software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Foto:
Links: Renate Rikels, senior inkoper, Woonzorgconcern IJsselheem
Rechts: Tieno van der Velde, manager I&A, Woonzorgconcern IJsselheem
Voor meer informatie:
Ayton bv,
Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton Mail
info@ayton.nl Tel. (0182) 377 222