’s-Hertogenbosch - 24. June 2013
Ricoh, specialist in IT- en documentmanagementoplossingen, introduceert een geautomatiseerd platform voor contractmanagement. Met deze softwarematige oplossing hebben organisaties een centraal en elektronisch systeem voor contractbeheerprocessen, dat real-time toegang geeft in alle fases van contractprocedures en zorgt voor een hogere efficiëntie en kostenbesparing.
In de moderne bedrijfsvoering zijn contracten een belangrijk ankerpunt. Het is het document waarin afspraken en overeenkomsten, doelen en middelen, eisen en voorwaarden worden vastgelegd met een grote diversiteit aan contractanten. Het beheer en exploitatie van de diverse contracten vraagt doorgaans veel tijd en aandacht. Zowel vanuit de eigen organisatie als de klant is daarnaast structureel inzicht in de contracten wenselijk. Belangrijke vragen daarbij zijn bijvoorbeeld ‘Wie geeft er hoeveel uit aan wat?’, ‘Met hoeveel verschillende leveranciers hebben we afspraken?” en ‘Krijgen we waar voor ons geld?’. Om snel antwoord op deze vragen te krijgen is het van belang dat die actuele informatie overal en altijd beschikbaar is wanneer er vraag naar is.
Ricoh biedt met Contract Management een geautomatiseerd platform waarmee getekende contracten en wijzigingen eenduidig kunnen worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Hierdoor zijn organisaties ervan verzekerd dat contracten maximaal worden benut en geëxploiteerd. Met managementrapportages wordt duidelijk gemaakt wat de resultaten zijn, zodat organisaties kennis van en grip op de kosten krijgen en inzicht ontstaat ten behoeve van aanvullende bedrijfsprocessen. De inzet is het bewaken, monitoren, sturen en waar nodig bijstellen van de leveranciersrelatie. Beter contractmanagement leidt tot hogere productiviteit en lagere kosten voor de organisatie. Uit onderzoek komt naar voren dat door goed contractmanagement tot 30 procent bespaard kan worden bij contractverlengingen en aansluiting met wet- en regelgeving tot wel 90 procent stijgt. Daarnaast kan er 10 tot 30 procent aan kapitaal vrijkomen doordat contracten tijdig en adequaat worden opgezegd en daardoor niet automatisch worden verlengd.
Uit onderzoek van Ricoh blijkt dat werknemers in organisaties gemiddeld 20 procent van hun tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie. Het automatiseren en structureren van processen zorgt direct voor meer efficiency. Bij automatisering van het proces rondom contractbeheer, worden bijvoorbeeld triggers door het systeem gegenereerd die een melding geven wanneer bijvoorbeeld termijndata aflopen. Daarnaast borgt het platform gemaakte afspraken met leveranciers, zoals prijzen en inkoopkortingen, middels een interface met het inkoopsysteem. Dat levert tijdwinst, inzicht en besparingen op, ook bij aansluitende processen in de organisatie.
Allard van Veelen, Marketing Development Manager Document Management bij Ricoh Nederland zegt: “Het platform kan snel en eenvoudig worden geïmplementeerd. Geen lange IT-projecten die veel tijd in beslag nemen of erg kostbaar zijn. Er geldt een vaste prijs voor de functionaliteiten van het platform, maar het is tegelijk wel flexibel. Indien wenselijk kunnen specifieke wensen additioneel worden toegevoegd.” Volgens Van Veelen is de oplossing is niet helemaal nieuw. “We helpen regelmatig klanten met het optimaliseren van hun contractbeheerprocessen. Het betreft dan klant-specifieke oplossingen. Ricoh heeft echter nu een platform ontwikkeld waarmee de automatisering van dit proces voor iedere organisatie toegankelijk is, en contractbeheer voor iedere organisatie makkelijker gemaakt kan worden.”
Meer informatie over Contract Management is beschikbaar op http://www.ricoh.nl/diensten-en-oplossingen/office-workflow-solutions/index.php