Bij de RIBW Groep Overijssel is roosteren vanaf nu een zaak van élke medewerker

“De Ayton aanpak spreekt al onze medewerkers aan”

De RIBW Groep Overijssel heeft gekozen voor de implementatie van de Ayton methodiek en de Ayton software om per klein zelfregulerend team vraaggericht te gaan roosteren. Op dit moment zijn de pilotfases afgesloten en staat de uitrol in de gehele organisatie op de planning.

Nicole ter Bogt, servicemanager HRM van de RIBW, is als projectmanager nauw betrokken bij de invoering van de nieuwe organisatievorm en de nieuwe roostermethode. Zij legt uit hoe en waarom de invoering van de kleine teams samenvalt met een nieuwe vraaggerichte manier van roosteren. “Op 1 januari jl. zijn de teams van elk maximaal 15 medewerkers gestart. Er zijn geen leidinggevenden meer en elk team valt rechtstreeks onder de Raad van Bestuur. Daar waar de cliënt woont en werkt bieden zij de zorg en begeleiding. Elk team van begeleiders is zelf verantwoordelijk voor het bieden van de juiste zorg en hulpverlening, zowel kwantitatief als kwalitatief. Dat betekent ook, dat het team zelf verantwoordelijk is voor het inzetten van de juiste hulpverlener, op het juiste moment en de juiste plaats. Om dit zo efficiënt mogelijk te doen, is roosteren is een van de belangrijke aandachtsgebieden in elk team. Eén medewerker van het team heeft roosteren als zijn aandachtsgebied, maar het hele team is verantwoordelijk voor een optimaal vraaggericht rooster. De wijze waarop ze het gezamenlijk vaststellen kan per team verschillend zijn.

Vanuit die visie hebben we gezocht naar een leverancier die ons met advies en software daarbij kan helpen. De Ayton aanpak paste daar helemaal bij. De Ayton methodiek gaat uit van de cliënt met zijn zorgvraag, en daar wordt de formatie op afgestemd. De Ayton software ondersteunt elke stap in het roosterproces, registreert alles en biedt het team real-time inzicht, in uren en geld. Je werkt dan decentraal vanuit de cliënt, met capaciteitsplanning toe naar een basisrooster, met precies op de cliënt afgestemde zorg als resultaat. Maar, dat is het uiteindelijke doel; daar willen we het komende jaar naar toe. Nu staan we aan het begin van het implementatieproces. Wij hebben er alle vertrouwen in, zeker nu de pilotteams er ook in geloven en enthousiast zijn over de samenwerking met Ayton en hun aanpak”.

Onder begeleiding naar zelfregulering
In de nieuwe RIBW organisatievorm liggen alle verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. Bij de medewerker zelf dus. Nicole is overtuigd van de positieve mogelijkheden hiervan. “Onderzoek heeft al uitgewezen, dat dit de autonomie en het verantwoordelijkheidsgevoel van het team bevordert, en wij zien veel voordelen voor zowel de medewerkers als onze cliënten. Het zorgt voor nog meer betrokkenheid van alle medewerkers, en biedt hen volop individuele ontplooiingskansen. En de cliënt krijgt precies de zorg en hulp die hij nodig heeft. We realiseren ons tegelijkertijd, dat de weg er naar toe veel ondersteuning vraagt, en daar nemen we alle tijd voor. Wat betreft roosteren begeleiden de Ayton consultants en onze eigen RIBW trainers alle teams bij het traject op weg naar de nieuwe roostermethode. Ayton traint via het train-de-trainer concept onze pilotroosteraars. Zij krijgen training in capaciteitsplanning en roosterplanning. Ze leren omgaan met deze nieuwe manier van werken en met de Ayton software.”


Het RIBW projectteam Roosteren met Nicole ter Bogt links en Sierik Knol midden achter

Sierik Knol begeleidt vanuit Ayton de RIBW teams als adviseur en is als projectmanager betrokken bij de pilots en de implementatie. Hij legt op dit moment samen met de RIBW de laatste hand aan het roosterhandboek en het implementatieadvies. Hij geeft aan waarom hij zo graag bij de RIBW komt: “Het interessante bij de RIBW is, dat elk team op zijn eigen manier met de roostermethodiek aan de slag gaat. Je ziet ook dat het ene pilotteam meer ondersteuning vraagt als het andere, maar ze willen allemaal graag op de nieuwe manier roosteren. Vooral omdat ze zien dat ze de hulpverlening precies kunnen afstemmen op de individuele behoeften van hun cliënt. En wat in de pilotfase ook door de teams als positief werd ervaren, is dat de voorkeuren van elk teamlid bespreekbaar zijn. Als dat al een knelpunt oplevert, dan komt dat voorafgaand aan het roosteren aan de orde en lossen ze het samen op. Ze zijn immers allemaal verantwoordelijk voor een goed en efficiënt rooster. De software helpt ze daarbij, en is ook nodig om te kunnen blijven monitoren. Het leren omgaan met de software vraagt uiteraard wat meer aandacht, maar het werkt erg prettig als je merkt hoe enthousiast de teams zijn. We werken echt samen met de teams toe naar het uiteindelijke doel.”

De Aysist software ondersteunt het decentraal basisroosteren
De RIBW gaat werken met de Aysist software onderdelen CapaciteitsPlan en RoosterPlan. Het Medewerkerportaal zorgt voor de online toegang tot de roosters voor alle medewerkers. In de pilotfase is de werking van Aysist in de RIBW omgeving uitvoerig getest. Nicole: “Het was een absolute voorwaarde voor ons, dat de software in onze omgeving optimaal zou draaien, en naadloos zou aansluiten op het aanwezige SDB systeem. Dat is gerealiseerd, zowel aan de voorzijde vanuit het SDB personeelsinformatiesysteem als naar het SDB salarissysteem. De administratieve afhandelingen rondom het rooster, van inzet tot en met verloning worden geautomatiseerd. Ook maakt Aysist real-time voor elk team inzichtelijk hoe ze er voorstaan, qua inzet van uren, maar ook financieel. Elke maand is te zien wat de werkelijke uren zijn geweest, maar ook wat de waarden zijn van urensaldi, verlof en verzuim. Het team ziet precies hoe ze er voor staan en of het nodig is om aanpassingen te doen. Zo kunnen ze kijken bij andere teams als er sprake is van tijdelijke over- of ondercapaciteit. Maar ook bij dit onderling uitlenen ligt het initiatief bij de teams zelf. De Ayton software handelt dat administratief verder af, maar samen met de Ayton adviseurs en onze eigen RIBW trainers gaan ze leren, om op die manier de methodiek ook echt toe te passen.”

De RIBW Groep Overijssel
De RIBW Groep Overijssel begeleidt mensen met psychiatrische en/of psychosociale problemen, zodat zij hun dagelijks leven zoveel mogelijk zelf vorm kunnen geven. De RIBW biedt met zo’n 900 medewerkers in kleine teams begeleiding bij Wonen, Werken en Welzijn. Dat gebeurt regionaal in de wijk, daar waar de cliënt woont, werkt, leert en recreëert.  De begeleiding is vooral gericht op het (weer) leren omgaan met een psychiatrische en/of psychosociale beperking www.ribwgroepoverijssel.nl

Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist^® software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl.

Foto’s :
1. Nicole ter Bogt, servicemanager HRM, RIBW Groep Overijssel
2. Projectteam Roosteren, RIBW