Vitalis investeert fors in efficiency én kwaliteit

“Investeren in een bezuinigingsklimaat lijkt tegenstrijdig, maar wij doen het heel bewust, en ons belangrijkste doel is kwaliteitsverbetering “, aldus Nico van Dongen, Directeur Innovatie en Projecten van Vitalis WoonZorg Groep. Hij legt uit: “Heel concreet moet de kwaliteitsverbetering zich gaan vertalen in verhoging van de medewerker-tevredenheid en het welzijn van de cliënt.”
Met deze doelen ging Vitalis vorig jaar op zoek naar een partner met wie ze dat veranderingstraject wilden ingaan. “We wisten dat we slimmer en efficiënter moesten gaan plannen, beter monitoren en flexibiliseren. Ayton heeft daartoe de software. Maar nog veel belangrijker, zij hebben de mensen in huis met de expertise, ervaring en de visie die bij onze ambities aansluiten. Tijdens de selectieprocedure waren voor ons die Ayton mensen de onderscheidende factor. Met de Ayton software hebben we dus geen efficiency aangeschaft, maar hebben we de basis gelegd om samen met Ayton de verbeteringen te creëren. Het grootste deel van onze investering hebben we dan ook gereserveerd voor het invoerings- en implementatietraject.

Hoge verwachtingen voor medewerkers en cliënten
Vorig jaar heeft Vitalis samen met de Ayton consultants allereerst een nieuw roosterbeleid opgesteld, met als resultaat nieuwe roosterprotocollen, vastgelegd in een roosterhandboek.
De nieuwe roostermethodiek is opgesteld aan de hand van de duidelijk omschreven doelen; de medewerker-tevredenheid en de kwaliteit van zorgverlening moet verbeteren. Slimmer en efficiënter roosteren is een manier om dat te bereiken. Nico van Dongen hierover: “Onze medewerkers moeten meer verantwoordelijkheid krijgen op hun eigen roosters. Dat past in het beleid dat wij onze medewerkers een grote mate van zelfregie willen bieden. Zij kunnen hun eigen werk-privé-balans inrichten. En ook het onderling ruilen kan via het online Medewerkerportaal van de Aysist software. De roosterverantwoordelijke ziet toe op wat er gebeurt. Dat vergt wel goede onderlinge afspraken en protocollen. En software die dat ondersteunt, borgt en administratief afhandelt.”

Naast de verhoging van de medewerker-tevredenheid is het verbeteren van de dienstverlening aan de cliënt een even belangrijk doel. “Voor onze cliënten is continuïteit in de zorgverlening het belangrijkst. Maar wij kunnen hen nog meer welzijn bieden door bijvoorbeeld te zorgen voor minder verschillende gezichten per cliënt. Omdat we de personeelsinzet tegelijkertijd beter zullen flexibiliseren, worden hoge eisen gesteld aan het inrichten en organiseren van het roosterproces. Het nieuwe roosterbeleid dat we samen met Ayton hebben geformuleerd, gaat nu zijn beslag krijgen in het implementatietraject van de software. Het is een goed gevoel dat we daarbij gebruik kunnen maken van de expertise en ervaring van de Ayton adviseurs met dit soort veranderingen in zorginstellingen.”

Vitalis verwacht daarnaast, dat de nieuwe aanpak veel tijdsbesparingen zal opleveren, en dat het gebruik van het systeem zal zorgen voor nieuwe monitoringsmogelijkheden.
Nico van Dongen benadrukt, dat Vitalis de doelstellingen hoog heeft ingezet, maar bewust niet heeft gekwantificeerd. “De besparing in geld, die we straks zeker ook zullen realiseren, komt simpelweg ten goede aan de zorg voor onze cliënten. Ik vrees dat we dat ook nog hard nodig zullen hebben in deze kabinetsperiode en daarna.”

Intensieve testfases en pilots
Tegelijkertijd met het opzetten van het nieuwe roosterbeleid is Ayton vorig jaar gestart met het testen van de software in de Vitalis omgeving, en zijn naadloze aansluitingen met Raet HR Beaufort gerealiseerd. De Aysist onderdelen CapaciteitsPlan, RoosterPlan en ManagementPlan zorgen voor een geïntegreerd planningsysteem, waarin de methodiek is verankerd.

Inmiddels zijn conference room testen met zowel methodiek als software afgerond, en blijken de doelen haalbaar. De methodiek en software zullen stapsgewijs in de gehele organisatie worden ingevoerd in het komende jaar. Vitalis zal samen met Ayton voor het hele werkgebied, intramuraal maar ook extramuraal, de nieuwe werkwijze gaan toepassen.
Van Dongen besluit: “Eerst zullen we dit traject afronden, en al onze 2500 medewerkers gaan betrekken bij het nieuwe roosterbeleid. Zij worden steeds via hun teams geïnformeerd over alle keuzes die we als Vitalis stuurgroep maken. Stap voor stap maken ze kennis met de veranderingen en zullen ze de voordelen zelf gaan ervaren. Eind dit jaar hebben we de eerste volledig vraaggestuurde formatiebegroting en bijbehorend rooster. In 2014 vindt de finetuning plaats. We willen er zeker van zijn, dat onze planners, afdelingsmanagers en medewerkers het optimale uit deze veranderingen kunnen halen. Zodat we het welzijn van onze cliënten en medewerkers (werk/privé) kunnen blijven verbeteren.”

Vitalis WoonZorg Groep: ‘Ruimte voor een eigen leven’
Vitalis biedt individueel toegesneden geïntegreerde woon-, zorg-, welzijns- en behandelfaciliteiten voor ouderen en hun netwerk in veilige, sfeervolle en stimulerende leefomgeving. Het aanbod omvat zorgvoorzieningen, behandeling en begeleiding, welzijn, appartementen en woonvormen in allerlei variaties. Het is een compleet pakket dat zich uitstrekt van verzorging en verpleging op maat aan zelfstandig wonenden tot en met intensieve behandeling, revalidatie en chronische zorg. Binnen de organisatie werken ongeveer 2.500 werknemers, die samen met 1.100 vrijwilligers dagelijks service en zorg bieden aan meer dan 4.300 bewoners en cliënten. www.vitalisgroep.nl

Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist^® software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl

Foto: De heer Nico van Dongen, Directeur Innovatie en Projecten van Vitalis WoonZorg Groep.