IrisZorg koos twee jaar geleden voor de Ayton methodiek en de Aysist
© planningssoftware om de roosterorgansiatie geheel vraag- en financieel gestuurd in te richten. Dat bleek de start van een intensief veranderingstraject, stelt Rob van Renen, interim afdelingshoofd Informatisering van IrisZorg. “De aanschaf van een automatiseringssysteem voor de personeelsplanning is één, maar het efficiënt en effectief inzetten ervan is een proces op zich. Dat proces hebben we samen met Ayton ingezet.”
Volgens Van Renen speelt de ontwikkeling van een nieuwe SLA formule hierin een belangrijke rol. IrisZorg en Ayton hebben gezamenlijk het bestaande SLA (Service Level Agreement) vervangen door een nieuwe samenwerkingsvorm.
Nieuw recept
Bij de implementatie van een softwaresysteem hoort een Serviceovereenkomst. Veelal zijn dit standaard juridische documenten waarin opdrachtgever en leverancier elkaars rechten en plichten kunnen inzien. “En bij calamiteiten blijken ze dan niet toereikend genoeg, om duidelijkheid te verschaffen”, aldus Peter Beliën, Manager Customer Service bij Ayton. “Ayton werkt liever niet op zo’n manier, en was al enige tijd op zoek naar een goed alternatief. Ayton en IrisZorg wilden toe naar een samenwerkingsvorm, waarbij je met de opdrachtgever eerst duidelijk de verwachtingen naar elkaar hardop uitspreekt. Als die duidelijk zijn, kun je dat vastleggen in de vorm van afspraken. Die afspraken gaan niet alleen over de techniek, ze gaan ook over mensen; wie communiceert er met wie, op welk moment. Welke support mag de opdrachtgever precies verwachten van de servicemanager? Om begripsverwarring te voorkomen hebben we gezamenlijk definties vastgesteld van allerlei onderwerpen. Op die wijze hebben we met IrisZorg eigenlijk de ingredienten voor een nieuw SLA recept kunnen ontwikkelen. En vanaf nu kunnen we het basisrecept gebruiken voor elke opdrachtgever en het gezamenlijk ‘op smaak maken’.”
Vertrouwen en betrokkenheid
Van Renen onderstreept nog eens het belang van deze nieuwe SLA formule: “Bij het slagen van een ingrijpende organisatieverandering is het onderling verwachtingspatroon een kritische succesfactor. Op zich niet nieuw, maar wel nieuw is dat we samen met Ayton die verwachtingen hebben vastgelegd, ook als afspraken. En dan hebben we het ook over de verwachtingen vanuit onze zorgorganisatie. Er is meer nodig dan bijvoorbeeld alleen een applicatietraining om gebruikers met een nieuw systeem te laten werken. Onze medewerkers moeten ook op de nieuwe manier willen werken en plannen, en dat geldt voor zowel onze planners als onze hulpverleners. Dat vergt een cultuuromslag, die wij als organisatie moeten realiseren. Daar moet Ayton op kunnen vertrouwen. Tegelijkertijd moeten wij kunnen vertrouwen op het goed functioneren van de applicatie, en eventuele benodigde aanpassingen als dat in praktijk effectiever blijkt. Ook verwachten we betrokkenheid van Ayton bij onze dagelijkse werkwijze, om de hulpverlening aan onze cliënten steeds zo efficiënt mogelijk te kunnen blijven bieden. En juist die betrokkenheid heeft Ayton in de afglopen periode laten zien. Dat vertaalt zich in deze nieuwe SLA formule. Voor IrisZorg is het ook een basis voor het vertrouwen in de toekomst, want wij zien net als Ayton nog meer efficiencymogelijkheden. Efficiency, die kan bijdragen aan een effectieve hulpverlening waarbij de cliënt centraal staat.”
------------------------------------------------------------------------------------
IrisZorg
IrisZorg zet zich in voor mensen die de grip op hun leven kwijt zijn of dit dreigen kwijt te raken. Dat kan gebeuren door problemen op gebied van wonen en werk en/of door een verslaving aan alcohol, drugs, gokken of gamen. Met ca. 1650 medewerkers biedt IrisZorg in Gelderland, een deel van Overijssel en Flevoland. trajecten voor opvang, wonen, werken en verslavingsbehandeling.Naast behandeling en begeleiding richt IrisZorg zich op het voorkomen van middelenafhankelijkheid en dakloosheid, middels investeringen in preventie en onderzoek. IrisZorg is een erkende organisatie voor verslavingsreclassering in het arrondissement Arnhem. Wie door gebruik van alcohol, drugs of gokken met de politie in aanraking komt, wordt voor reclasseringshulp naar IrisZorg verwezen. www.iriszorg.nl
Ayton
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt het automatiseringssysteem Aysist® voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Foto: De heer Rob van Renen, IrisZorg
Voor meer informatie:
Ayton bv
Peter Beliën, Manager Customer Services Ayton
Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton
Mail info@ayton.nl Tel. (0182) 377 222