VluchtelingenWerk stapt over op Zimbra

VluchtelingenWerk Nederland is een onafhankelijke Vereniging met dertien Regionale Stichtingen en een Landelijk Bureau als faciliterend orgaan in Amsterdam. VluchtelingenWerk behartigt de belangen van vluchtelingen en asielzoekers in Nederland, vanaf het moment van binnenkomst tot en met de integratie in de Nederlandse samenleving. Zo’n 7000 vrijwilligers en ongeveer 500 betaalde krachten zijn - verspreid over heel Nederland - actief binnen de Vereniging.

Om de onderlinge samenwerking tussen de diverse Stichtingen en het Landelijk Bureau te vereenvoudigen, heeft VluchtelingenWerk Nederland de ICT-omgeving onder de loep genomen. In de vestigingen werd gebruik gemaakt van verschillende samenwerkingsomgevingen: DeskNow, Novell GroupWise, Microsoft Exchange en eGroupware. Binnen de afdelingen zelf was synchronisatie van e-mail, contacten en agenda’s geen probleem, daarbuiten wel.

Leo Hart, Hoofd Eenheid ICT en Facilitaire Diensten van VluchtelingenWerk Nederland: “Wij waren onze opties aan het vergelijken, toen ik een presentatie van Hans van Vlaanderen (directeur Capitar) bijwoonde. Hij legde uit wat Zimbra is, wat het doet en kan en hoe organisaties er optimaal gebruik van kunnen maken. De vele functies, de gedelegeerde beheermogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid maken dit pakket voor een vereniging als VluchtelingenWerk erg interessant. En daar komen de verhoudingsgewijs lage kosten nog bij. Voor ons was het niet meer te doen om de diverse mailsystemen in de lucht te houden. Onze gebruikers hebben veel verschillende werkplekken, daarom moest het nieuwe mail- en agendasysteem echt werkplekonafhankelijk kunnen functioneren.”

IGI heeft in 2012 3000 Zimbra licenties uitgeleverd die inmiddels door alle medewerkers en vrijwilligers worden gebruikt. Hart: “ Wij hosten de software zelf, IGI ondersteunt ons in de implementatie en migratie. Onze medewerkers krijgen een training van 3 uur, maar na 1,5 uur snapt iedereen hoe het werkt.” Inmiddels zijn alle servers uitgerust met de nieuwe samenwerkingssoftware. Naar buiten toe is er eenheid ontstaan; klanten ondervinden geen verschil in werkwijze meer tussen de verschillende vestigingen. Binnen de Vereniging kan iedereen probleemloos gebruik maken van uitgebreide mogelijkheden voor agendabeheer, synchronisatie en e-mail. Ook de aparte plaats om documenten in te checken wordt als grote meerwaarde gezien.

Over Capitar
Capitar Holding bestaat uit vier bedrijven: IGI, Xhare, ZX en Zxiigle. Samen leveren zij diensten, zoals advies, identiteits- en informatiebeheer, maatwerk ICT-infrastructuren, hosting, cloud, applicatieontwikkeling, SaaS, beheer en onderhoud. Capitar opereert in Europa, de dienstverlening in de cloud kan op werelddekkende basis worden aangeboden.
Meer informatie: www.capitar.nl.