Sliedrecht, 17 november 2011 - Markenheem gaat de papieren factuurstroom digitaliseren om het betaalproces te versnellen en fouten uit te bannen. De ouderenzorginstelling, met vestigingen in gemeenten Doetinchem en Bronckhorst, gaat hiervoor UNIT4 Multivers PaperLess inzetten dat gekoppeld is aan de financiële software UNIT4 Multivers. Markenheem denkt door digitalisering 15.000 euro op jaarbasis te besparen.
Binnen de zes zorgcentra die onderdeel zijn van Markenheem gaan op jaarbasis 6.300 inkoopfacturen rond. Daarvan is het gros afkomstig van de leverancier van de maaltijden voor de bewoners. Die levert dagelijks meer dan vierhonderd maaltijden die vergezeld gaan van het nodige papierwerk. Deze facturen moeten door meerdere mensen worden goedgekeurd: op de centrale administratie en op de betreffende vestigingen. De roulatie gaat traditioneel per fysieke post. Het interne facturatieproces duurt hierdoor gemiddeld anderhalf tot twee weken. Daarnaast is er geen inzicht in waar de facturen zich bevinden en de kans is groot dat een factuur zoekraakt. De Achterhoekse zorginstelling onderzocht daarom hoe het facturatieproces verbeterd kon worden.
Uit vier partijen heeft Markenheem gekozen voor digitalisatieoplossing UNIT4 Multivers PaperLess. Die is te koppelen aan de administratiesoftware UNIT4 Multivers waarmee zorginstelling al werkte. Redenen voor de keuze zijn de gebruikersvriendelijkheid van de oplossing maar ook het inzicht in het factureringsproces. Direct na het scannen van papieren facturen maakt UNIT4 Multivers PaperLess een boeking aan voorzien van de gegevens op de factuur. Medewerkers die hun goedkeuring moeten geven ontvangen hiervan een melding per mail. Na controle, eventuele correctie en goedkeuring is de boeking definitief. Bij goedkeuring van boekingsstukken wordt tevens vastgelegd wie welke rol heeft vervuld en er is altijd inzicht in waar de factuur zich bevindt.
De verwerkingstijd van een factuur kan met de oplossing van UNIT4 worden teruggedrongen naar vijftien uur in plaats van maximaal weken weken.
Ruud Kampshoff, Hoofd Financiële Administratie & ICT bij Markenheem: “Binnen Markenheem leefde een grote frustratie over het factureringsproces. Dit duurde te lang, we wisten niet waar de facturen zich bevonden en soms raakten facturen zoek wat leidde tot extra kosten. We wilden een oplossing waarmee we het proces konden versnellen en kosten zouden besparen. UNIT4 Multivers PaperLess stak met kop en schouders uit boven de oplossingen van de overige drie partijen die we hebben bekeken. We verwachten er veel gemak van.”
Markenheem neemt UNIT4 Multivers PaperLess per 1 januari 2012 in gebruik, 42 medewerkers krijgen toegang tot de applicatie.
BERICHT VOOR DE REDACTIE
Over UNIT4
UNIT4 wil een wereldwijde standaard zetten voor bedrijfssoftware die snel veranderende organisaties (een nichemarkt die UNIT4 benoemt als Businesses Living IN Change, oftewel BLINC) in de commerciële en publieke sector helpt om in te kunnen spelen op interne en externe veranderingen. Simpel, snel en kosteneffectief. De automatiseerder heeft activiteiten in zeventien landen in Europa en zeven landen in Noord-Amerika, Afrika & Azië-Pacific. De omzet in 2010 bedroeg 421,7 miljoen euro. Het bedrijf telt meer dan 4.000 werknemers en het hoofdkantoor is gevestigd in Sliedrecht. UNIT4 biedt een breed portfolio van oplossingen, waaronder de financiële managementsoftware CODA en de flexibele ERP-oplossing Agresso Business World. In de Benelux levert UNIT4 business software voor verschillende sectoren, waaronder accountancy, gezondheidszorg, groothandel en distributie, mkb, onderwijs, publieke sector en zakelijke en financiële dienstverlening. Daarnaast levert UNIT4 oplossingen voor personeelsinformatie en salarisverwerking, business intelligence en diensten op het gebied van continuïteit en cloud computing.
Website: http://www.unit4.nl
Volg ons op twitter: http://www.twitter.com/UNIT4_NL
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met LEWIS PR:
Anne ter Braak
Tel: +31 (0) 40 - 235 46 00
E-mail: anne.terbraak@lewispr.com
www.lewispr.nl