Dikke pakken papier uitprinten en vergaderstukken via de mail en post versturen is verleden tijd. Teveel organisaties werken nog steeds met onoverzichtelijke papieren vergaderstukken en aantekeningen, waardoor vergaderingen niet gestructureerd verlopen, confidentiële documenten rondzwerven en gemaakte afspraken niet of moeilijk te controleren zijn. Daarom heeft het Nederlands software bedrijf Effacts de nieuwe iPad applicatie Board Room ontwikkeld waarmee het vergaderproces vast ligt en het nakomen van de gemaakte afspraken gecontroleerd wordt en alles op een veilige en efficiënte manier gedeeld wordt, zonder nodeloos veel papier te verspillen.
Harm Bavinck, oprichter en mede-eigenaar van Effacts: “Over vijf jaar zit niemand meer met pen en papier en een grote map met printjes in een vergadering. Met de definitieve doorbraak van Het Nieuwe Werken en de technologische vooruitgang zal het gebruik van tablets in de vergaderpraktijk alleen maar toenemen. Documenten zijn hiermee alleen voor de juiste mensen beschikbaar, zwerven niet in tientallen mailboxen en de structuur van een vergadering ligt altijd vast.”
Vergaderinvestering managen
Jaarlijks worden er miljoenen euro’s uitgegeven aan alle aspecten van het vergaderen. In 1994 riep socioloog Wilbert van Vree al dat de Nederlandse werknemer tien tot 25 procent van zijn of haar werktijd besteedt aan vergaderen. Omgerekend is dat 25 tot 60 miljoen uur per jaar. En dat is sindsdien niet minder geworden. “Het is noodzakelijk dat deze investering goed wordt gemanaged. In de praktijk gebeurt dat zelden, vaak wordt er vergaderd zonder vast proces en wordt het nakomen van de gemaakte afspraken niet gecontroleerd. Het management heeft in ieder geval zelden goed zicht op het resultaat van alle vergaderingen. Door onze jarenlange ervaring in het structuren van meeting management bij bedrijven hebben we nu deze tool ontwikkeld die ervoor zorgt dat elke vergadering voor alle gebruikers op dezelfde manier - en dus veel efficiënter - verloopt”, aldus Bavinck.
Standaaroplossing voor iedereen toegankelijk
Waar de Eerste Kamer ruim 150.000 euro investeert in een nieuwe vergadertool is de nieuwe App van Effacts voor iedereen toegankelijk en direct in te zetten. “Dat de Eerste Kamer overstapt op papierloos vergaderen vind ik geweldig. Dat ze hiervoor ruim 150.000 euro investeren is echter ongelooflijk. Voor een fractie van het bedrag zijn er geweldige alternatieven."
Over Effacts
Effacts B.V. is een Nederlands software bedrijf dat al sinds 2002 webapplicaties ontwikkelt voor corporate management. Duizenden bedrijven maken dagelijks gebruik van de oplossingen van Effacts. De Board Room App is in de iTunes App Store te vinden onder de naam Board Room. De eerste tien vergaderingen zijn gratis. Klik hier voor meer informatie en om de App te downloaden.
www.effacts.com