SWZ maakt slag van aanbod- naar vraaggestuurde organisatie met ORTEC

Omdat SWZ (Samenwerkende Woon- en Zorgvoorzieningen voor gehandicapten) een slag wil maken van een aanbod- naar een vraaggestuurde organisatie, is de instelling in zee gegaan met ORTEC. In kader van het ‘project Capaciteitsmanagement en Roostermethode’ implementeert de organisatie onder andere ORTEC’s personeelsplanningssysteem ORTEC Harmony en module ORTEC Harmony Flexpool. De systemen maken deel uit van de totaaloplossing, waarbinnen gekoppeld wordt met salariëringsysteem Raet en Cliëntendossier Plancare.

“Aanleiding om dit project Capaciteitsmanagement en Roostermethode te starten, was de invoering van de financiering op basis van zorgzwaarte pakketten (ZZP’s)”, vertelt Rob Krol, Manager P & O van SWZ. “De invoering van ZZP’s  zorgde voor een daling aan inkomsten. Om onze zorg- en dienstverlening naar een hoger niveau te tillen met dezelfde middelen startten we daarom het ‘project Capaciteitsmanagement en Roostermethode’. Naast het, binnen de ZZP-kaders en vanuit de vraag van de cliënt, opbouwen van een kwalitatieve en kwantitatieve personeelsformatie (capaciteitsmanagement) en het verbeteren van de daadwerkelijke inzet daarvan (roosteren) heeft dit project tot doel een deel van de personeelskosten te flexibiliseren.”

Ten behoeve van de flexibilisering heeft SWZ, op basis van de onderliggende methode van capaciteitsmanagement en -roostering, een Plan- en Flexbureau opgezet. Met behulp van dit Plan- en Flexbureau wordt voorzien in (een deel van) de vraag aan flexibele arbeid. Voor inrichting van het Plan- en Flexbureau trok SWZ Corine Brunekreef van B-Flex aan die de organisatie begeleidde bij ondermeer de keuze voor een planpakket. “Na een selectietraject koos SWZ voor ORTEC, omdat ORTEC Harmony als meest gebruiksvriendelijk uit de bus kwam”, aldus Rob Krol.

Plan- en Flexbureau
“De bedoeling met de opzet van het Plan- en Flexbureau was om in de eerste instantie de flexibele inzet te centraliseren. Bij het zoeken naar een oplossing hiervoor werd ons geadviseerd om niet alleen een oplossing voor de flexpool te implementeren, maar een compleet dienstroostersysteem, dat alles kan op gebied van capaciteitsplanning en waar het flexbureau op aan kan sluiten.” SWZ heeft ORTEC Harmony als basis inmiddels ingericht en het Plan- en Flexbureau werkt er al mee. “De planners op dit bureau concentreren zich nu eerst op het plannen van de flexibele inzet. In de nabije toekomst is het de bedoeling dat zij (centraal) alle wijzigingen en mutaties SWZ-breed zullen doorvoeren. Dit wordt nu nog decentraal door circa 50 teams van SWZ zelf gedaan.”

Rob Krol:  “Uiteindelijk zal de implementatie van dit totaalconcept, i.s.m. Raet, ORTEC en De Heer Software ervoor zorgen dat wij de volgende vier doelstellingen kunnen realiseren:
1. meer inzicht en transparantie in de budgetten, kostenopbouw en kostenverdeling;
2. beter (bij)sturen op budgetten en kwaliteitsuren;
3. het minimaliseren van over- en meeruren;
4. en ten slotte, optimale flexibiliteit (van de inzet).

Over Samenwerkende Woon- en Zorgvoorzieningen (SWZ)
SWZ staat voor Samenwerkende Woon- en Zorgvoorzieningen voor gehandicapten. SWZ verleent professionele zorg en ondersteuning aan mensen met een lichamelijke of meervoudige beperking en aan mensen met niet aangeboren hersenletsel (NAH). De organisatie werkt zowel voor kinderen en hun ouders, als voor volwassenen, en hun naasten. SWZ is actief in diverse plaatsen in Zuidoost- en Noordoost-Brabant. Daar zijn onder meer kleinschalige woonvormen en dagbestedingcentra gevestigd. Het pakket aan zorg en begeleiding, zoals SWZ dat aanbiedt, omvat ook andere activiteiten, waaronder begeleiding in de thuissituatie, logeeropvang, buitenschoolse opvang, begeleid werken, onderzoek en behandeling. Op 1 januari 2009 zijn VLG, Zonhove en Triocen volledig opgegaan in de stichting SWZ. De namen van deze drie zorgorganisaties zijn daardoor opgeheven.

ORTEC in de gezondheidszorg
ORTEC is de grootste gespecialiseerde aanbieder van geavanceerde softwareoplossingen en consultancydiensten voor planning in de zorg. De ORTEC producten en adviezen geven zorginstellingen meer grip op hun planning en leiden tot een optimale afstemming van vraag en aanbod. Meer dan de helft van de 100 grootste zorginstellingen in Nederland en België maakt gebruik van de producten en diensten van ORTEC om de efficiëntie én kwaliteit van hun personeelsinzet en zorglogistiek te verhogen.

ORTEC biedt zowel stand-alone, als ook maatwerk en SAP®-gecertificeerde oplossingen, ondersteund door strategische partners (op gebied van HR, ERP, ZIS, ECD, EPD). De personeelsplanningoplossing ORTEC Harmony, belangrijk onderdeel van onze integrale planningsaanpak, wordt inmiddels gebruikt voor het opstellen van de dienstroosters van ruim 250.000 medewerkers bij meer dan 150 zorginstellingen. ORTEC heeft meer dan 1450 klanten wereldwijd, 550 werknemers en verschillende kantoren in Europa, Noord-Amerika en Zuid-Oost Azië.