Amersfoort, 1 juli 2010 – Door gebrek aan duidelijke afspraken halen organisaties onvoldoende rendement uit het uitbesteden van personeels- en salarisadministratieactiviteiten (PSA). En juist de organisaties die met het uitbesteden de meeste winst kunnen behalen, durven de risico’s vaak niet aan. Dat blijkt uit recent onderzoek van IDC onder 201 HR-beslissers binnen Nederlandse organisaties, uitgevoerd in opdracht van Raet.Op dit moment hebben de meeste organisaties geen of weinig ervaring met het uitbesteden van HR-activiteiten. Minder dan één op de drie respondenten geeft aan op dit moment HR-activiteiten – meestal deels – uit te besteden. Het aantal organisaties dat uitbesteding overweegt, is wel groeiende. Bijna één op de drie organisaties die nu nog niets uitbesteden, onderzoekt de mogelijkheden van het uitbesteden van HR-activiteiten.
Voorheen was toegang tot specialistische kennis de hoofdreden om te kiezen voor outsourcing, maar in de huidige economische crisis worden kostenbeheersing en kostenbesparing een steeds belangrijkere overweging.
Afspraken onvoldoende geborgd in de organisatie
Het succes van uitbesteding staat of valt met het vastleggen van gedetailleerde, heldere service level agreements (SLA's). Opvallend is dat slechts een minderheid zulke heldere, uitgebreide SLA’s heeft vastgelegd. Dit kan verklaren dat bij slechts zo’n 40% van de organisaties die HR-activiteiten die uitbesteden, de kwaliteitsdoelstellingen volledig gerealiseerd of overtroffen worden. Daarbij slaagt slechts respectievelijk 28% en 20% erin kosten te beheersen of te besparen.
Om SLA’s vast te leggen, is het cruciaal dat HR en Finance nauw met elkaar samenwerken; vanaf het definiëren van de doelstellingen tot aan het monitoren van de KPI's. Het onderzoek toont aan dat deze interne samenwerking niet kan worden vervangen door de begeleiding van een extern adviesbureau.
Inge Ligthart, Directeur Business Process Outsourcing (BPO) van Raet: “Met de uitbesteding van HR-activiteiten kunnen duidelijk voordelen worden behaald, zoals efficiency en besparingen in tijd, kosten en mensen. Wij zien in de praktijk echter dat organisaties aarzelen met outsourcing en daardoor kansen laten liggen. Door samen te werken met een partij als Raet, met uitgebreide ervaring op het gebied van outsourcing, maar ook door samen processen te optimaliseren, kunnen organisaties meer halen uit outsourcing. Het is niet noodzakelijk om alle processen volledig te optimaliseren voorafgaand aan het outsourcingstraject. Wij geven er de voorkeur aan om gedurende het traject stapsgewijs, samen met de klant, de processen te optimaliseren. Dit biedt klanten het grote voordeel dat de relatie tussen de optimalisatieslag en de prijs inzichtelijk wordt. Naast de sturing op het nakomen van de afspraken in SLA’s, is het daarbij uiterst belangrijk om op voortdurende basis een goede communicatie te borgen tussen beide partijen op alle niveaus.”
Angst voor grote veranderingen
Opvallend genoeg zijn juist de organisaties die met het uitbesteden van HR de meeste winst kunnen realiseren ook de bedrijven die het risico vaak niet aandurven. Organisaties die daarentegen wel van plan zijn om PSA-activiteiten uit te besteden, zijn die organisaties die daar relatief op de korte termijn de minste winst mee realiseren.
Peter Vermeulen, Consulting Director IDC Benelux, zegt hierover: “Er zijn weinig bedrijven die in één keer naar volledige outsourcing grijpen. Nederlandse organisaties hebben de voorkeur voor een incrementele aanpak, waarbij de winst per stap beperkt is, maar de risico's beheersbaar worden geacht.”
Basisprofielen voor succesvolle outsourcing
Uit het onderzoek blijkt dat er vier basisprofielen kunnen worden geïdentificeerd van organisaties die het meest in aanmerking komen voor outsourcing van personeels- en salarisadministratieactiviteiten (omdat dit type organisaties relatief vaak voor outsourcing kiest, of omdat men relatief veel doelstellingen kan realiseren met behulp van outsourcing). Het meest open voor uitbesteding staan organisaties met een shared service center voor salarisadministratie, en lokale vestigingen van grote internationale organisaties. Echter: juist deze organisaties kunnen de minste winst realiseren met outsourcing. Organisaties met een decentrale PSA-afdeling of met een ‘geïsoleerde’ PSA organisatie (geen shared service center) kunnen meer voordelen realiseren.
Noot voor de redactie
IDC heeft in de eerste maanden van 2010 allereerst kwalitatieve diepte-interviews uitgevoerd bij een vijftal BPO- klanten van Raet, deels BPO-prospects. Vervolgens heeft IDC 201 HR-beslissers online bevraagd om een beter kwantitatief inzicht te verkrijgen. In deze kwalitatieve en kwantitatieve interviews is ingegaan op de redenen waarom men BPO heeft overwogen, wat men van outsourcing verwacht en waar de winst is gerealiseerd of verwacht.
Op aanvraag is de volledige white paper, inclusief de visie van Raet op de onderzoeksresultaten, beschikbaar.
Over Raet
Organisaties veranderen, groeien en willen verder komen. Raet, IT-dienstverlener op het gebied van HR en payroll, faciliteert de ambities van organisaties die zich willen ontwikkelen. Door ze te helpen grip te krijgen op hun HR-processen en ze administratief werk uit handen te nemen op het gebied van HR, payroll en employee-benefits. Als de grootste IT-dienstverlener op dit terrein is Raet hiervoor volledig toegerust.
Ons Software as a Service model staat hierbij centraal. Met Raet Online hoeven klanten niet meer te investeren in applicaties, beheer en onderhoud. Zo ontstaat extra ruimte voor de optimalisatie van HR-processen en voor meer focus op HR-strategie en -beleid. Met 800 medewerkers helpt Raet ruim 6.000 organisaties daadwerkelijk verder in HR.
Meer informatie
Mariette Verbruggen, manager Marketing & Communications Raet
Telefoon 033 45 06 827
E-mail:
mariette.verbruggen@raet.comwww.raet.nl