Wij plaatsen e-mail management binnen de wereld van documentaire informatievoorziening en laten zien hoe e-mail onderdeel wordt van uw documentaire informatiesysteem.
Vanuit het belang van de bedrijfsvoering en informatiehuishouding moet een e-mail gezien worden als een document vergelijkbaar met de overige papieren en/of elektronische documenten binnen uw organisatie.
Hiervoor gelden regels ten aanzien van registratie, verwerking in bedrijfsprocessen en bewaren of archiveren. De uitdaging is e-mail in het licht van deze invalshoeken adequaat te beheren, bijvoorbeeld door integratie tussen mailsystemen en document management annex workflow systemen.
In dit kader organiseert Exedra Solutions in samenwerking met DisConsult en efficiënt e-mailen een inspirerend seminar met een praktische invulling.
In dit seminar benaderen wij de aanpak vanuit verschillende invalshoeken en gaan wij achtereenvolgens in op wat u kunt doen om:
- als persoon en organisatie doelmatiger met e-mail te werken;
- de informatie die is opgeslagen in e-mail te structureren en onderdeel te maken van uw documentaire informatievoorziening;
- e-mail naadloos te integreren in bestaande bedrijfsprocessen en welke voordelen daarmee worden behaald.
U spreekt met collega’s met dezelfde uitdagingen en problematiek. Het seminar is opgezet rondom drie hoofdthema’s, zoals onderstaand weergegeven. Laat u vrijblijvend informeren op donderdagmiddag 3 juni a.s. in Wageningen. U kunt zich electronisch aanmelden via
www/exedra.nl/agenda. Het aantal plaatsen is beperkt, dus schrijf u vandaag nog in.
Als u niet in de gelegenheid bent om dit seminar te bezoeken, maar wel meer over dit onderwerp wilt weten, neemt u dan gerust contact met ons op via
seminar@exedra.nl. Wij garanderen u een leerzame middag en hopen u te mogen ontmoeten 3 juni a.s.
PROGRAMMA 3 juni 2010
Thema 1: Grip op e-mail: van werklast naar werklust
Spreker: efficiënt e-mailen / Denise Hulst
Een overdosis e-mail is funest voor een resultaatgerichte, opgeruimde en slagvaardige bedrijfsvoering want:
- een teveel aan e-mail vertraagt de werkprocessen;
- een teveel aan e-mail doet eindverantwoordelijkheden in een grijs gebied terechtkomen waardoor stroperige besluitvormingsprocessen ontstaan;
- een teveel aan e-mail verlegt de lange termijn focus naar de korte termijn resultaten;
- een grote hoeveelheid e-mail plus de gedragscomponent van de medewerkers veroorzaken een ad hoc manier van werken.
Hierdoor ontstaan gevoelens van structurele werkdruk. Deze gedragsmatige kant van e-mailgebruik is vaak onderdeel van de bedrijfscultuur.
Denise Hulst wijst de weg naar een opgeruimd Postvak In en een opgeruimd hoofd. Rust en overzicht.
Tips & trucs en natuurlijk de methode om het zo te houden. Onder het motto: minder zoeken, minder mailen & meer doen.
Thema 2: Grip op e-mail: uw e-mail op orde
Spreker: DisConsult / Patrick Pieterse
Document management is een veelgebruikte term die voor eenieder van ons een andere betekenis heeft. Eigenlijk is het niet meer dan een middel om vanaf het moment van documentcreatie zicht te houden op de levenscyclus van het document.
Document management is van essentieel belang om de bedrijfsprocessen en dus de bedrijfsvoering van een organisatie te ondersteunen.
Sinds 1 juli 2004 is de Wet elektronische bestuurlijk verkeer van kracht. E-mail is vanaf die datum te beschouwen als een volwaardig communicatiemiddel tussen overheden en tussen overheid en burger. En voor niet-overheden geldt de wettelijke bewaarplicht. Daarom zullen:
- e-mails en hun bijlagen in toenemende mate deel uitmaken van dossiers;
- e-mails aan te merken zijn als archiefbescheiden;
- e-mails geïntegreerd worden in de bedrijfsprocessen.
Zo zal e-mail als een belangrijke informatiestroom onderdeel gaan uitmaken van het traditionele document management en zal hiertoe op de juiste wijze geclassificeerd moeten worden.
Patrick Pieterse laat zien hoe e-mail wordt ingepast in de documentaire informatievoorziening.
Thema 3: Grip op e-mail: e-mail in het bedrijfsproces
Spreker: Exedra Solutions B.V. / Hans van der Pols
Dagelijks worden grote hoeveelheden e-mail verzonden naar iedere organisatie. Het afhandelen van virussen en spam is inmiddels gemeengoed, maar dan nog blijft er een enorme stroom van zeer diverse e-mail over.
Om dit aanbod van e-mail goed te kunnen verwerken, moet deze via een meer verfijnd proces van filtering worden uitgedund en gekanaliseerd:
- zakelijke e-mail wordt geïdentificeerd en gekoppeld aan een behandelaar in een bedrijfsproces;
- persoonlijke e-mail wordt afgeleverd bij de geadresseerde.
In het verlengde daarvan kan gelijk de regelgeving ten aanzien van registratie en bewaren of archiveren worden opgevolgd.
Exedra Solutions B.V. gaat in op de mogelijkheden om dit te realiseren en de waarde die dit voor de onderneming heeft. Zo kunt u voor uw eigen situatie de business case bepalen om de implementatie van oplossingen met betrekking tot integratie van e-mail en document management systemen te rechtvaardigen.