BCT wil snel sluitende standaardisatie zaaktypencatalogus
BCT, de Nederlandse leverancier van content management en document management systemen, heeft op de Vergeb-ledendag op 13 april in Nijmegen de situatie rond de zaaktypencatalogus en daarmee zaakgewijs werken opnieuw geëvalueerd. Naar aanleiding van een presentatie van KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, over de GEMMA Zaaktypencatalogus (ZTC) brachten BCT en de Corsa-gebruikers die in de Vergeb verenigd zijn een aantal zwaarwegende argumenten naar voren om zo snel mogelijk tot een sluitende versie van deze zaaktypencatalogus te komen.
De ZTC is een standaard voor het midoffice die de basis moet vormen voor zaak- en procesgericht werken binnen gemeenten. De ZTC bestaat uit een lijst met een paar honderd zaaktypen, die gemeenten rechtstreeks in hun zaaksysteem of in hun DMS kunnen implementeren. De standaard is ontwikkeld door EGEM i-teams in samenwerking met een aantal gemeenten en leveranciers; inmiddels zijn de werkzaamheden rond de ZTC grotendeels overgenomen door KING.
“Op het internet tref je verschillende definities aan van de ZTC, en dat geeft al aan dat het begrip nog niet sluitend is”, aldus Jeffrey Gortmaker van KING. “Ook komen er uit de praktijk nog enkele aandachtspunten. Zo zien we dat de ZTC nog niet optimaal aansluit op de gegevensstandaard RGBZ en op de E-processenspecificaties. We horen uit het veld ook geluiden dat niet duidelijk is wat een zaak precies is en dat de ZTC-lijst verre van volledig is. Bovendien is de ZTC nog te intern gericht; het accent ligt wat ons betreft nog te veel op archivering, terwijl er nog meer doeleinden en dus kenmerken van de ZTC zijn, bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening. In het najaar komen we met een verbeterde versie van de ZTC, waarin we deze punten meenemen.”
Timo ten Cate, algemeen directeur van de Digital Groep en specialist op het gebied van zaakgewijs werken, beaamt dat er nog geen sprake is van een volwaardige standaard als je het over de ZTC hebt. “Er is op dit moment nog steeds sprake van pogingen om tot een zo generiek mogelijke lijst van procesnamen te komen. Maar de gemeenten vullen hun ZTC vooralsnog eigenhandig aan met zaken die voor hen persoonlijk van belang zijn, en hebben dus allemaal hun eigen specifieke versie van de ZTC in gebruik.”
Een en ander werd tijdens de Vergeb-dag beaamd door de leden van de vereniging, die zich bovendien in de loop van de discussie afvroegen hoe de toekomst van de ZTC eruit ziet. Zo kwamen bijvoorbeeld de vragen ter tafel op welke termijn er een definitieve versie zou voorliggen, of de ZTC verplicht gesteld zou worden, en door wie de lijst beheerd wordt.
Marc Charlier, manager corporate communications van BCT, hierover: “Ik denk dat we tijdens de Vergeb-ledendag een aantal heel belangrijke punten weer op de agenda hebben gezet. Het is voor alle partijen van belang dat we tot een echte standaard komen, die de specificiteiten van alle gemeenten optimaal ondervangt. Het is voor onze klanten en dus voor ons bovendien van belang dat we op korte termijn over een sluitende ZTC kunnen beschikken. Onze pakketten zijn erop gericht gemeenten organisatiebreed digitaal te laten werken, en de ZTC is een cruciaal onderdeel hierin. Zodra we een sluitende lijst aan onze Corsa-omgeving kunnen koppelen, staat niets de gemeenten in de weg hun generieke procedures optimaal af te handelen.”